2.2.5.1 Anforderungen an Geschäftsbriefe

Oft dienen Briefe dazu, Sachverhalte verbindlich zu klären, sie müssen daher wohlüberlegt formuliert werden. Um solche Briefe in geeigneter Weise vorzubereiten, sollte(n)
- Informationen gesichtet und zusammengestellt werden, die Rahmenbedingungen erläutern und weiterführende Hinweise bieten (z. B. Angaben über den Adressaten, Gesprächs- und Telefonnotizen);
- Ziele bestimmt werden, die man mit dem Brief erreichen will;
- mögliche Fragen, Einwände oder Vorbehalte des Adressaten bedacht werden;
- ein Entwurf des Briefes angefertigt werden, den man mit zeitlichem (und gedanklichem) Abstand auf Formulierung, Ton sowie Rechtschreibung und Zeichensetzung überprüfen (lassen) sollte.

Außerdem sollte man im Brief versuchen, die Perspektive des Empfängers zu berücksichtigen.
Eine Kopie des Schreibens gehört in die Ablage, so dass sie bei Rückfragen schnell eingesehen werden kann.