Warum Geschäftsprozessmanagement?

Mit effizienten Geschäftsprozessen (GP) kann der in den letzten Jahren gewachsene Aufwand in öffentlichen Verwaltungen vermindert werden. Um zukünftig erhöhte Zielsetzungen mit vorhandenen Ressourcen erreichen zu können, ist vor allem eine Verbesserung von Prozessen notwendig. Dazu sind alle wichtigen Abläufe transparent abzubilden und auf dieser Grundlage zu verbessern. Nur wenn alle wichtigen Verfahren als optimierte Geschäftsprozesse eingesehen werden können, ist ein effizientes Vorgehen für alle Beteiligten möglich. Dies ist Ziel des Geschäftsprozessmanagements (GPM).

Ein Geschäftsprozess beschreibt den Ablauf einer Maßnahme (z. B. "Beschäftigten einstellen"). Veranschaulicht werden mit dem Prozessmodell die Schritte, die ausgeführt werden müssen, um dieses Ziel zu erreichen. Umfangreiche Prozessmodelle werden in (Teil-) Prozesse unterteilt. Die Prozessmodelle, die im Rahmen der Einführung von SAP und Campusmanagement aufgenommen wurden, haben gezeigt, wie komplex die Arbeitsabläufe sind und wie wichtig eine Erfassung und eine Analyse von Prozessen sind.

Mit Einführung des GPM soll ein bereichsübergreifendes Denken an der UDE unterstützt werden: Die meisten Geschäftsprozesse erfordern die Übernahme von abteilungs­übergreifender Verantwortung. Den Kern des strategischen GPM bildet folglich eine sich wandelnde Sichtweise auf die Organisation.

Von der Aufbau- zur Prozessorientierung

 

Mit Hilfe des Geschäftsprozessmanagements werden betriebswirtschaftliche Ansätze aufgegriffen und ein Wandel von der Aufbau- zur Prozessorientierung unterstützt.
Die aufbauorientierte Aufgabenwahrnehmung in der öffentlichen Verwaltung ist gekennzeichnet durch folgende Eigenschaften:

  • starke Regelgebundenheit aufgrund enger gesetzlicher Vorgaben,
  • Verrichtungsspezialisierung bei der Leistungserstellung,
  • Trennung von Fach- und Ressourcenverantwortung,
  • aufbauorganisatorische Aspekte als Rahmen für die Abläufe.

Hauptmerkmale einer prozessorientierten Organisation sind:

  • Übergreifende Wertschöpfungsketten mit geringen Organisations- und Medienbrüchen,
  • flache Hierarchien mit kurzen Informationswegen,
  • Betrachtung der Beschäftigten als entscheidendes Qualitätskriterium (Mitarbeiterorientierung).

Positive Folgen des Paradigmenwechsels von der Aufbau- zur Prozessorientierung sind:

  • Die Transparenz der Verwaltungstätigkeit führt zu mehr Kundenzufriedenheit und zu einem Imagegewinn der öffentlichen Verwaltung.
  • Durch ganzheitliche, transparente Vorgangsbearbeitung nimmt die Flexibilität zu, da auf Ausnahmesituationen und Veränderungen besser reagiert werden kann.   

 

Abbildung Rollen Im Prozessmanagement



Analyse und Optimierung von Prozessen

Bereits die visualisierte Dokumentation der vorhandenen Prozesse (Ist-Prozesse) haben positive Auswirkungen, z.B. können sie als Grundlage zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender dienen oder als Diskussionsgrundlage bei Unklarheiten. Insbesondere aber wird die Dokumentation genutzt, um die Prozesse hinsichtlich ihrer Optimierungspotenziale zu prüfen. Folgende Fragen sind für die Optimierung von Prozessen zu beantworten:

  • Können Schnittstellen verringert werden?
  • Gibt es Medienbrüche?
  • Gibt es redundante Datenerfassung?
  • Welche Anforderungen bestehen an die Datenstandards und die Datenqualität?
  • Können Kommunikations- und/oder Entscheidungswege vereinfacht werden?
  • Besitzt der/die jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen und Befugnisse?
  • Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt?
  • Kann die Kundenzufriedenheit gesteigert werden?
  • Kann die Mitarbeitenden-Zufriedenheit erhöht werden?
  • Können die Bearbeitungszeiten reduziert werden?  

Vom praktischen Nutzen des GPM für die UDE

Die Veröffentlichung von Geschäftsprozessen im Prozessportal bringt Transparenz – und damit verbunden – ein Verständnis für die Dauer von Vorgängen sowie für die Notwendigkeit für Formulare, die im Verfahren benötigt werden.

Die erfahrung zeigt, dass schon bei der Prozessaufnahme Optimierungen gemacht werden können, die im Arbeitsalltag für mehr Effizienz sorgen. Bei grundlegender Überarbeitung von Prozessen kommt es in der Regel zur Entlastung von beschäftigten.

Bei neuen Software-Einführungen (SAP, d.3, HISinOne) ist die Lern- und Anpassungsfähigkeit der UDE gefragt. Dies fällt leichter, wenn die Prozesse, insbesondere für die Erstellung komplexerer Workflows, bekannt sind.

Durch die standardisierte anschauliche Darstellung und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse mit eindeutiger Verteilung der Verantwortlichkeit für einzelne Prozessschritte sinken die Einarbeitungs- und Bearbeitungszeiten, die Fehlerquoten, während die Wirtschaftlichkeit steigt.