Datenschutzerklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Erasmus+ Programms an der Universität Duisburg-Essen

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Erasmus+ Programms ist die:

Universität Duisburg-Essen

vertreten durch die Rektorin
Website: www.uni-due.de

Weitere Angaben zur verantwortlichen Stelle, zur Vertretung der Universität, zum behördlichen Datenschutzbeauftragten sowie zu den allgemeinen Betroffenenrechten finden sich in der zentralen Datenschutzerklärung der Universität Duisburg-Essen:

https://www.uni-due.de/ekfg/datenschutz.php

Fachliche Ansprechperson für die Datenverarbeitung

Die fachliche Ansprechperson ist:

Luisa Selent
International Office
erasmus@uni-due.de
Tel: +49 201 183 4610
https://www.uni-due.de/international/

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Organisation, Durchführung und Abwicklung der Mobilitätsmaßnahmen im Rahmen des Erasmus+ Programms der Europäischen Union.

Dies umfasst insbesondere:

• Studierendenmobilität (Outgoing und Incoming)
• Personalmobilität (Lehre und Fortbildung)
• Durchführung von Bewerbungs- und Auswahlverfahren
• Organisation und Dokumentation der Mobilitäten
• Verwaltung und Auszahlung von Fördermitteln
• Unterstützung künftiger Programmteilnehmenden (mit Einwilligung der Betroffenen)
• Veröffentlichung von Erfahrungsberichten über die Programmteilnahme (mit Einwilligung der Betroffenen)
• Kommunikation mit Partnerhochschulen
• Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber Fördermittelgebern
• Qualitätssicherung, Evaluation und Programmstatistik

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit sie für die Bewerbung, Durchführung und Abwicklung einer Erasmus+ Mobilität sowie für die Gewährung und Verwaltung von Fördermitteln erforderlich ist, insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung einer Vereinbarung mit den Programmteilnehmenden erforderlich ist, insbesondere im Zusammenhang mit Bewerbung, Auswahl, Mobilitätsvereinbarungen und Fördervereinbarungen. Für die Förderung bestehen Nachweis-, Berichts-, Aufbewahrungs- und Prüfungspflichten nach den Vorgaben des Erasmus+ Programms, der Europäischen Kommission und der Nationalen Agentur im DAAD.
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 7 Hochschulgesetz NRW, soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung der Aufgaben der Hochschule erforderlich ist, insbesondere im Bereich der Internationalisierung, der Förderung internationaler Mobilität sowie der Durchführung hochschulbezogener Austausch- und Förderprogramme.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, insbesondere bei der Unterstützung künftiger Programmteilnehmender durch Weitergabe von Kontaktdaten oder bei der Veröffentlichung von Erfahrungsberichten. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, insbesondere Angaben zu gesundheitlichen Einschränkungen oder Behinderungen im Zusammenhang mit Sonderförderungen oder Realkostenanträgen, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht, insbesondere auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

4. Kategorien personenbezogener Daten

m Rahmen des Erasmus+ Programms werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Identifikations- und Stammdaten
  (z. B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
• Kontaktdaten
  (z. B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Studien- bzw. Beschäftigtendaten
  (z. B. Studiengang, Matrikelnummer, Fachbereich)
• Mobilitäts- und Programmdaten
  (z. B. Gasthochschule, Aufenthaltsdauer, Learning Agreement, Teilnahme- und Anerkennungsnachweise)
• Finanz- und Förderdaten
  (z. B. Bankverbindung, Förderhöhe, Zahlungsdaten)
• Daten zur Förderfähigkeit und sozialen Zusatzförderung („Top-Ups“)
  (z. B. Angaben zu familiären oder sozialen Förderkriterien)
• Daten aus Erasmus+-IT-Systemen
  (z. B. Teilnehmer-ID, Daten aus EU-Programmsystemen)
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO
  werden nur verarbeitet, soweit dies erforderlich ist, insbesondere bei Sonderförderungen oder Realkostenanträgen aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen.
• Ausweis- und Identifikationsdaten, soweit diese für die Durchführung der Mobilität erforderlich sind.

5. Datenverarbeitungssystem

Die Verwaltung der Mobilitätsdaten erfolgt mithilfe der Software MoveON.

Dabei werden personenbezogene Daten in einem zentralen System erfasst, gespeichert und verarbeitet. Der Anbieter der Software ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig. Es besteht ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

6. Empfänger der Daten

Im Rahmen des Erasmus+ Programms werden personenbezogene Daten an folgende Stellen übermittelt:

• Partnerhochschulen / aufnehmende Einrichtungen
  (zur Organisation und Durchführung der Mobilität)
• Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD)
  (Nationale Agentur für Erasmus+ in Deutschland, zur Programmverwaltung, Prüfung und Evaluation)
• Europäische Kommission
  (insbesondere über IT-Systeme wie das Beneficiary Module zur Programmverwaltung, Monitoring und Evaluation)
• Weitere berechtigte Stellen
  (z. B. Prüfbehörden, EU-Kontrollorgane, Rechnungshöfe im Rahmen gesetzlicher Prüfpflichten)

Die Übermittlung erfolgt nur im erforderlichen Umfang zur Umsetzung der Mobilität und Erfüllung der Erasmus+ Programmziele.

8. Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Erasmus+ Programms erforderlich ist. Die Speicherung erfolgt entsprechend der Vorgaben der Europäischen Kommission, des DAAD sowie gesetzlicher Aufbewahrungs- und Prüfpflichten. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist bis zu 10 Jahre nach Abschluss des Projekts, insbesondere zur Erfüllung von Prüf- und Nachweispflichten.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme am Erasmus+ Programm erforderlich.

Ohne diese Daten ist eine Bewerbung, Durchführung oder Abwicklung der Mobilität sowie die Gewährung von Fördermitteln nicht möglich.

10. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie das Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Weitere Informationen zu den Betroffenenrechten, zur Ausübung dieser Rechte sowie zur zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde finden sich in der zentralen Datenschutzerklärung der Universität Duisburg-Essen:

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Weitere Datenschutzhinweise

Ergänzend können die Datenschutzhinweise zu dezentralen Maßnahmen im Rahmen von Erasmus+ und dem Europäischen Solidaritätskorps, die von den nationalen Agenturen verwaltet werden, einschlägig sein.

Außerdem gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Duisburg-Essen.