Verantwortlich und hilfsbereit SAP-Verantwortliche

Verantwortlich und "immer" ansprechbar für den SAP-Betrieb sind:

• Edith Schwarzkopf (Modulbereichsverantwortung Personalsystem/ HCM)
• Klaus Finis (Modulbereichsverantwortung Finanzsystem/ FI)
• Frank Körner (Geschäftsstelle SAP@UDE)

OTRS Queues Ihr Kontakt zum SAP-Support

Sie können den IT-Dienst „SAP“ nicht wie benötigt nutzen?

WICHTIG - Beachten Sie die Regeln für Tickets!

_{→ top}

Ticket oder Sachbearbeitung? Wofür nutze ich das Ticketsystem?

Aus Gründen der effizenten Bearbeitung von Anfragen und des Datenschutzes ist der SAP-Support von der reinen Sachbearbeitung abgegrenzt. Das Ticketsystem ist ausschließlich für SAP-bezogene Anfragen zu nutzen - es gilt folgende Differenzierung ...

_{→ top}

Regeln Regeln für Ihre Tickets

Der SAP-Support möchte Ihre Anfragen - auch in Ihrem Interesse - möglichst zügig und effizient bearbeiten. Zudem sind Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit zu beachten - auch die Personalräte setzen sich hier entsprechend ein.

Bitte beachten Sie bei der Kommunikation mit dem SAP-Support über das Ticketsystem folgende Regeln ...

§  Tickt-ID nicht löschen!

Löschen Sie auf keinen Fall die Ticket-ID im Betreff der E-Mails (Screenshot). Das Ticketsystem identifiziert zusammenhängende E-Mails (Konversationen) anhand dieser ID. Auf diese Weise können Sie und der SAP-Support den jeweiligen Fall im vollständigen Kontext effizient bearbeiten.

§  1 E-Mail pro Meldung!

Schreiben Sie pro Problem immer nur eine (1) E-Mail an eine (1) Adresse des Ticketsystems, die Zuordnung zum zuständigen Team wird intern vorgenommen.

Das Absetzen mehrerer Meldungen/ Tickets pro Fall führt zu unnötiger Doppelarbeit und letztendlich zu verzögernden Verwirrungen.

§  hotline.zim@uni-due.de nicht für SAP!

Nutzen Sie für SAP-bezogene Anfragen/ Meldungen nicht mehr die Adresse hotline.zim@uni-due.de. Falls die Problemlösung die Einbindung erfordert werden wir Ihre Anfrage entsprechend weiterleiten.

§  Keine Passworte in Tickets!

Schreiben Sie auf keinen Fall Ihre ZIM-Kennung und Ihr Passwort in ein Ticket. Andernfalls wird Ihre Kennung zu Ihrer eigenen Sicherheit umgehend gesperrt.

§  Keine personenbezogenen Daten mit (hohem) Schutzbedarf in Tickets!

Personenbezogene Daten und Daten mit hohem Schutzbedarf (z.B. tarifliche Eingruppierung) sollen nicht in Tickets vermerkt werden, wenn sie nicht zwingend für die Problemlösung notwendig sind. Es sollen so wenig personenbezogene Daten wie möglich erfasst werden.

Wenn Sie Ihre eigenen personenbezogenen Daten vermerken, willigen Sie damit der Weiterverarbeitung im Rahmen des Supportprozesses ein!

_{→ top}

ohne OTRS ... Sachbearbeitung/ Non-SAP (= kein Ticketsystem)

Bitte richten Sie rein inhaltliche Anfragen/ Meldungen die die Sachbearbeitung einzelner Fälle unabhängig von SAP betreffen direkt an die hier genannten zuständigen Bereiche - das Ticketsystem wird bei derartigen Anfragen nicht benötigt!

• Dienstreisen
• Einkauf
• Rechnungen/ Buchungen/ Buchhaltung
• Haushaltsmittel
• Drittmittel
• Personalhaushalt & Personalkosten
• Personalmaßnahmen
• Lehrbeauftragte
• Organisationsmanagement 

Dienstreisen ^{- Sachbearbeitung}

Einkauf ^{- Sachbearbeitung}

Rechnungen/ Buchungen/ Buchhaltung^{- Sachbearbeitung}

Haushaltsmittel ^{- Sachbearbeitung}

Drittmittel ^{- Sachbearbeitung}

Personalhaushalt & Personalkosten^{- Sachbearbeitung}

Personalmaßnahmen^{- Sachbearbeitung}

Lehraufträge^{- Sachbearbeitung}

Organisationsmanagement^{- Sachbearbeitung}

_{→ top}

Technische Probleme

• FAQ Technik/ Portal
• Hotline des ZIM

Reisekosten

Sachgebiet Allgemeine, wirtschaftliche & sonstige Angelegenheiten, Beihilfe

• Britta Oppermann (Sachgebietsleitung)
• Sarah Zganiatz (Key Userin)
• Nina Lange (Key Userin)
• Dayana Klein (Key Userin)
• reiseabrechnung@uni-due.de (Funktions-Mail-Adresse)
• FAQ Dienstreisen

SRM/ Einkauf

Sachgebiet Einkauf

• srmhotline-einkauf@uni-due.de
• Lieferantenliste
• Produktkategorien
• Hinweise für das automatisierte Bestellverfahren
• FAQ Einkauf (Dezentrale Beschaffung)

Rechnungen, Buchungen etc.

Sachgebiet Anlagen- und Finanzbuchhaltung

• Klaus Barcatta (Sachgebietsleitung)
• Christof Brüsselbach (Key User Anlagen- & Finanzbuchhaltung)
• Ingo Tübben (Key Userin Anlagenbuchhaltung)
• Miriam Thom (Key Userin Finanzbuchhaltung)
• FAQ Buchungen

Konten & Kostenstellen (Haushaltsmittel)

Sachgebiet Finanzmanagement und Controlling

• Stefan Rech-Perenz (Key User)
• Thomas Winck (Key User)
• Leitfaden Kontenansicht
• FAQ Buchungen

Konten & Kostenstellen (Drittmittel)

Sachgebiet Forschungsförderung/Drittmittel

• Björn Buse (Key User)
• Sven Jordan (Key User)
• Leitfaden Kontenansicht
• FAQ Buchungen
• FAQ Drittmittel

Personalmaßnahmen

Sachgebiet Personalangelegenheiten der Professoren

• Hasso Wolf (Sachgebietsleitung)
• Bettina Deymann (Key Userin)

Sachgebiet Personalangelegenheiten wiss. und weitere Beschäftigte

• Christiane Stobbe (komm. Sachgebietsleitung & Key Userin)
• Claudia Eilers (Key Userin)

FAQ Personalmaßnahmen & Planstellen

Organisationsmanagement

Sachgebiet Organisationsentwicklung und Organisationsmanagement

• sap-om-hotline@uni-due.de
• Cornelia Ruppert (Sachgebietsleitung)
• Nadine Waschkowsky (Key Userin)
• FAQ Personalmaßnahmen & Planstellen

Lehraufträge

Sachgebiet Allgemeine, wirtschaftliche & sonstige Angelegenheiten, Beihilfe

• Britta Oppermann (Sachgebietsleitung)
• "Ihre" Ansprechpartner/innen für Lehraufträge
• FAQ Gastvorträge & Lehraufträge