2.2.10.1 Anforderungen an E-Mails

Wie beim normalen Brief wird auch bei einer E-Mail die Adresse von Absender und Empfänger sowie ein Betreff angegeben, wie beim Brief können dem eigentlichen Text Anlagen (Dateien, Attachments) beigefügt werden. Per E-Mail können viele Adressaten gleichzeitig erreicht werden, darüber hinaus lassen sich ohne viel Aufwand Nachrichten übersichtlich archivieren.

Das E-Mail-Programm verfügt über hilfreiche Automatismen, z. B. fügt es automatisch die eigene Adresse ein und sendet Mails nur mit Eintrag in der Betreffszeile, es sendet etwa aufgrund einer fehlerhaften Adressierung unzustellbare Mails zurück.

Darüber hinaus kann es
- den Empfang bestätigen (ein Pendant zum Einschreiben mit Rückschein bei der gelben Post),
- automatisch Kopien von ausgehenden Mails archivieren und/oder an eine E-Mail-Adresse senden,
- ausgehenden Mails eine Unterschriftdatei anfügen,
- eine Versandliste wie eine einzelne Mailadresse verwenden,
- eingehende Mails nach unterschiedlichen Kriterien sortieren und
- bei Rückantworten den Ursprungstext mit anzeigen.

Zu den wenigen Nachteilen gehört, dass noch nicht alle gewünschten Kommunikationspartner über E-Mail erreichbar sind. Obwohl es bereits Verschlüsselungsprogramme gibt, ist Datensicherheit nicht gewährleistet. Wichtige oder geheime Informationen sollten Sie deshalb besser nicht per E-Mail verschicken.