Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Die Universität Duisburg-Essen führt in den nächsten Jahren hochschulweit ein Dokumentenmanagementsystem zur elektronischen Aktenführung ein.

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Damit werden die (Verwaltungs)-Prozesse an der UDE Schritt für Schritt (mit einem Zeithorizont über das nächste Jahrzehnt hinaus) von Papier auf elektronisch umgestellt. Damit verbunden sind deutliche Verbesserungen in der Arbeitsergonomie (leichteres Suchen, Unterstützung bei der Ablage, leichterer und sicherere Zugriff u.v.a.m), die medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen und eine einfachere Zusammenarbeit zwischen Fakultäten, Verwaltung, wissenschaftlichen und Serviceeinrichtungen.

Der Landesbetrieb IT.NRW stellt anschauliche Erklärvideos zum Thema elektronische Aktenführung und Schriftgutverwaltung im Dokumentenmanagementsystem bereit.

Die Videos finden Sie auf der folgenden Seite:

Digitalisierung - Mehr als Digitales Papier

Dort finden Sie vier Videos zu den folgenden Themen:

• Aktenführung:  Wozu ist das gut?
• Akte-Vorgang-Dokument: Bedeutung und Unterscheidung
• Aktenrelevanz: Welche Unterlagen kann/soll/muss ich ablegen?
• Aktenplan: allgemeine Definition und Einsatz