Die häufigsten Fragen BahnCard-Business

Durch die Einführung der neuen BahnCard-Business ergeben sich viele Fragen. Die häufigsten Fragen haben wir hier zusammengestellt und für Sie beantwortet.

Ich möchte mir eine BahnCard beschaffen. Was habe ich zu beachten?

Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden. Nur bei Fall 2 ist die Reisekostenstelle einzuschalten.

Fall 1:

Sie wollen sich eine BahnCard beschaffen, die sich aufgrund der geringen Anzahl an zukünftigen Dienstreisen dienstlich nicht amortisieren wird und die Sie daher auch nicht bei der Reisekostenstelle zur Erstattung einreichen.

In einem solchen Fall beschaffen Sie sich wie gewohnt privat eine reguläre BahnCard. Diese haben Sie zwingend auf Dienstreisen einzusetzen.

Fall 2:

Sie wollen sich eine BahnCard/BahnCard-Business beschaffen, die sich aufgrund der zukünftig durchzuführenden Dienstreisenden amortisieren wird. Vor Neuerwerb einer dienstlichen BahnCard ist gemäß Rundschreiben vom 18.10.2011 die Reisekostenstelle einzuschalten. Die Reisekostenstelle benötigt von Ihnen eine Aufstellung über die zukünftig anfallenden Dienstreisen mit Angaben zu den jeweiligen Zielorten und regulären Fahrpreisen. Reichen Sie diese bitte bei Ihrer zuständigen Reisekostensachbearbeiterin ein. Diese nimmt eine Wirtschaftlichkeitsberechnung vor und genehmigt Ihnen bei positivem Ausgang die dienstliche Beschaffung der BahnCard.

Wie erwerbe ich eine BahnCard-Business? Selbst oder über die Dienststelle? Muss ich in Vorleistung gehen?

Nachdem Ihnen Ihre zuständige Reisekostensachbearbeiterin aufgrund der von Ihnen eingereichten Prognose und der daraufhin getätigten Wirtschaftlichkeitsberechnung genehmigt hat, sich eine BahnCard-Business zu beschaffen, können Sie diese über die unten angegeben Vertriebskanäle erwerben. Der Erwerb über eines der mit der Universität kooperierenden DERPART-Reisebüros hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht in Vorleistung treten müssen. Sollten Sie die BahnCard-Business über einen anderen Vertriebskanal beziehen wollen, so müssen Sie zunächst in Vorleistung treten. Mit Einreichen der Originalrechnung sowie einer Kopie der BahnCard-Business werden Ihnen die zuvor verauslagten Anschaffungskosten von der Reisekostenstelle erstattet.

Über welche Vertriebskanäle kann man die BahnCard-Business erwerben?

Die BahnCard-Business kann im Onlinefirmenkundenportal der Deutschen Bahn sowie in den mit der Universität Duisburg-Essen kooperierenden DERPART-Reisebüros bezogen werden. Sie können die BahnCard-Business auch über andere DB-Agenturen sowie über einen der fünfzehn DB-Firmendienste erwerben. Hierzu benötigen Sie jedoch die BMIS-Nr. 4305457 der Universität Duisburg-Essen. Bitte beachten Sie, dass vor Neuerwerb einer BahnCard-Business oder einer dienstlichen BahnCard gemäß Rundschreiben vom 18.10.2011 die Reisekostenstelle einzuschalten ist.

Wie lautet die BMIS-Nummer der Universität Duisburg-Essen?

4305457

Kann die BahnCard-Business auch privat genutzt werden?

Ja! Bei der privaten Nutzung ist jedoch darauf zu achten, dass die Fahrkarte nicht unter Angabe der BMIS-Nummer (mit Firmenkundenrabatt) sondern lediglich mit dem BahnCard-Rabatt gekauft wird.

Wie kann ich sicher stellen, dass ich die richtige Fahrkarte (mit bzw. ohne Firmenkundenrabatt) beziehe?

Beim Kauf einer Fahrkarte ist der richtige BahnCard-Typ anzugeben: BahnCard oder BahnCard-Business.

Im Onlinebuchungsportal kann dies auch im Buchungsprofil hinterlegt werden. Je nach BahnCard-Typ wird dann im Onlinebuchungsportal automatisch eine Fahrkarte mit oder ohne Firmenkundenrabatt erstellt.

Ich habe bereits Fahrkarten unter Einsatz meiner regulären BahnCard gekauft und trete in Kürze meine Reise an. Muss ich dann 15 Euro nachzahlen?

Treten Sie Ihre Dienstreisen vor dem 11.12.2011 an, haben Sie mit keiner Nachzahlung zu rechnen.

Treten Sie eine Dienstreise ab dem 11.12.2011 an und Sie haben mit der regulären BahnCard eine Fahrkarte mit dem 10%igen Firmenkundenrabatt bezogen, so können Sie im Zug zu einer Nachzahlung in Höhe von 15 Euro pro Strecke aufgefordert werden.

Sollte es auf einer Dienstreise, die zwischen dem 11.12.2011 und dem 22.01.2012 getätigt wird, zu einer Nachzahlung kommen, ist diese im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig (Beispiel 1).

Dies stellt eine Ausnahme während der Übergangszeit dar.

Sollte es auf einer Dienstreise, die ab dem 23.01.2012* durchgeführt werden zu einer Nachzahlung kommen, ist diese im Rahmen der Reisekostenabrechnung nicht mehr erstattungsfähig (Beispiel 2).

Beispiel 1:

Kauf einer DB-Fahrkarte mit einer regulären BahnCard am 16.10.2011 für eine Fahrt am 19.12.2011. Die DB-Fahrkarte wurde mit Firmenkundenrabatt bezogen. Auf der Fahrt am 19.12.2011 werden Sie im Zug zu einer Nachzahlung in Höhe von 15 Euro pro Strecke aufgefordert, da Sie im Besitz einer fehlerhaften Fahrkarte sind. Die Nachzahlung wird Ihnen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet. **

Beispiel 2:

Kauf einer DB-Fahrkarte mit einer regulären BahnCard am 10.01.2012 für eine Fahrt am 01.03.2012. Die DB-Fahrkarte wird mit Firmenkundenrabatt bezogen. Auf der Fahrt am 01.03.2012 werden Sie im Zug zu einer Nachzahlung in Höhe von 15 Euro pro Strecke aufgefordert, da Sie im Besitz einer fehlerhaften Fahrkarte sind. Die Nachzahlung ist nicht im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig. **

* dieses Datum ergibt sich aufgrund der 92tägigen Vorverkaufsfrist von DB-Fahrkarten

** Die Erstattung der Nachzahlung orientiert sich an dem Fixdatum 23.01.2012

Kann ich weiterhin meine privat angeschaffte BahnCard für Dienstreisen einsetzen?

Sie können nicht nur, Sie müssen sogar Ihre private BahnCard für dienstliche Zwecke einsetzen.

Wenn Sie nur gelegentlich Dienstreisen durchführen und sich eine BahnCard-Business daher nicht rentiert, setzen Sie Ihre private Karte ein. Da in diesen Fällen für Fahrkarten mit Reisedatum ab 11.12. 2011 kein 10%iger Firmenkundenrabatt auf den Fahrpreis gewährt wird, ist der Normalpreis unter Einsatz Ihrer privaten BahnCard erstattungsfähig.

Muss ich meine reguläre BahnCard in eine BahnCard-Business umtauschen?

Nein. Sie müssen diese nicht umtauschen. Sie können Ihre reguläre BahnCard auslaufen lassen. Ihnen entstehen dadurch persönlich keine finanziellen Nachteile. Beachten Sie aber, dass vor dienstlicher Neuanschaffung einer BahnCard zu prüfen ist, ob eine BahnCard-Business wirtschaftlicher ist. Bitte beachten hierzu das im Rundschreiben vom 18.10.2011 beschriebene Verfahren.

Hinweis: Eine reguläre BahnCard, die Sie sich privat angeschafft haben und die sich dienstlich nicht amortisiert, muss generell nicht umgetauscht werden.

Laufe ich Gefahr, keine vollständige Erstattung meiner getätigten Dienstreisen mit der Deutschen Bahn zu bekommen, wenn ich meine reguläre BahnCard nicht umtausche?

Nein. Ihnen entstehen keine finanziellen Nachteile. Da Sie als Inhaber einer regulären BahnCard den Firmenkundenrabatt für Fahrkarten mit Reisedatum ab 11.12.2011 nicht ausnutzen dürfen, wird von der Reisekostenstelle der Firmenkundenrabatt auch nicht in Abzug gebracht. Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraumes beachten Sie bei Neuanschaffung die Hinweise oben unter Frage 1.

Aber: Sollte sich herausstellen, dass Sie sich eine private BahnCard angeschafft haben, obwohl vorhersehbar war, dass die Anschaffung einer BahnCard-Business wirtschaftlich gewesen wäre, kann Ihnen lediglich der Fahrpreis erstattet werden, der unter Einsatz der BahnCard-Business angefallen wäre (d.h. Abzug des 10%igen Firmenkundenrabatts).

Ich möchte sofort meine reguläre BahnCard in eine BahnCard-Business umtauschen. Wie ist zu verfahren?

Wollen Sie nicht bis zum Auslaufen Ihrer regulären BahnCard warten, sondern auch in der Übergangszeit (Zeit bis zum Auslaufen der aktuellen BahnCard) weiterhin den 10%igen Firmenkundenrabatt ausnutzen, können Sie an dem Umtauschverfahren der Deutschen Bahn teilnehmen, dass allerdings sehr komplex ist.

Nähere Informationen finden Sie hierzu auf der Seite der Deutschen Bahn unter:  http://www.bahn.de/p/view/buchung/bahncorporate/bahncardbusiness_umtausch.shtml

Sollten Sie sich dazu entscheiden, dieses Umtauschverfahren zu durchlaufen, setzen Sie sich bitte vorab telefonisch mit Frau Anna Böhm in Verbindung, da es in Einzelfällen zu finanziellen Nachteilen für Sie kommen könnte. Bitte beachten Sie, dass grundsätzlich vor Beschaffung einer BahnCard-Business gemäß Rundschreiben vom 18.10.2011 die Reisekostenstelle einzuschalten ist.

Erhalte ich auf Fahrkarten ohne Einsatz einer BahnCard den Firmenkundenrabatt in Höhe von 10%?

Sie erhalten weiterhin, wie bisher üblich, auf Fahrkarten zum Normalpreis den Firmenkundenrabatt in Höhe von 10%.

Erhalte ich auf Fahrkarten unter Einsatz einer regulären BahnCard bzw. einer BahnCard-Business den Firmenkundenrabatt in Höhe von 10%?

Bei Fahrkarten mit Reisedatum bis einschließlich 10.12.2011 ist mit einer regulären BahnCard weiterhin der Firmenkundenrabatt in Höhe von 10 % auszunutzen.

Bei Fahrkarten mit Reisedatum ab 11.12.2011 ist die Kombination BahnCard-Rabatt mit Firmenkundenrabatt nur noch mit der BahnCard-Business möglich.

Beim Kauf einer Fahrkarte mit einer BahnCard-Business ist grundsätzlich der Firmenkundenrabatt auszunutzen. Sollte dieser nicht ausgenutzt werden, wird Ihnen lediglich der Fahrpreis erstattet, der unter Berücksichtigung des 10%iger Firmenkundenrabatts angefallen wäre.

Gibt es eine ermäßigte BahnCard-Business für Reisende ab 60 Jahren, Auszubildende und Studenten bis einschließlich 26 Jahre sowie Schwerbehinderte ab GdB 70?

Derzeit gibt es keine ermässigte BahnCard-Business für diesen Personenkreis.

Wegen der geringen Anschaffungskosten der privaten ermäßigten BahnCards sind diese i.d.R. auch ohne Kombination mit einem Firmenkundenrabatt wirtschaftlicher als die BahnCard-Business.

Vor dienstlichem Neuerwerb einer solchen ermäßigten BahnCard ist eine Aufstellung über die anfallenden Dienstreisen mit Angaben zu den jeweiligen Zielorten und regulären Fahrpreisen bei der zuständigen Reisekostensachbearbeiterin einzureichen. Diese nimmt eine Wirtschaftlichkeitsberechnung vor und genehmigt Ihnen bei positivem Ausgang die dienstliche Beschaffung einer solchen BahnCard.

Gibt es eine BahnCard-Business 100?

Nein, es gibt keine BahnCard-Business 100. In den wenigen Einzelfällen, in denen sich eine BahnCard 100 überhaupt amortisiert, kann daher nach wie vor die BahnCard 100 mit BMIS-Kundennummer erworben werden.

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