Allgemeine Fragen zur Projektorganisation:

 

Wie und wo kann ich Verbesserungsvorschläge einreichen?

Verbesserungsvorschläge können aktuell über das Kontaktformular eingereicht werden. Zukünftig wird hierzu auch ein Ticketsystem eingeführt. Informationen dazu folgen, sobald das Ticketsystem zur Verfügung steht.

Wie werden Optimierungsbedarfe in den Teilprojekten erfasst ; wann wird entschieden, ob Änderungsanforderungen in das neue System integriert werden?

Optimierungsbedarfe werden über die Teilprojekte und die eingereichten Verbesserungsvorschläge erfasst und gespeichert. Die Teilprojekte entscheiden auf Basis der Kosten, des Zeitaufwandes und der erzielten Verbesserung über diese Vorschläge. Es ist das Ziel nach Projektende des Einführungsprojektes ein weiteres Optimierungsprojekt zu starten um weitere Verbesserungen am System vorzunehmen. Der Fokus im Einführungsprojekt liegt auf der Umstellung des Systems im Rahmen der vorgegebenen Zeit-, Kosten- und Qualitätsparameter.

Warum wird auf ein System von 2015 umgestellt, was nur bis 2030 Support hat und geht nicht direkt auf eine neuere Version?

S/4HANA ist die aktuelle Produktlinie der SAP mit derzeit angekündigtem Wartungsende in 2040. Das System ist zwar 2015 von der SAP vorgestellt/eingeführt worden, wird seitem aber kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert. Die UDE steigt auf die zum aktuellen Zeitpunkt aktuellste Version der Software um. Es gibt aktuell keine neuere Version.

Gibt es ein Mitbestimmungsrecht bei den Personalräten?

Die Personalräte werden LPVG-konform eingebunden.

Hat bpc Erfahrungen zu der Umstellung? Gibt es Referenzen dazu?

Ja - die bpc AG hat diese Erfahrungen aus diversen Projekten - u.a. hat die bpc AG das Projekt SAP.NRW begleitet.

Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Wo finde ich den Foliensatz für die Online Veranstaltung?

Den Foliensatz finden Sie unter dem Video (s.oben)

 

 

 

Fragen zum Thema Fakultäten & ZWE:

 

Wird die Sichtweise der Fakultäten bei der Einführung von S/4HANA berücksichtigt?

Die Sichtweise der Fakultäten und Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen wird im Rahmen der Möglichkeiten berücksichtigt.

Vertreter beider Grupen sind Mitglieder des Projektausschusses. Eine Übersicht finden Sie hier.

Wird es auch einen Urlaubs-Workflow für Fakultäten geben?

Der Urlaubsworkflow i.S. der Zeitwirtschaft ist keine SAP-seitige Fragestellung, sondern eine "Organisatorische", die im Teilprojekt Personal / Time & Travel (tpHCMTT) angesiedelt ist. Informationen zum Projektteam finden Sie hier.

Wer ist mein Ansprechpartner in der Fakultät hinsichtlich Verbesserungsvorschläge und/oder technischer Fragen?

Im Projektausschuss sind Nutzervertreter:innen eingesetzt. Eine Übersicht dazu finden Sie hier.

Darüber hinaus können derartige Anliegen über das Kontaktformular kommuniziert werden.

Belegliste PSM-GM Modul: Können die Ansichten hinsichtlich der Abbildung der Personalkosten auf die Kosten pro Monat und Mitarbeiter beschränkt werden?

Diese Möglichkeit gibt es bereits via HUEL-Bericht.

 

 

 

Fragen zum Thema Zeiterfassung, Urlaubsanträge & Dienstreisen

 

Wird die Gleitzeiterfassung über S/4HANA laufen?

Die Umstellung auf ein neues Zeiterfassungssystem ist nicht im Scope des Konvertierungsprojekts.

Zählt zum "Self-Service für Mitarbeiter" auch die Zeiterfassung?

Die Umstellung auf ein neues Zeiterfassungssystem ist nicht im Scope des Konvertierungsprojekts.

Werden Urlaubsanträge in den Bereich "Self-Service" eingebunden?

Eine Umstellung ist nicht im Scope des Konvertierungsprojekts.

Für Dienstreisen ins Ausland gibt es die Anweisung, dass „A1“ Bescheinigungen angefordert werden müssen. Kann dies in SAP eingebettet werden?

 A1 ist eigenes Projekt, dass nach dem Projekt eAU angegangen wird.

 

 

 

 

Fragen zum Thema Benutzeroberfläche:

 

In welcher Form wird es Änderungen auf der Benutzeroberfläche geben?

Das bekannte SAP-Portal wird durch Fiori abgelöst.

Nähere Informationen zu Fiori finden Sie hier.

Werden alle User die gleiche Oberfläche nutzen/sehen?

Ja, alle User werden die gleiche Oberfläche nutzen/sehen.

Werden im neuen System wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte auch einen Einblick in die Kataloge haben?

Nein, da diese nicht in der Zuständigkeit der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte liegt.

Gibt es zukünftig die Möglichkeit, alle Berichte in SAP in Excel zu importieren?

Die Möglichkeit eines Excel-Exports gibt es bereits in der aktuellen SAP Version.

Ändert sich das PSM-Belegjournal?

Die aktuelle aus dem SAP-Portal bekannte Lösung wird ersetzt.

Inwiefern wird der Aspekt Barrierefreiheit, besonders für Sehbehinderte, berücksichtigt?

Die neue Oberflächentechnologie der SAP (Fiori) bietet hierzu bestimmte Themes. Weitergehende Anpassungen wie zum Beispiel Vergrößerung der Schriftart, Lupenfunktion und Bildschirmleser sind als erleichterte Bedienung in Windows enthalten und funktionieren natürlich auch in SAP.

Darüber hinaus bietet die UDE personalisierte Hilfe für unterschiedliche Felder der Barrierefreiheit an. Da es sich hier immer um eine auf die persönlichen Anforderungen zugeschnittene Unterstützung handelt, ist eine generelle Aussage nicht machbar, sondern muss im Einzelfall geprüft und umgesetzt werden. Kontaktieren sie hierzu bitte auch die Schwerbehindertenvertretung der UDE.

Ist es korrekt, dass sich die Eingaberoutinen für die Nutzer erst mal nicht ändern?

Das ist grundsätzlich korrekt.
Neue Anwendungen (z.B. dezentrale Beschaffung) werden natürlich anders sein.

Wird wie bei der Umstellung von HIS zu SAP eine alte Version existieren in der wir unsere Daten und Kostenstellen sehen? Oder sind durch die Konvertierung alle Angaben zu Kostenstellen und PSPs so weiterhin zu sehen, nur in anderer Optik?

Die Daten werden vollständig übernommen und sind im S/4HANA weiterhin zu sehen.

In der Personalabteilung steht die Anschaffung eines neuen Bewerbungsmanagement-Systems an. Die Einführung von SAP SuccessFactors wäre als Erweiterung der bestehenden SAP-Landschaft denkbar. Kann / Wird eine solche Möglichkeit mitgedacht und wie können auch wir durch Fiori von einer Verbesserung der UI profitieren?

SAP Success Factors läuft ausschließlich auf einer Cloud Umgebung. Wir benutzen eine on premise Lösung, also einen eigenen Server. Entsprechend wird Success Factors im Augenblick nicht umgesetzt.

 

 

Fragen zum Thema Datenbank & Module:

 

Sollen bisher separate Systeme zukünftig in SAP integriert werden?

Bereits jetzt sind diverse Systeme via Schnittstellen mit SAP verbunden. Daran wird sich nichts ändern.

Was sieht SAP als Alternative für SRM vor?

Aktuell ist easyBANF vorgesehen.

Nähere Informationen zu easyBANF finden Sie hier.

Wird es REST-APIs oder ähnliches zur Integration von Drittsystemen geben?

Bereits jetzt sind Drittsysteme via Schnittstellen angebunden.

Welche Lösungen wird es für die dezentrale Beschaffung geben?

Aktuell ist easyBANF vorgesehen.

Nähere Informationen zu easyBANF finden Sie hier.