Interne Meldungen

Umsetzung der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung

Einführung eines elektronischen (Eingangs-)Rechnungsworkflows

[11.10.2019] Sehr geehrte Damen und Herren,

durch die fortschreitende Digitalisierung verändern sich die Abläufe auch an Hochschulen erheblich. Bewerbungen für zulassungsbeschränkte Studiengänge sind an der Universität Duisburg Essen ausschließlich Online möglich. Das E-Learning-Angebot wächst kontinuierlich. Anträge können online abgerufen und teilweise auch bereits gestellt werden. Lieferanten drängen darauf Rechnungen elektronisch, statt per Post zustellen zu können.

Auf Basis der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL 2014/55/EU) bzw. durch die Umsetzung der Vorgaben in Bundesrecht (E-Governmentgesetz) und Landesrecht (E-Governmentgesetz NRW) ist die UDE verpflichtet ab dem 01. April 2020 elektronische Rechnungen anzunehmen.

Neben der Umsetzung der rechtlichen Vorgaben ermöglicht die Umstellung auf eine vollständige elektronische Verarbeitung der eingehenden Rechnungen zahlreiche Verbesserungen für den universitären Arbeitsalltag. Aus diesem Grund wurde bereits im November 2016 das Projekt eRechnung an der UDE gestartet. Folgende Vorteile sollen durch die Umstellung realisiert werden:
• Bereits ab Eingang an der Universität sind Rechnungen jederzeit lokalisierbar und der Bearbeitungsstand nachvollziehbar,
• Deutliche Verkürzung der Durchlaufzeit von Rechnungen führt zur Einhaltung von Skontofristen, bzw. Vermeidung von Mahnkosten,
• Vereinfachung der Freigabe/Bestätigung von Rechnungen; unter bestimmten Voraussetzungen Ihrerseits keine weitere Prüfung und Freigabe der Rechnungen erforderlich und
• Zugriff auf die Rechnungsbelege ist in SAP über die erfassten Buchungsbelege jederzeit möglich.
Die Umsetzung ist bereits gestartet. Für weiterführende Informationen wurde zudem eine eigene Website eingerichtet (https://www.uni-due.de/verwaltung/erechnung/). Wir halten Sie zu den wesentlichen Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden.

Mit freundlichen Grüßen

Christof Brüsselbach
Dipl. Ökonom
Ständiger Vertreter Sachgebietsleitung

Universität Duisburg-Essen
Dezernat Wirtschaft und Finanzen
Sachgebiet Anlagen- und Finanzbuchhaltung
Universitätsstr. 2 (Raum V15 R03 H27)
45141 Essen
Telefon (0201) 183 – 23 65
Fax: 0201 - 183 - 2097