Informationen zur Umstellung der Telefonanlage

Basierend auf Alcatel OmniPCX Enterprise Die neue campus-übergreifende Telefonielösung

Im Fokus der Universität Duisburg-Essen stehen gute Erreichbarkeit, höchste Verfügbarkeit, nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur und verschlüsselte Kommunikation. Die Komplettinstallation der neue TK-Anlage vom Typ Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise soll im Juni 2018 abgeschlossen sein.

Noch aus Zeiten der Vorgänger-Universitäten stammen die beiden verschiedenen, zurzeit in der UDE eingesetzten Telefonanlagen. Divergente Strukturen über mehrere Standorte, veraltete Hardware und schlechte Wartbarkeit der Anlagen haben schon 2015 zur Gründung einer Projektgruppe geführt, welche die Anforderungen der Universität zusammenfassen und die anschließende Ausschreibung begleiten sollte.

Nachdem 2016 über einen Antrag die finanzielle Voraussetzung sichergestellt war, wurde eine Firma zur Projektbegleitung gefunden. Unter breiter Beteiligung vom Dezernat Gebäudemanagement und des Zentrums für Informations- und Mediendienste (ZIM), sowie der Personalvertretung und des behördlichen Datenschutzbeauftragten wurde von September 2016 bis Juni 2017 die umfangreiche Leistungsbeschreibung für die Ausschreibung erstellt. Anschließend wurde über einen herstellerneutralen und europaweiten Ausschreibungsprozess die neue hybride TK-Anlage ausgeschrieben.

Bekannte Probleme am Campus Essen

Bedingt durch die Umstellung der unterschiedlichen Technik der alten Siemens Anlagen in Essen auf die neue Alcatel Telefonanlage und das Bestreben, die Ausfallzeiten für jeden einzelnen Nutzer möglichst kurz zu halten, konnten leider noch nicht alle Funktionen sofort wieder hergestellt werden.

Bekannte Probleme:

  • Altes DECT-Netz wird abgeschaltet / umgebaut
    Lösung: Umleitung auf ein Diensthandy. Bitte setzen Sie sich für einen Umtausch mit unserem TK-Team in Verbindung

Mit der Verlegung des Amtsanschlusses der Essener Anlage konnten folgende Probleme behoben werden:

  • Falsche Rufweiterleitung bei interner Umleitung
    Übergangslösung: Bitte leiten Sie über die externe Rufnummer, also 0183 xxxx um.
  • Filter bei Chef - Sekretär/innen Funktion
    Übergangslösung: Bitte leiten Sie über die externe Rufnummer, also 0183 xxxx um und deaktivieren Sie die Filterfunktion am Apparat.
  • Fehlerhafte Anzeige bei externer Umleitung
    Leider gibt es dafür keine Übergangslösung.

Ablauf der Umstellung – Für unterbrechungsfreie Kommunikation

Die dreiteilige Bauphase begann im Oktober 2017 und schließt mit der Abnahme Ende Juni 2018 ab. Nach der Abstimmung der Leistungsmerkmale mit der Personalvertretung erfolgt der Aufbau der neuen Anlage in einer virtuellen Serverumgebung, die Grundkonfiguration der Funktionalität und die Überarbeitung von IT-Prozessen.

Parallel zum Rollout, aber zeitlich vorgezogen, erfolgt die
Schulung der Mitarbeiter/innen und Sekretariate (jeweils 30 bzw. 45 Minuten)

Campus Duisburg 13.02.2018 - 01.03.2018
Campus Essen 06.03.2018 - 22.03.2018
Campus Essen 29.05.2018 - 30.05.2018

Bitte melden Sie sich für die Schulungen unter https://sisonline.uni-due.de an.

Umstellung der Telefone

Campus Duisburg 05.03.2018 - 27.04.2018
Campus Essen 07.05.2018 - 02.07.2018

Einen genauen Zeitplan der Umstellung (nach Gebäuden) finden Sie unter Umstellung-Zeitplan.

Übersicht über die neuen Endgeräte – Leistungsmerkmale der Anlage

Neben den Anlagenkomponenten werden im Projektzeitraum alle Telefone ersetzt. Dabei kommen drei moderne Festnetztelefone (TDM/IP) für verschiedene Zwecke zum Einsatz. Am Essener Campus sind zusätzlich portable DECT-Geräte verfügbar.

  • Basis-Endgeräte, z. B. für öffentliche Bereiche
  • Premium-Endgeräte für Mitarbeiter-Arbeitsplätze
  • Premium-Endgeräte inkl. Beistellmodule für Sekretariatsarbeitsplätze
  • DECT-Endgeräte für mobilen Einsatz am Campus Essen

Leistungsmerkmale
Die Leistungsmerkmale werden zusammen mit den Personalräten und dem behördlichen Datenschutzbeauftragten festgelegt.

Headset
Wenn Sie ein Headset benötigen, finden Sie hier eine Empfehlung.

Anleitungen

  • Videoanleitungen zu den neuen Telefonen finden Sie hier.
  • Eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Funktionen der Telefone finden Sie hier.
  • Eine ausführliche Anleitung der Telefone finden Sie hier.
  • Eine Anleitung zur Funktion Chef/Sekretariat finden Sie hier.
  • Eine Anleitung zur Bedienung von VoiceMail (Anrufbeantworter) finden Sie hier.

Rufnummernplan

Mit der Inbetriebnahme des neuen hybriden TK-Systems wird es in der gesamten Universität nur noch ein gemeinsames System für beide Standorte geben, daher darf jede Nebenstellennummer nur einmal vorhanden sein. Die letzte Ziffer der Kopfnummer der Standorte (3 für Essen, 9 für Duisburg) rückt nun an die erste Stelle der persönlichen Durchwahl ein und erweitert die internen Rufnummern auf fünf Stellen. Auch campusübergreifend kann dann eine Person von beiden Campus unter einer Nummer erreicht werden. Die Querverbindung mit der Nr. 78 entfällt.

Beispiel

Vorher:

TN Essen

TN Duisburg

Rufnummer von extern

+49 (0)201 183 1234

+49 (0)203 379 1234

Rufnummer von intern aus Duisburg

78 1234

1234

Rufnummer von intern aus Essen

1234

78 1234

 

 

 

Nachher

 

 

Rufnummer von extern

+49 (0)201 183 1234

+49 (0)203 379 1234

Rufnummer von intern aus Duisburg

3 1234

9 1234

Rufnummer von intern aus Essen

3 1234

9 1234