Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Die Universität Duisburg-Essen führt in den nächsten Jahren hochschulweit ein Dokumentenmanagementsystem zur elektronischen Aktenführung ein. Damit werden die Prozesse an der UDE Schritt für Schritt (mit einem Zeithorizont über das nächste Jahrzehnt hinaus) durchgängig von Papier auf elektronisch umgestellt. Damit verbunden sind deutliche Verbesserungen in der Arbeitsergonomie (leichteres Suchen, Unterstützung bei der Ablage, leichterer und sicherere Zugriff u.v.a.m), die medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen und eine einfachere Zusammenarbeit zwischen Fakultäten, Verwaltung, wissenschaftlichen und Serviceeinrichtungen.

In einem europaweiten Ausschreibungsverfahren haben sich die Firmen codia GmbH aus Meppen und d.velop AG aus Gescher mit dem Produkt d.3 ecm durchgesetzt. Vorbereitet wurde dieses schon 2017 mit Expertinnen der Uni Göttingen, FH Münster und aus der Industrie. Seit September wird nun die Implementierung geplant und ab Dezember in sieben Schritten umgesetzt. Dabei werden u.a. die Anwendungsbereiche „Gremienverwaltung“ (vergleichbar einem Ratsinformationssystem), „Dekanatsverwaltung“ (Leitung und Verwaltung der Fakultäten), „E-Personalakte“, „Drittmittel“ und verschiedene weitere „Sachakten“ umgesetzt.

Der Landesbetrieb IT.NRW stellt drei anschauliche Erklärvideos zum Thema elektronische Aktenführung und Schriftgutverwaltung im Dokumentenmanagementsystem bereit.

Im Einzelnen werden behandelt:

• Aktenführung – wozu ist das gut?
• Akte –Vorgang – Dokument: Bedeutung und Unterscheidung der 3 Objektarten im DMS
• Aktenrelevanz: welche Unterlagen muss ich überhaupt im DMS ablegen?