Mit den Aktivitäten der Hochschulen, die aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich der digitalen Transformation (Online-Zugangsgesetz, E-Government-Gesetz NRW) notwendig geworden sind, ergeben sich neue Herausforderungen für die Hochschularchive. Sie sind nach dem Archivgesetz NRW für die Übernahme und dauerhafte Sicherung der von ihren Trägern erstellten archivwürdigen Unterlagen und Daten zuständig. Der zunehmende Einsatz von Fachverfahren, Portalverbünden und Dokumentenmanagementsystemen insbesondere auf den Feldern des Campus- und Studierendenmanagements, der Personalverwaltung und im Drittmittelbereich macht eine frühzeitige Einbindung der Hochschularchive in die Konzeption und Umsetzung erforderlich, um die Voraussetzungen zur digitalen Überlieferungssicherung zu schaffen.

Seit November 2021 sind die Weichen gestellt für den Start des Projekts Digitale Langzeitarchivierung an den Hochschulen in NRW (LZA.NRW). Ziel des auf zwei Jahre befristeten Projekts (Start: 1.10.2022) ist es, die technischen Schnittstellen für die Aussonderung und den Ingestprozess von Studierendenunterlagen und -daten (E-Studierendenakte.NRW) sowie von Personalunterlagen und -daten (E-Personalakte.NRW) zu entwickeln und zu implementieren. Damit soll der Einstieg in die digitale Langzeitarchivierung realisiert werden. Als Langzeitarchiv werden die Hochschulen die Infrastruktur DiPS.kommunal des Digitalen Archivs NRW nutzen können. Die Projektergebnisse werden allen Hochschulen für die lokale Umsetzung zur Verfügung gestellt.