Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung und Archivierung

Verpflichtung für öffentliche EinrichtungenE-Rechnungsgesetz des Bundes (E-Government-Gesetz)

Mit dem E-Rechnungsgesetz des Bundes (E-Government-Gesetz) und der dazugehörigen Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) wurden bereits 2017 die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union in nationales Recht umgesetzt. Gemäß dieses Gesetzes sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, ab dem 27. November 2018 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die nachgelagerten Behörden auf Bundesebene gilt jedoch diese Verpflichtung erst ab dem 27. November 2019. Als Frist für die Bundesländer und Kommunen (und somit auch für die Hochschulen) wurde April 2020 festgesetzt.

Einführung an der UDE

Vor diesem Hintergrund wurde im November 2016 das Projekt eRechnung an der Universität Duisburg-Essen gestartet, welches die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung und digitalen Ablage zum Ziel hat. Dabei sollen nicht nur elektronisch, sondern auch in Papierform eingehende Rechnungen, sowie mittel- bis langfristig auch alle übrigen zahlungsbegründenden Unterlagen, elektronisch erfasst, bearbeitet und archiviert werden.

Die dezentrale Ressourcenverantwortung soll dadurch nicht eingeschränkt werden. Ebensowenig sollen Personalressourcen eingespart werden.

Zielsetzungen

Die Universität verspricht sich folgende Vorteile:

  • Sicherstellung einer rechtskonformen Rechnungsabwicklung und Archivierung unter der Einhaltung der nationalen und europäischen Vorgaben
  • Erhöhung der Transparenz im Rechnungsbearbeitungsprozess
  • Einhaltung der Skontofristen und Vermeidung von Mahnkosten durch eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnungen
  • Erhöhung der Servicequalität der Finanzbuchhaltung
  • Direkter und gleichzeitiger Zugriff auf die Originalbelege

Konzept & Anforderungen

In der ersten Phase des Projekts wurden im Rahmen einer Ist-Aufnahme die Abläufe beim Rechnungseingang und der Rechnungsbearbeitung an der Universität erfasst. Anschließend erarbeitete das Projektteam zusammen mit Fachexperten von verschiedenen Abteilungen der Universitätsverwaltung die Prozesse der künftigen digitalisierten Rechnungsbearbeitung (Soll-Konzept). Auf dieser Basis wurden weitere Anforderungen an die zu beschaffende Softwarelösung erhoben und in einem Anforderungskatalog dokumentiert, welcher die Grundlage für die Ausschreibung bildete.

Ausschreibung

Als Ausschreibungsverfahren wurde eine öffentliche Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ausgewählt. Das Verfahren begann im Mai 2019 und wurde mit der Zuschlagserteilung am 8. Juli 2019 für die WMD Group GmbH mit dem Produkt xFlow (für das System zur elektronischen Rechnungsverarbeitung) beendet. Ein Projektplan wurde bereits mit dem Vertragspartner erstellt. Die fachlichen Workshops wurden am 23. und 24. September 2019 durchgeführt. Derzeit werden die fachlichen Konzeptionen erstellt und anschließend final geprüft.

Implementierung

Im Frühjahr 2020 soll das System implementiert und getestet werden, bevor es anschließend sukzessive in allen Einrichtungen der Universität angewendet wird. Weitere Informationen zu den verschiedenen Projektphasen können Sie den auf dieser Seite  eingestellten Dokumenten entnehmen. Wie bereits bisher wird es auch nach dem Test des Systems  Informationsveranstaltungen geben. Gerne können Sie sich auch an das Projektteam wenden.