In der ersten Phase des Projekts wurden im Rahmen einer Ist-Aufnahme die Abläufe beim Rechnungseingang und der Rechnungsbearbeitung an der Universität erfasst. Anschließend erarbeitete das Projektteam zusammen mit Fachexperten von verschiedenen Abteilungen der Universitätsverwaltung die Prozesse der künftigen digitalisierten Rechnungsbearbeitung (Soll-Konzept). Auf dieser Basis wurden weitere Anforderungen an die zu beschaffende Softwarelösung erhoben und in einem Anforderungskatalog dokumentiert, welcher die Grundlage für die Ausschreibung bildete.

Als Ausschreibungsverfahren wurde eine öffentliche Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ausgewählt. Das Verfahren begann im Mai 2019 und wurde mit der Zuschlagserteilung am 8. Juli 2019 für die WMD Group GmbH mit dem Produkt xFlow (für das System zur elektronischen Rechnungsverarbeitung) beendet. Ein Projektplan wurde bereits mit dem Vertragspartner erstellt. Die fachlichen Workshops wurden am 23. und 24. September 2019 durchgeführt. Derzeit werden die fachlichen Konzeptionen erstellt und anschließend final geprüft.

Im Frühjahr 2020 soll das System implementiert und getestet werden, bevor es anschließend sukzessive in allen Einrichtungen der Universität angewendet wird. Weitere Informationen zu den verschiedenen Projektphasen können Sie den auf dieser Seite  eingestellten Dokumenten entnehmen. Wie bereits bisher wird es auch nach dem Test des Systems  Informationsveranstaltungen geben. Gerne können Sie sich auch an das Projektteam wenden.