Phasen und Meilensteine

Zeitrahmen

Das Projekt „Campusmanagement“ gliedert sich in sechs Phasen. Jede Phase schließt mit einem Meilenstein ab.

1) SENSIBILISIERUNG: Was wird gemacht?

In Gesprächen werden Vertreter der Organisationsbereiche über Projektziel und -vorgehen informiert. Ziel ist es, Wünsche und Erwartungen zu sammeln.

2) ANALYSE: Wie ist es?

Folgende Fragen rund um die Verwaltung von Studium und Lehre sollen geklärt werden:

  • Welche Aufgaben bewältigen welche Beschäftigten in welcher Organisationseinheit (Aufbauorganisation)?
    Beispiel: Wer pflegt die Leistungskonten für Studierende im Studiengang Wirtschaftswissenschaften in welchem IT-System?
  • Wann und wo werden welche Aufgaben mit welchen Mitteln erledigt (Ablauforganisation)?
    Beispiel: Zu welchem Zeitpunkt wird mit der Raumplanung für Lehrveranstaltungen begonnen? Erfolgt die Raumplanung IT-gestützt?
  • Welche Informationen tauschen Fakultäten, Verwaltung und Zentrale Einrichtungen aus (Schnittstellen)?
    Beispiel: Auf welche Weise informiert das Prüfungsamt die Fakultät, wenn sich Änderungen in der personellen Zuständigkeit ergeben?
  • Auf welche Weise arbeiten Fakultäten, Verwaltung und Zentrale Einrichtungen zusammen (Schnittstellen)?
    Beispiel: In welcher Form übergeben Lehrende Prüfungsergebnisse an das Prüfungsamt?
  • Was läuft gut, was läuft weniger gut?
    Beispiel: Sind alle Aufgaben im richtigen Bereich angesiedelt? Sind die Prüfungsordnungen vollständig im IT-System abgebildet?
  • Wie werden Studierende beraten?
    Beispiel: Unterscheiden sich die Beratungsinhalte nach Fakultät?
  • Welche Anforderungen stellen die Lehrenden und Verwaltungsbeschäftigten an HISinOne?
    Beispiel: Soll geprüft werden, ob Studierende die Voraussetzungen für die Teilnahme an Lehrveranstaltungen mitbringen?

Das Projektteam gewinnt die Informationen mittels einer persönlichen Befragung von Studierendenvertretung, Lehrenden und Beschäftigten in Fakultäten, Verwaltung und Zentralen Einrichtungen.

3) KONZEPTION: Wie soll es sein?

Nach Abschluss der Interviews erarbeitet das Projektteam Vorschläge, wie Aufbau- und Ablauforganisation verbessert werden können. Hier werden die Ergebnisse der Interviews eingearbeitet.

4) KLÄRUNG: Wie wollen wir es haben?

Anschließend stellt das Projektteam seine Lösungsvorschläge in Fakultäten, Verwaltung und Zentralen Einrichtungen vor. Ziel ist es, eine Entscheidungsvorlage für Hochschulgremien und -leitung gemeinsam zu erarbeiten.

5) ENTSCHEIDUNG: So wird es sein!

Das Projektteam holt die Zustimmung der Hochschulgremien und -leitung zu den abgestimmten Lösungsvorschlägen ein.

6) UMSETZUNG:

So wird es gemacht! Die Organisationseinheiten setzen die veränderten Prozesse Schritt für Schritt um, das ZIM führt – darauf abgestimmt – die Software HISinOne ein. Das Projektteam unterstützt bei der Koordination aller Aktivitäten.