Arbeitsplatzgestaltung

1. Darf die Einrichtung in Büros selbstverantwortlich umgestellt werden? Und gibt es dafür notfalls Unterstützung?

Kleinere Arbeiten ohne Verletzungsgefahr können Sie gerne selbst vornehmen. Bei größeren Arbeiten können Sie sich an die Kolleg*innen des Hausdienstes vom Gebäudemanagement wenden.

2. Ab wann ist ein Doppelbüro/Mehrpersonenbüro zu klein?

Aktuell soll die Nutzung eines Büroraums durch zwei oder mehr Personen vermieden werden. Ist dies nicht möglich, muss sichergestellt sein, dass alle Personen zu jeder Zeit den Mindestabstand von 1,5 m einhalten können - andernfalls ist das Büro zu klein.

3. Ist in einem Doppelbüro ausreichender Schutz gewährleistet, wenn zwischen beiden Beschäftigten zwei Monitore stehen?

Wenn der Abstand zwischen Ihnen und Ihrem Gegenüber 1,5 m beträgt, benötigen Sie keinen weiteren Schutz. Sollte der Abstand geringer als 1,5 m ausfallen, stellen die Monitore keinen ausreichenden Schutz dar und ersetzen nicht eine (transparente) Abtrennung etwa durch Scheiben oder Folienvorhänge.

4. Wie soll durch zeitliche Regelungen die Nutzungsintensität von Arbeitsplätzen reduziert werden?

Damit ist der zeitversetze Personaleinsatz vor Ort gemeint. Planen Sie die zeitgleiche Anwesenheit maximal so vieler Mitarbeiter*innen vor Ort ein, wie es die Räumlichkeiten unter Beachtung des Abstandsgebots, auch in Fluren und Gemeinschaftsräumen, ermöglichen.

5. Um die Präsenzarbeit an der UDE zu entzerren, sollen auch nicht genutzte Räume des Lehrbetriebs als Arbeitsplätze verwendet werden. Gibt es eine Übersicht über leere und nicht genutzte Räume?

Besprechungs- und Büroräume werden durch die verschiedenen Organisationseinheiten selbst verwaltet. Die Verfügbarkeit darüber hinaus zentral genutzter Räume kann über LSF eingesehen werden. Möchten Sie einen der verfügbaren Räume nutzen, buchen Sie diesen ebenfalls über LSF.

6. Wer organisiert Abstandsmarkierungen?

Die Beschriftung viel genutzter Eingänge und Treppenhäuser wird zentral vom Dezernat Gebäudemanagement vorgenommen. Für Kennzeichnungen (bspw. die Markierung von Abständen), die einzelne Organisationseinheiten selbst festgelegt haben, stellt die Stabsstelle Arbeitssicherheit & Umweltschutz Material zur Verfügung.

7. Wer installiert eine (transparente) Abtrennung zwischen Arbeitsplätzen? Gibt es dafür Ansprechpersonen?

Die durch die Holzwerkstatt bereitgestellten Abtrennungen bedürfen keiner aufwendigen Installation und können durch Mitarbeiter*innen selbstständig aufgestellt werden. Sollte dennoch für die Einrichtung der Abtrennung Hilfe benötigt werden, kann dafür ebenfalls die Holzwerkstatt angefragt werden.

8. Was tun bei Unsicherheiten, wie in Abteilungen mit Publikumsverkehr die Abstandsregeln eingehalten werden können?

Es kann für Ihre Abteilung durchaus sinnvoll sein, Maßnahmen aus dem Maßnahmenkonzept anzupassen und zu erweitern. Dabei können Sie dem S‑T‑O‑P‑Prinzip folgen:

  1. Substituieren (ersetzen) Sie Gefahrenquellen
  2. Technische Maßnahmen
  3. Organisatorische Maßnahmen
  4. Personenbezogene Maßnahmen

Falls Sie Unterstützung bei der Umsetzung, Anpassung oder Erweiterung von Maßnahmen brauchen, helfen die Arbeitssicherheit (technische und personenbezogene Maßnahmen) und die Arbeitspsychologie (organisatorische und personenbezogene Maßnahmen).

9. Darf ein Arbeitsplatz an verschiedenen Tagen von unterschiedlichen Personen genutzt werden? Was ist hierbei zu beachten?

Ja, dies ist erlaubt, wenn bei wechselnden Nutzer*innen ein und desselben Arbeitsplatzes eine arbeitstägliche Reinigung des Arbeitsplatzes sichergestellt ist. Freigeräumte Arbeitsflächen, Telefone sowie Türklinken werden arbeitstäglich durch den Reinigungsdienst geputzt.

Wird im Rahmen der Personaleinsatzplanung festgelegt, dass innerhalb eines Arbeitstages wechselnde Personen an ein und demselben Arbeitsplatz arbeiten, sind beim Personalwechsel Zwischenreinigungen selbst zu organisieren.

10. Wo können Pausen verbracht werden?

Falls Sie ein Büro haben, können Sie Ihre Pause dort oder draußen im Freien verbringen. Bitte achten Sie auch während Ihrer Pause auf die allgemeingültigen Hygiene- und Distanzregeln.

Falls Sie kein Büro haben, sollte Ihre Abteilung einen ausreichend großen Pausenraum organisieren, der belüftet werden kann. Hierzu können Sie ebenfalls auf nicht genutzte Räume ausweichen (siehe LSF). Zur Wahrung der Distanzregeln und zur Vermeidung von Warteschlangen kann es sinnvoll sein, einen Pausenzeitplan zu erstellen.

11. Wie werden Kontakte dokumentiert?

Kontaktdokumentationen müssen grundsätzlich durch den beauftragenden oder einladenden bzw. veranstaltenden Bereich erfolgen. Für die einfache Rückverfolgbarkeit nach § 2a der Coronaschutzverordnung müssen dazu Name, Adresse und Telefonnummer sowie – sofern es sich um wechselnde Personenkreise handelt – Zeitraum des Aufenthaltes schriftlich erfasst und für vier Wochen aufbewahrt werden. Die Dokumentation in Protokollen, Teilnehmerlisten und Terminkalendern ist ausreichend. Bei Beschäftigten der UDE oder anderweitig bekannten Personen kann auf Dokumentation von Adresse und Telefonnummer verzichtet werden, wenn diese jederzeit nachträglich eingeholt werden können. Für alle anderen Fälle stehen Formulare im Downloadbereich der UDE Corona-Seite (à Schutzmaßnahmen und Arbeitsplatzgestaltung à Kontaktdokumentation) zur Verfügung.

Für folgende zentrale Bereiche wird die Dokumentation anders sichergestellt:

§  Für Kontakte mit den Reinigungskräften wird der Einsatzplan der Reinigungsfirma herangezogen.

§  Bei der Fensterreinigung erfolgt eine einfache Dokumentation über die begleitenden Hausmeister.

§   Für zentral vergebene Wartungs- oder Reparaturarbeiten ist eine Dokumentation der Beteiligten (Fremdfirmen) durch den Auftraggeber vorgesehen.

Diese Daten werden dann bei Bedarf mit der Anwesenheitsdokumentation der besuchten Bereiche abgeglichen. Zudem ist es sicher hilfreich, wenn sich ein besuchter Bereich den Kontakt mit den Beschäftigten vor Ort notiert, um im Erkrankungsfall in beiden Richtungen eine zügige Information zu ermöglichen.

Zusätzliche Hinweise:

Einige in sich abgeschlossene Bereiche haben im Eingangsbereich eine Liste zur Kontaktdokumentation hängen, in die man sich bei Betreten des Bereiches einträgt. Hierbei muss jedoch ein Mindestmaß an Datenschutz beachtet werden – private Adressdaten und Telefonnummern müssen geschützt werden und dürfen nicht für jeden anderen Besucher einsehbar sein (z. B. in der Liste nur Name, Ansprechpartner und Zeit, die Kontaktdaten werden dann beim Ansprechpartner hinterlegt).

Gäste und Fremde müssen über die Corona-Maßnahmen der UDE unterwiesen werden (bei wiederkehrenden Gästen einmalig) – auch hierzu gibt es eine Hilfestellung im Downloadbereich der UDE Corona-Seite.