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Zur Kalkulation von Personalkosten steht Ihnen zum einen das Kalkulationstool KalköD, welches Ihnen eine einfache Kalkulation von Personalkosten im Bereich der öffentlich geförderten Projekte und von haushaltsfinanziertem^[1] Personal ermöglichen soll. Zudem stehen Ihnen im Rahmen der Trennungsrechnung die projektbezogenen Kalkulationstabellen zur Verfügung.

Kalkulationstool KALKöD

https://uni-due.kalkoed.de/

Bei dem Kalkulationstool KALKöD handelt es sich um eine webbasierte Anwendung zur Kalkulation der Personalkosten von Angestellten, Beamten, Professoren, Hilfskräften und Auszubildenden. Grundlage des KALKöD sind die Landesbesoldungsordnung, der Tarifvertrag des Landes (TV-L) sowie die Rechengrößen zur Sozialversicherung und zur Zusatzversorgung in der jeweiligen aktuell gültigen Fassung. Für die Nutzung von KALKöD an der UDE muß eine Verbindung zum Uni-Netzwerk bestehen!

Personalkosten stellen im öffentlichen Dienst die wichtigste Größe für die Planung von Personalmaßnahmen dar. Hier besteht die Möglichkeit Personal zu kalkulieren, das aus Drittmittelprojekten oder aus Haushaltsmitteln finanziert werden soll.

Mit KALKöD können Sie die monatlich, jährlich und insgesamt anfallenden Personalkosten eines zu finanzierenden Beschäftigungsverhältnisses kalkulieren.

Personenindividuelle Merkmale, die über die bei KALKöD einstellbaren Kalkulationsparameter (z. B. Entgelt-/Besoldungsgruppe, Arbeitszeit etc.) hinausgehen, werden bei der Kalkulation nicht berücksichtigt, so dass im Einzelfall die tatsächlichen Personalkosten eines/r Beschäftigten von den mit KALKöD kalkulierten Planwerten abweichen können. Personenindividuelle Merkmale sind z. B. bei Angestellten: Mitglied bei einer privaten Krankenkasse, Befreiung von der Arbeitslosenversicherung (Teilzeitkräfte), ländergrenzenübergreifende Tätigkeiten und damit verbundene Sozialabgaben; bei Hilfskräften: nicht an der UDE bestehendes weiteres Beschäftigungsverhältnis, Überschreitung des Alters für eine studentische Krankenversicherung, Auslandskrankenversicherung. 

Darüber hinaus werden insbesondere arbeitnehmerseitige Aspekte (z. B. Einkommenssteuer) nicht berücksichtigt, so dass mit KALKöD beispielweise nicht das voraussichtliche Nettoeinkommen eines/r Beschäftigten ermittelt werden kann. Der KALKöD berechnet somit das Arbeitgeber-Brutto.

Eine ausführliche Dokumentation zum KALKöD und Häufige Fragen zur Anwendung sind unter dem Punkt Hilfe zu finden.

https://uni-due.kalkoed.de/dokumentation/

Bitte beachten Sie, dass der KALKöD mit einigen individuelleren Anwendungsmöglichkeiten als die Obligos in SAP ausgestattet ist. Unter der FAQ: KALKöD vs. Obligos finden Sie hierzu weiterführende Informationen.

 

Trennungsrechnung

Abweichend von der Kalkulation öffentlicher Projekte müssen im Rahmen wirtschaftlicher Projekte die Vollkosten für das zu beschäftigende Personal betrachtet werden. Die Umsetzung der Vorschriften des EU-Beihilferahmens erfordert die Kalkulation der Maßnahmen zu marktüblichen Bedingungen, d. h. Vollkosten zuzüglich eines angemessenen Gewinnzuschlags (untere Preisgrenze). Die Kalkulation umfasst damit u. a.

• Personalkosten
• Gemeinkostenzuschlag auf Personalkosten
• Infrastrukturkosten für Büro- und Laborflächen
• Gewinnzuschlag

Zur Unterstützung bei der Preiskalkulation stehen Muster auf der Basis von Microsoft Excel zur Verfügung, mit denen eine Berechnung der Projektkosten möglich ist.

Link zur Trennungsrechnung

 

FAQ

A. Was sind Personalkosten?
B. Wie werden Personalkosten verbucht?
C. Prozentuale Anteile zur Berechnung des Arbeitgeber-Brutto (Angestellte)
D. Was ist der KALKöD?
E. Unterschiede zu den Obligos
F. HÜL-Personalistkosten/HÜL-Obligos
 

A. Was sind Personalkosten?

Zu den Personalkosten der Angestellten zählen folgende Bestandteile:

• ​Sozialversicherungspflichtiges Arbeitgeber-Brutto:
  • Tabellenentgelt
  • Jahressonderzahlung
  • ggf. Vermögenswirksame Leistungen
  • ggf. Zulagen
• Sozialversicherungsanteile:
  • Krankenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • U2 Umlage
• VBL-Beitrag (wiss. Mitarbeiter können von dieser u. U. befreit werden)
• VBL-Steuer

(die aktuellen Werte zur Sozialversicherung und der VBL finden Sie unter der FAQ: Prozentuale Anteile Arbeitgeber-Brutto)

Zu den Personalkosten der Beamten zählen folgende Bestandteile:

• Besoldung
• ggf. Familienzuschlag
• ggf. Strukturzulage
• ggf. Vermögenswirksame Leistungen
• ggf. weitere Zulagen

Die Personalkosten umfassen zudem noch Gemeinkostenzuschlag oder Gewinnzuschläge, wie z.B. im Rahmen der Trennungsrechnung.

 

B. Wie werden Personalkosten verbucht?

Das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) führt zentral die Abrechnung aller Beschäftigten an der Universität Duisburg-Essen (UDE) durch und stellt monatlich die Abrechnungsdaten der Beschäftigten in Dateiform zur Verfügung. Diese Dateien werden monatlich in das SAP System der UDE eingespielt. Die Ergebnisse können Sie der Haushaltsüberwachungsliste (Ist-Kosten), den Budgetübersichten oder den Belegjournalen entnehmen.

Die Plankosten für bereits eingestellte Beschäftigte sehen Sie ebenfalls in der Haushaltsüberwachungsliste, den Budgetübersichten oder den Belegjournalen unter den Obligos.

 

C. Kenngrößen und Parameter zur Berechnung des Arbeitgeber-Brutto (Angestellte)

Sozialversicherung und weitere Kosten: 

Sozialversicherungsbeiträge	Anteile Stand 01.01.2025
Krankenversicherung	7,30 % (zuzüglich Zusatzbeitrag von durchschnittlich 1,25%)
Rentenversicherung	9,30 %
Arbeitslosenversicherung	1,30 %
Pflegeversicherung	1,8 %
U2-Umlage	0,45 % (Durchschnitt aller Krankenkassen)
Weitere Kosten
VBL-Beitrag	5,49 %
VBL-Steuer	Pauschalversteuerung, max. 21,07 €

Jahressonderzahlung (gem. geltendem Tarifvertrag, Laufzeit bis 31.10.2025):

Jahressonderzahlung TV-L
	ab 2021
E 1 bis E 4	88,14%
E 5 bis E 8	87,43%
E 9a bis E 11	74,35%
E 12 bis E 13	46,47%
E 14 bis E 15	32,53%

 

Anspruch auf eine Jahressonderzahlung haben Angestellte, die am 1. Dezember im Arbeitsverhältnis stehen. Als Bemessungsgrundlage wird das durchschnittliche monatliche Entgelt der Monate Juli, August und September herangezogen (ohne Überstunden, Mehrarbeit, Leistungszulage, Leistungs- und Erfolgsprämien). Beginnt das Arbeitsverhältnis nach dem 31. August, wird der erste volle Kalendermonat des Arbeitsverhältnisses als Bemessungsgrundlage herangezogen. 

Beschäftigte der Entgeltgruppe 13 Ü in den Stufen 2 und 3 werden der Entgeltgruppe 13 und im Übrigen der Entgeltgruppe 14  zugeordnet.

Stufenaufstiege:

Entgeltgruppen E2 bis E15:

Stufe 2 nach einem Jahr in Stufe 1

Stufe 3 nach zwei Jahren in Stufe 2

Stufe 4 nach drei Jahren in Stufe 3

Stufe 5 nach vier Jahren in Stufe 4

Stufe 6 nach fünf Jahren in Stufe 5.

(Ausnahmen: Entgeltgruppen E1 hat lediglich 5 Stufen.)

Arbeitszeiten:

Angestellte
Tägliche Arbeitszeit	7,97 Std.
Wöchentliche Arbeitszeit	39,83 Std.
Monatliche Arbeitszeit	173,18 Std.
Beamte
Tägliche Arbeitszeit	8,20 Std.
Wöchentliche Arbeitszeit	41 Std.
Monatliche Arbeitszeit	178,27 Std.

Für weitergehende Informationen:

Tarifvertrag in der Fassung vom 09.12.2023  

Entgelttabelle für E 1 bis E 15 (Angestellte) ohne Sozialversicherung, Stand 01.02.2025

Besoldungstabelle für A 5 bis A16 (Beamte), Stand 01.02.2025

 

D. Was ist der KALKöD?

Bei dem Kalkulationstool KALKöD (link zur Entwickler-Website: www.kalkoed.de) handelt es sich um eine webbasierte Anwendung zur Kalkulation der Personalkosten von Angestellten, Beamten, Professoren, Hilfskräften und Auszubildenden. Grundlage des KALKöD sind die Landesbesoldungsordnung, der Tarifvertrag des Landes (TV-L) sowie die Rechengrößen zur Sozialversicherung und zur Zusatzversorgung in der jeweiligen aktuell gültigen Fassung.

Die für die UDE lizensierte Fassung ist nur aus dem Universitätsnetzwerk unter https://uni-due.kalkoed.de/ aufrufbar.

 

E. Unterschiede zu den Obligos:

Bitte beachten Sie, dass der KALKöD mit einigen individuelleren Anwendungsmöglichkeiten als die Obligos in SAP ausgestattet ist. Es ist insbesondere darauf hinzuweisen, dass beim KALKöD im Beschäftigtentyp der Angestellten die Parameter zu Vermögenswirksame Leistungen (VL), zu Versorgung (VBL) oder Entgelterhöhungen frei wählbar sind. Ebenso sind im Beschäftigtentyp der Beamten und Professoren zusätzlich noch der Familienstand und die Anzahl der Kinder frei wählbar. Diese Parameter sind im Rahmen der Obligos für alle Beschäftigten der UDE gleich.

 

F. HÜL-Personalistkosten/HÜL-Obligos:

Die Haushaltsüberwachungsliste (HÜL) zeigt Ihnen monatlich als Ist-Wert die vergangenen Personalkosten und als Obligo-Wert die zukünftig geplanten Personalkosten (für das aktuelle Haushaltsjahr und für die nächsten bis zu 4 Jahre) an. Die HÜL wertet ausschließlich Daten von Personen aus, deren Besoldung oder Entgelt über das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) gezahlt und der UDE in Rechnung gestellt werden. Dies betrifft also alle Kosten für die Beamten, Angestellten, Hilfskräfte, Auszubildenden und Praktikanten.

Andere Obligos (z.B. Obligos für Reisekosten) und weitere Personalkosten, wie z.B. für Lehrbeauftragte, Gastdozenten, sind nicht in der HÜL enthalten, da sie unmittelbar von der UDE und nicht durch das LBV ausgezahlt werden.

In der HÜL werden auch die sogenannten „internen Personalumbuchungen“ nicht berücksichtigt. Hierunter fallen alle Personalbuchungen, die unmittelbar im Rechnungswesen vorgenommen werden, wie zum Beispiel Umbuchungen im Rahmen der Trennungsrechnung.

Weitere Informationen zur HÜL finden Sie hier:

https://www.uni-due.de/imperia/md/content/zentralverwaltung/intern/waves/ca_leitfaden_huel.pdf

Weitere Informationen zu den Obligos finden Sie hier:

https://www.uni-due.de/imperia/md/content/zentralverwaltung/intern/waves/kanzler_personalobligos-infoschreiben_20161026_sig.pdf