Wer die Dienste des ZIM nutzen möchte, muss sich im Interesse der Gemeinschaft der Nutzer an bestimmte Regeln halten.  

Die Rechte und Pflichten der Benutzerinnen und Benutzer sind in der 'Benutzungsordnung für die Universitätsbibliothek (UB) und das Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM) an der Universität Duisburg-Essen'  festgelegt und müssen von jedem/r Benutzer/In anerkannt werden. 

Die Position des ZIM innerhalb der Hochschule ist in der 'Verwaltungsordnung für die Universitätsbibliothek (UB) und für das Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM) der Universität Duisburg-Essen' beschrieben. Hier findet man auch eine Beschreibung der Aufgaben. Weiterhin sind für die Aufgaben des ZIM das IT-Versorgungskonzept der UDE und der Multimediaentwicklungsplander UDE von Bedeutung, die ständig aktualisiert werden.

Für einzelne Systeme gibt es zusätzliche Regeln wie die 'Regeln zur Nutzung des BSCW-Systems'.