Führungskräfte

1. Wie funktioniert die Kommunikation mit einem Team, das zum Teil im Homeoffice und teilweise vor Ort arbeitet? Gibt es beispielsweise einen Video-Konferenzraum?

Führen Sie Mitarbeiterbesprechungen mit mehr als einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin weiterhin virtuell über Zoom oder eins der alternativen digitalen Kommunikationsmedien, um ein unnötiges Infektionsrisiko zu vermeiden. Falls eine vor-Ort-Konferenz erforderlich ist, sollten Sie einen ausreichend großen Raum nutzen, der belüftet werden kann. Bitte achten Sie zudem auf die allgemeingültigen Hygiene- und Distanzregeln.

2. Wie können Führungskräfte mit Ängsten ihrer Mitarbeiter*innen umgehen?

Der Bereich Arbeitspsychologie hat Handlungshilfen für Führungskräfte erstellt. Falls Sie weitergehende Unterstützung brauchen, steht Ihnen die Sprechstunde der Expertinnen für Arbeitspsychologie zur Verfügung.

3. Wie verhalten sich Führungskräfte, die einer Risikogruppe angehören?

Lassen Sie sich von Ihrem behandelnden Arzt oder dem betriebsärztlichen Dienst beraten. Folgen Sie den ärztlichen Empfehlungen und kommunizieren Sie Ihre Situation in Ihrem Team und ggf. Ihrem direkten Vorgesetzten.

4. Welche Anlaufstellen unterstützen Führungskräfte bei Unsicherheiten in der Umsetzung der Vorgaben?

In technischen Fragen und Fragen des physischen Arbeitsschutzes beraten Sie die Fachkräfte für Arbeitssicherheit. Bei medizinischen Fragen (bspw. zu Risikogruppen) können Sie sich an den betriebsärztlichen Dienst wenden. Bei Fragen zur organisatorischen Umsetzung der Maßnahmen und der psychischen Belastung Ihrer Beschäftigten helfen Ihnen die Expertinnen für Arbeitspsychologie.

5. Was haben Führungskräfte zu machen, wenn Informationen über Infektionsfälle eingehen?

Verlassen Sie sich nicht auf Aussagen Dritter (z. B. andere Beschäftigte) sondern nehmen Sie unbedingt selbst Kontakt mit der betroffenen Person auf. So vermeiden Sie Missverständnisse und Schneeballeffekte.

Ermitteln Sie im Gespräch, bei welcher Person eine bestätigte Infektion vorliegt und in welchem Verhältnis diese zur betroffenen Person steht. Die folgende Aufstellung hilft Ihnen dabei:

0) bestätigter Infektionsfall
Bei der Person selbst wurde eine Infektion bestätigt (und Quarantäne angeordnet).

1) Kontakt 1. Grades
Die Person hatte selbst unmittelbar Kontakt zu einer Person, bei der eine Infektion bestätigt wurde. (Je nach Kontakteinstufung kann Quarantäne angeordnet oder empfohlen werden.)

2) Kontakt 2. Grades
Die Person hatte Kontakt zu einer Person, die ihrerseits Kontakt zu einer Person hatte, bei der eine Infektion bestätigt wurde. (In der Regel keine Prüfung durch die Behörden.)

3) Kontakt weiteren Grades
und so weiter

Personen, bei denen eine Infektion bestätigt wurde, erhalten hierüber in der Regel eine Bescheinigung. Quarantäneanordnungen erfolgen schriftlich. Empfehlungen werden teilweise nur telefonisch ausgesprochen.

6. Welche Maßnahmen haben Führungskräfte zu veranlassen, wenn eine bestätigte Infektion oder ein unmittelbarer Kontakt dazu vorliegen?

Fälle von bestätigten Infektionen oder unmittelbaren Kontakten zu Personen bei denen eine bestätigte Infektion vorliegt (Kontakt 1. Grades) sind unverzüglich dem Personaldezernat zu melden.

Diese Personen dürfen für die Dauer der vom Gesundheitsamt angeordneten oder empfohlenen Quarantäne die Gebäude der Universität nicht betreten. Sollte im Einzelfall Quarantäne nicht angeordnet oder empfohlen worden sein, gelten als Frist 14 Tage nach dem letzten Kontakt zum bestätigten Infektionsfall bzw. bei häuslicher Gemeinschaft die Quarantänedauer der Person, für die Quarantäne angeordnet oder empfohlen wurde.

Bei bestätigten Infektionsfällen müssen Sie die unmittelbaren Kontaktpersonen (Kontakte 1. Grades) ermitteln. Aufzeichnungen dazu (siehe I. 12) senden Sie an das Personaldezernat, dieses ergänzt ggf. fehlende private Angaben von Beschäftigten gemäß Coronaschutzverordnung und leitet die Daten auf Anfrage des zuständigen Gesundheitsamts an dieses weiter. Darüber hinaus werden die Kontakte 1. Grades und deren Vorgesetzte entsprechend des betrieblichen Maßnahmenkonzepts informiert.

Die Hochschulleitung wird über bestätigte Infektionsfälle an der UDE informiert.

7. Sind Maßnahmen für nicht unmittelbare Kontakte zu veranlassen oder möglich?

Personen die über eine oder mehrere weitere Personen Kontakt zu einer bestätigten Infektion hatten oder haben (Kontakte 2. oder weiteren Grades) sind nicht Teil der Kontaktpersonennachverfolgung der Gesundheitsämter. Somit wird für diese Personen in der Regel Quarantäne weder angeordnet noch empfohlen.

Pragmatische Lösungen im Sinne einer Kontaktreduzierung liegen im Ermessen der jeweiligen Vorgesetzten.

Beispiele:
A)  Arbeitet ein Kontakt 2. Grades sowieso bereits (viel) mobil von zuhause, kann dies ggf. ohne Probleme ausgeweitet werden.
B)  Ein Kontakt 2. Grades im technischen Bereich kann Kontrollgänge oder einfache Wartungsarbeiten übernehmen, die auch alleine ausgeführt werden dürfen.

8. Was muss bei der Erstellung eines Personaleinsatzplans für den reduzierten Regelbetrieb beachtet werden?

Hierzu wurden vom Dezernat Personal und Organisation Handlungshilfen zur Verfügung gestellt.

9. Was ist bei Bewerbungsgesprächen zu beachten?

Unter Einhaltung der Hygienevorschriften sind Bewerbungsgespräche möglich. Das Dezernat Personal und Organisation hat dafür Hinweise zu Schutzmaßnahmen in Vorstellungsgesprächen zusammengestellt.

Es besteht auch die Möglichkeit, Bewerbungsgespräche als Videokonferenz durchzuführen  Das Dezernat P&O hat Hinweise für die Personalauswahl per Videokonferenz erstellt.

Bei der Durchführung von Bewerbungsgesprächen mit wissenschaftlichen Beschäftigten ergibt sich hier eine Orientierung bezüglich der technischen Umsetzung, Vorbereitung und Ausführung. Da diese Auswahlgespräche in der Regel nicht im Rahmen von strukturierten Verfahren durchgeführt werden, gelten diese Hinweise jedoch nur bedingt.

Mit der Einladung zum Gespräch werden die Kandidaten auf die für die UDE geltenden Verhaltensregeln hingewiesen.