Aktuelle Informationen Wiederinbetriebnahme des GLAZ-Systems zum 01.07.2023

Stand: 26.06.2023

Zum 01.07.2023 steht das Zeiterfassungssystem prime WebSystems (PWS) wieder zur Verfügung. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie auch wieder Zugriff auf Ihre Urlaubskonten. Das zuständige Sachgebiet AwP bittet um Verständnis, dass noch zahlreiche Daten nacherfasst werden müssen, sodass die Urlaubskonten oftmals noch nicht den korrekten Stand wiedergeben.

Ich bin in einer Fakultät beschäftigt und nehme nicht an dem elektronischen Workflow teil. Muss ich etwas veranlassen?

Die Beschäftigten, die nicht am Workflow teilnehmen, müssen nichts weiter veranlassen. Die Urlaube/FZA sollten bereits verbucht sein. Bei Unstimmigkeiten sprechen Sie bitte die zuständige:n Gleitzeitsachbearbeiter:innen in Ihrem Bereich an.

Wie werden die Urlaube der Workflowteilnehmer:innen nacherfasst?

Bitte buchen Sie die seit dem 27.11.2022 beantragten Urlaube über den Workflow nach und lassen Sie die Buchungen von Ihrer/Ihrem Vorgesetzten genehmigen.

Beschäftigte im ZIM kontrollieren bitte ihre im System bereits vorhandenen Urlaubsbuchungen. Noch fehlende Urlaubstage sind bitte ebenfalls über den Workflow nachzubuchen.

Wie werden die FZA-Tage der Workflowteilnehmer:innen nacherfasst?

Aufgrund der Länge der Systemabschaltung können FZA-Tage nicht rückwirkend über den Workflow nachgebucht werden. Bitte senden Sie eine Aufstellung Ihrer bereits genommenen FZA-Tage per E-Mail (Vorgesetzte/n in Cc) an die/den zuständige/n Sachbearbeiter:in des Sachgebietes AwP, welche die Nacherfassung vornehmen werden. Das Zeitsaldo vom 30.06.2023 wird sich dementsprechend verringern.

Informationen rund um den Erholungsurlaub

Nachfoldend finden Sie eine Zusammenfassung von Informationen rund um den Erholungsurlaub für alle Gruppen von Beschäftigten. Ausnahmen für einzelne Beschäftigtengruppen sind gesondert ausgewiesen.

Tarifbeschäftigte & Beamt*innen

Urlaubsjahr

Das Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr.

Beantragung

Der Antrag auf Erholungsurlaub ist so rechtzeitig zu stellen, dass der Antragsteller vor Antritt des Urlaubs im Besitz der Genehmigung ist.

Inanspruchnahme von Erholungs- und Resturlaub

Die Frist für die Inanspruchnahme von Resturlaub wurde auf 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (31.3.) verlängert.

Wartezeit

Erholungsurlaub kann in der Regel nach einer Wartezeit von sechs Monaten in Anspruch genommen werden.
Endet die sechsmonatige Wartezeit im folgenden Kalenderjahr, kann der Urlaub bis zum Ende des neuen Urlaubsjahres genommen werden.
Wenn das Arbeitsverhältnis von vornherein auf sechs oder weniger Monate befristet ist oder durch Kündigung oder Auflösung beendet wird, kann der bis dahin erworbene Urlaubsanspruch schon vor Ablauf der Wartezeit geltend gemacht werden. Der Urlaubsanspruch ist entsprechend zu kürzen.

Urlaubsanspruch im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche

a) von TVL-Beschäftigten	30 Tage
b) von Auszubildenden	30 Tage
c) von Beamten	30 Tage

Für die Ansparung Ihres Urlaubs zur Kinderbetreuung richten Sie bitte einen formlosen Antrag an das Dezernat Personal und Organisation, dem Sie eine Kopie der Geburtsurkunde Ihres zuletzt geborenen Kindes beifügen. Die zugrunde liegende Regelung finden Sie hier.

Urlaubsanspruch im Kalenderjahr bei weniger als 5-Tage-Woche

Bei einer Arbeitszeit von weniger als 5 Tagen pro Woche für ein ganzes Kalenderjahr ist der Urlaubsanspruch im gleichen Verhältnis nach einer entsprechenden Rechenformel zu kürzen:
Zustehender Urlaub* abzüglich Zahl der zusätzlichen freien Arbeitstage im Kalenderjahr gegenüber der 5-Tage-Woche mal 52**mal zustehender Urlaub* geteilt durch 260*** (* Urlaubsanspruch/Jahr siehe oben, ** Arbeitswochen pro Jahr, *** Arbeitstage pro Jahr)

Beispiele für Beschäftigte/Beamte (zustehender Urlaub 30 Tage):
Bei einer 4-Tage-Woche entstehen 1 x 52 zusätzliche freie Tage gegenüber einem Vollbeschäftigten im Kalenderjahr:
30 - (1 x 52 x 30) : 260 = 30 - 6 = 24 Tage.
Bei einer 3-Tage-Woche entstehen 2 x 52 zusätzliche freie Tage gegenüber einem Vollbeschäftigten im Kalenderjahr:
30 - (2 x 52 x 30) : 260 = 30 - 12 = 18 Tage.
Bei einer 2-Tage-Woche entstehen 3 x 52 zusätzliche freie Tage gegenüber einem Vollbeschäftigten im Kalenderjahr:
30 - (3 x 52 x 30) : 260 = 30 - 18 = 12 Tage.
Bei einem Wechsel der Arbeitstage während des Urlaubsjahres wird die Berechnung zunehmend komplizierter.

Urlaubsanspruch bei Beginn oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses (nur bei TVL-Beschäftigten)

Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im Laufe eines Jahres, steht als Erholungsurlaub für jeden vollen Monat des Bestehens des Beschäftigungsverhältnisses (nicht immer gleich mit einem Kalendermonat) ein Zwölftel des Urlaubsanspruchs zu. Bruchteile von 0,5 und mehr werden aufgerundet.

Urlaubsanspruch bei Mutterschutz

Für den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub und dessen Dauer gelten die Ausfallzeiten wegen mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote als Beschäftigungszeiten. Während des Mutterschutzes wird der Urlaubsanspruch somit nicht gekürzt.
Hat die Beschäftigte/die Beamtin ihren Urlaub vor Beginn der Beschäftigungsverbote nicht oder nicht vollständig erhalten, so kann sie nach Ablauf der Fristen den Resturlaub im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen.

Urlaubsanspruch bei Elternzeit

Der Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer/dem Beamten für das Urlaubsjahr zusteht, kann für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt werden. Dies gilt nicht, wenn während der Elternzeit Teilzeitarbeit geleistet wird.
Wurde der zustehende Urlaub vor dem Beginn der Elternzeit nicht oder nicht vollständig erhalten, ist der Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren.

Erkrankung während des Urlaubs

Auch bei einer Erkrankung während des Urlaubs besteht die Verpflichtung, der/dem Vorgesetzten die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich (i. d. R. telefonisch bis 10.00 Uhr) anzuzeigen.
Die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit werden nicht auf den Urlaub angerechnet, sondern nachgewährt. Hierfür ist die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich. Anderenfalls besteht kein Nachgewährungsanspruch

Formular

Das Formular zur Beantragung von Erholungsurlaub finden Sie hier.

Mitarbeiter, die an Gleitzeit und Workflow teilnehmen (Verwaltung, UB, ZIM) beantragen Ihren Erholungsurlaub papierlos.

Professor*innen

Der Erholungsurlaub ist lediglich anzuzeigen, muss aber in der vorlesungsfreien Zeit in Anspruch genommen werden.

Wissenschaftliche & studentische Hilfskräfte

Wartezeit

Der volle Urlaubsanspruch wird erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben.

Inanspruchnahme von Erholungs- und Resturlaub

Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung von Urlaub auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten der folgenden Kalenderjahres (bis zum 31.03.) gewährt und genommen werden. Auf Verlangen des Arbeitnehmers ist ein nach § 5 Abs. 1 Buchst. a) BUrlG entstehendender Teilurlaub jedoch auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen.

Urlaubsanspruch

Für die Berechnung der Urlaubstage sind die Tage der Beschäftigung pro Woche maßgeblich und nicht die abzuleistende Stundenzahl. Der gesetzliche Urlaubsanspruch beträgt vier Wochen Erholungsurlaub (EU).
Urlaubsanspruch nach Beschäftigungstagen:

6 Arbeitstage pro Woche	24 Tage EU
5 Arbeitstage pro Woche	20 Tage EU
4 Arbeitstage pro Woche	16 Tage EU
3 Arbeitstage pro Woche	12 Tage EU
2 Arbeitstage pro Woche	8 Tage EU
1 Arbeitstag pro Woche	4 Tage EU

Bei einer nur vorübergehenden Beschäftigung im Urlaubsjahr erfolgt eine der Beschäftigungsdauer entsprechende Zwölftelung des Urlaubsanspruchs.

Beispiel: Herr M. arbeitet vom 01.04. - 31.07. mit 8 Stunden in der Woche und leistet diese immer montags und immer freitags (= 2 Arbeitstage pro Woche). Der Urlaubsanspruch errechnet sich nach u. g.

Formel:
Urlaubsanspruch bei x Arbeitstag(en) x Anzahl der Beschäftigungsmonate : 12 = zustehende Urlaubstage
8 Tage EU x 4 Beschäftigungsmonate : 12= 2,66 Urlaubstage
Herr M. hätte 2,66 Tage, aufgerundet 3 Tage Erholungsurlaub (gerundet wird jedoch erst, wenn alle Teilurlaubsansprüche des Urlaubsjahres ermittelt sind).