Universität Duisburg-Essen
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# Filterregeln

Dein Uni-E-Mail-Postfach ist schon eine tolle Sache. Wenn du deinem Dozenten eine E-Mail schreibst, sieht dieser sofort, dass du Student der UDE bist. Außerdem strahlt sie, im Gegensatz zu diversen privaten E-Mail-Adressen, eine gewisse Seriosität aus. Doch vielleicht hast du auf deinem Smartphone schon eine andere E-Mail-Adresse fest ins System integriert. Wenn dein Handy nun zwei oder mehrere E-Mail-Postfächer synchronisieren soll, hast du „am Ende vom Akku noch soviel Tag übrig“.

Aus diesem Grund arbeiten wir heute mit Filterregeln. Solltest du dich noch nicht in deinem E-Mail-Postfach befinden, kommst du hier zur Login-Seite. Nach deiner Anmeldung landest du in deinem Postfach. Den generellen Aufbau haben wir uns ja schon einmal angeschaut. Wenn du dir nicht mehr ganz sicher bist, findest du unseren Rundgang hier.

Wir klicken oben auf Optionen und landen in diesem Menü.

Neben vielen interessanten Unterpunkten wollen wir uns nun zu erst die Option Nachrichtenfilter etwas genauer ansehen. Mit einem Klick auf Nachrichtenfilter gelangen wir in dieses Menü.

Seit einiger Zeit wird die E-Mail-Adresse, die du bei deiner Bewerbung an unserer Universität angegeben hast, als Weiterleitungsadresse eingetragen. Diese Option ist ja schon mal ganz nett, aber das können wir noch optimieren. Wenn zum Beispiel eine Prüfung für dich verbucht wird, bekommst du in der Regel eine E-Mail über diesen Vorgang. Wäre es da nicht schön, wenn du diese E-Mail direkt auf dein Handy weiterleiten könntest? Probieren wir es aus. Wir klicken auf Neue Regel hinzufügen.

In dem sich öffnenden Menü finden wir eine Menge Dropdown-Menüs – etwas zu viele. Wir wollen klein anfangen und klicken aus diesem Grund so lange auf Weniger bis das Menü so aus sieht.

Sehr schön, schon viel übersichtlicher. Im ersten Dropdown Menü finden wir fünf Punkte, die wir auswählen können. In unserem Fall entscheiden wir uns für Überprüfung der Mail-Header. Eine E-Mail besteht immer aus einem Header und einem Body. Ein Header könnte man auch Kopfzeile nennen, er enthält nicht viele Informationen. Die bekanntesten Header Informationen sind:

From (Absender)

To (Empfänger)

Cc – Carbon Copy (weitere für alle sichtbare Empfänger)
Bcc – Blind Carbon Copy (weitere, jedoch unsichtbare Empfänger).

Subject (Betreff)

Date (Absende Zeitpunkt)

Empfänger setzt du z.B. dann in Cc, wenn du möchtest, dass die Empfängerperson (To) sehen soll, dass diese E-Mail auch an jemand anderen ging, der nicht direkt angesprochen ist. Im Bcc setzt du Empfänger, von denen der Empfänger (To) nicht wissen soll, dass sie die E-Mail erhalten haben.

Gut, genug Theorie. Weiter in unserem Beispiel. Im zweiten Dropdown-Menü wählen wir die Option Subjekt. Das bedeutet also, dass wir die Nachricht anhand des Betreffs filtern wollen. Im dritten Dropdown-Menü wählen wir die Option beinhaltet. Eine Verbuchungsmail hat meist so einen Betreff: Benachrichtigung über die Verbuchung der Note zur Klausur „Klausur XYZ“. Wie wäre es, wenn wir die Filteridee erweitern? Wahrscheinlich ist jede E-Mail mit dem Betreff Klausur ganz wichtig, die sollte umgehend weitergeleitet werden. Wir geben in das Freitextfeld also das Wort Klausur ein.

Schauen wir uns nun etwas weiter unten den Bereich Aktion an.

Da wir die E-Mail an unser Handy weiterleiten wollen, wählen wir die Aktion Zur folgenden E-Mail-Adresse umleiten aus. Es öffnet sich ein Freitextfeld. Hier tragen wir die E-Mail-Adresse ein, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll.

Wir tragen die entsprechende E-Mail-Adresse ein und setzen einen Haken bei Lokale Kopie behalten.

Unter weitere Aktionen finden wir keine für uns interessanten Punkte. Wir klicken auf Neue Regel hinzufügen. Dadurch landen wir wieder auf der Übersicht aller Filterregeln. Jetzt finden wir dort auch unsere neue Filterregel.

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten E-Mails zu filtern. Es funktioniert aber immer auf dieselbe oben gezeigte Art und Weise (nach dem Baukasten-Prinzip).

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