Kooperations- und Fördergespräch (KFG)

Das besondere Gespräch Das Kooperations- und Fördergespräch (KFG)

Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden werden häufig durch Tagesereignisse bestimmt. Die Hektik des Tagesgeschäftes, Termindruck und die Neigung, unangenehme Dinge vor sich her zu schieben, führen mitunter dazu, dass grundsätzliche und/oder weniger dringliche, aber wichtige personelle, organisatorische und "klimatische" Angelegenheiten nicht oder nur "zwischen Tür und Angel" angesprochen werden.

Im KFG bietet sich die Chance, dass Vorgesetzte und MitarbeiterInnen sich in einer ruhigen Gesprächsatmosphäre und ohne Zeit- und Beurteilungsdruck, strukturiert  zu wesentlichen Themen der Zusammenarbeit (Arbeitsorganisation, Zielvereinbarungen, Führung und Zusammenarbeit, etc.) verständigen können, einander Rückmeldung über erlebtes und erwünschtes Verhalten geben und sich über die jeweiligen Zielvorstellungen sowie zu Sach- und persönlichen Zielen im Arbeitskontext (z.B. berufliche Entwicklung, Qualifizierung, etc.) austauschen. Zu den einzelnen Gesprächsthemen und Aufgabenschwerpunkten werden Vereinbarungen getroffen und im Jahr zuvor getroffene Vereinbarungen werden gemeinsam überprüft. Hierdurch werden die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima verbessert und die Aufgabenerfüllung wird optimiert.

Rahmenbedingungen des KFG

Anders als in anderen Gesprächen sind im Kooperations- und Fördergespräch die Mitarbeitenden Partner*innen und nicht  Empfänger*innen von Beurteilungen und neuen Zielvorgaben. Mitarbeitende und Vorgesetzte kommunizieren miteinander "auf Augenhöhe". Das Gespräch wird rechtzeitig (ca. 2 Wochen) im Voraus terminiert, um ausreichend Zeit zur Vorbereitung zu geben. Es soll ungestört in einer ruhigen Gesprächsatmosphäre verlaufen und genügend Zeit bieten, um die einzelnen Themen abschließend besprechen zu können. Dazu wird das Telefon umgestellt und ein Schild „Bitte nicht stören“ an die Tür gehängt.

Dokumentation des KFG

Die Ergebnisse des KFG werden in einer Niederschrift festgehalten, die von beiden Gesprächsbeteiligten unterzeichnet und vertraulich gehandhabt wird.

Die Durchführung des KFG und gegebenfalls Vereinbarungen zu Fortbildungen und zur Personalentwicklung werden auf dem Vordruck wird mit dem Vordruck „Bestätigung und Vereinbarung zum KFG“ festgehalten. Der Vordruck wird auch im Falle einer Ablehnung verwendet. 

Dieser Vordruck wird an die PEOE, Frau Dina Ippendorf, LG 011b (Duisburg), versandt. Die übrigen Vordrucke dienen der Vorbereitung auf die KFG und können gerne optional verwendet werden.

Inhalte (Beispiele)

Arbeitsinhalte und -prozesse

  • Zielsetzungen und Prioritäten des Arbeitsbereichs
  • Einzelne Aufgabeninhalte
  • Verantwortung der Mitarbeitenden
  • Veränderungen im Aufgabenbereich
  • Rahmenbedingungen der Aufgabenerfüllung
  • Verbesserung der Arbeitsbedingungen und -Abläufe

Führung und Zusammenarbeit

  • Arbeitsatmosphäre
  • Führungsverhalten der/des Vorgesetzten
  • Informationsfluss
  • Einbindung in Entscheidungen
  • Verbindliche Festlegung der Regeln der Zusammenarbeit
  • Handlungsspielraum der Mitarbeitenden
  • Leistungskriterien
  • Konflikte im Arbeitsbereich

Persönliche und berufliche Entwicklung

  • Stärken und Schwächen der Mitarbeitenden
  • Leistungspotenziale
  • Unter- und Überforderung
  • Wünsche bezüglich der Aufgabenschwerpunkte
  • Fördermöglichkeiten durch Personalentwicklung
  • Notwendige und gewünschte Weiterbildungsmaßnahmen
  • Veränderungsmöglichkeiten
  • Anwendung der neu erworbenen Fähigkeiten

Einführung an der Universität Duisburg-Essen

An der Universität Duisburg-Essen wurde das KFG ab Oktober 2007 in der Zentralverwaltung, dem ZIM, dem ABZ und einem Fachbereich als Pilotprojekt eingeführt. Das KFG wird einmal jährlich durchgeführt und in regelmäßigen Abständen evaluiert. Um die Inhalte auch auf die Bedarfe der Beschäftigten auszurichten, ist in 2006 eine Online-Befragung (noch unter der Bezeichnung Mitarbeitenden-Vorgesetzten-Gespräch - MVG) erfolgt.

In 2008 wurde das KFG in der Universitätsbibliothek (UB) eingeführt. 2009 schloss sich das ZfH der Einführung des KFG an. Zum Abschluss der Einführungsphase wurde ein erster Bericht erstellt. Einen aktuellen Bericht zur Entwicklung von 2007 bis 2011 mit den Ergebnissen der Führungskräfte- Workshops zum Erfahrungsaustausch KFG finden Sie hier.