Zur besseren Übersicht und zum besseren Auffinden der Dokumente ist eine standardisierte Projektablage vorgesehen. Die Zugriffsrechte erstrecken sich in der Regel auf Auftraggeber*in, Projektleitung und Projektteam.

Zum Auffinden der Dokumente ist es hilfreich, Dateinamenkonventionen zu verwenden. 

• Arbeitsversionen erhalten das Format x.y, mit x = Versionsnummer der vorherigen finalen oder Übergabeversion (im Entwurfsstadium = 0, ansonsten > 0) und y = Versionsnummer der aktuellen Arbeitsversion (immer > 0, bei finaler Version immer =0).
• Finalisierte Versionen erhalten ganzzahlige Versionsnummern des Formats x.0, wobei x ganzzahlig hochgezählt wird; 1 bei erster finalisierter Version, ansonsten >1, wenn Dokumente nach Fertigstellung nochmals überarbeitet werden.
• In Dateinamen sollten grundsätzlich keine Punkte („.“) verwendet werden, diese sind ausschließlich für die Endung vorgesehen. Daher wird die Versionierung im Dateinamen mit einem Bindestrich versehen.