Leitfaden eSignatur in der Hochschulverwaltung
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An der Universität Duisburg-Essen (UDE) können gegenwärtig (interne) Vorgänge durch die Nutzung einer elektronischen Signatur mittels des Zertifikats des DFN-Vereins unterzeichnet werden. Dies entspricht der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Nicht vorhanden an der UDE ist derzeit die Möglichkeit der Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Warum eine elektronische eSignatur?
Für viele Vorgänge wird eine Unterschrift von Beschäftigten zur Echtheits- und Legitimationsprüfung benötigt. Teilweise werden Faksimile als Alternative genutzt. Eine Möglichkeit zur medienbruchfreien digitalen Kommunikation ist die Nutzung der elektronischen Signatur.
Es ist bei elektronischen Signaturen gemäß eIDAS zu unterscheiden zwischen:
• der einfachen elektronischen Signatur: Sie entspricht einer eingescannten Unterschrift.
• der fortgeschrittenen elektronischen Signatur: Sie ist weitgehend vergleichbar mit dem Sicherheitsstatus einer händischen Unterschrift, da sie dem Unterzeichnenden eindeutig zugeordnet ist und so dessen Identifizierung ermöglicht. Unterzeichnende erstellen die Signatur mit Zertifikatdaten. Das Dokument ist vor Manipulationen geschützt.
• der qualifizierten elektronischen Signatur: Sie hat gemäß eIDAS denselben rechtlichen Status wie eine händische Unterschrift. Unterzeichnende müssen eine zertifikatbasierte digitale ID verwenden, die von akkreditierten EU-Vertrauensdiensten herausgegeben wurde und die auf einem geeigneten Gerät zur Erstellung von qualifizierten Signaturen gespeichert ist.
Die Nutzung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur bietet mehrere Vorteile.
In Zeiten von Telearbeit und Mobiler Arbeit ergeben sich Vorteile durch Ort- und Zeitunabhängigkeit. Des Weiteren können Vorgänge auf dem Dienstweg leichter lokalisiert werden. Durch den geringeren Papierbedarf und die wegfallenden Transportwege bietet die Nutzung der elektronischen Signatur auch Vorteile im Sinne der Nachhaltigkeit. Besonders hilfreich ist das Verfahren bei zeitkritischen Vorgängen.
Ziel dieses Leitfadens ist die Begleitung der flächendeckenden Etablierung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur bei internen Verfahren als Ersatz für eine Unterschrift. Dies ist nach der Umfrage der IKM-Kommission zu coronabedingten Erfahrungen in der Distanzlehre und -forschung im Sommersemester 2020 auch ein expliziter Wunsch der Fakultäten. Das nachfolgend beschriebene Verfahren soll sicherstellen, dass die genannten Vorteile einer elektronischen Signatur bereits vor der Einführung des Dokumentenmanagementsystem d.3 genutzt werden können.
Elektronische Verfahren beinhalten trotz vieler Vorteile auch Risiken,[1] weshalb ihre Nutzung abgewogen werden muss. Die fortgeschrittene elektronische Signatur eignet sich allein für den internen Dienstverkehr. Sie ist nicht geeignet für Dokumente die eine Schriftformerfordernis haben oder mit einem potenziell hohen Streitwert einhergehen, wie Urkunden oder Verträge. Alle anderen Dokumente im internen Dienstverkehr zwischen Verwaltungseinheiten sowie der Verwaltung mit den Fakultäten und zentralen Einrichtungen können und sollen mit einer elektronisch gezeichnet werden. Eine Originalunterschrift ist nicht erforderlich.
