Eine Aufgabenstellung ist in der Regel ein Projekt, sofern ein oder mehrere der folgenden Aspekte zutreffen:

• das zu lösende Problem erscheint relativ komplex
• der Lösungsweg ist zunächst unbekannt
• eine konkrete Zielsetzung kann formuliert werden
• ein konkretes Ergebnis kann formuliert werden
• es liegt ein fester Zeitrahmen vor
• es liegt ein klarer Kostenrahmen vor
• eine bereichs- oder fachübergreifende Zusammenarbeit ist erforderlich

Manche Aufgabenstellungen erfüllen die Aspekte nicht, sind aber trotzdem ebenso nicht den üblichen Routineaufgaben zuzuordnen.

In diesem Zusammenhang sprechen wir von Maßnahmen. Der Übergang von der Maßnahme zum Projekt ist fließend, daher sollte bei Bedarf der Einzelfall gesondert betrachtet und entschieden werden.

Maßnahmen erfordern in der Regel nicht den Aufwand einer vollständigen Projektorganisation, daher werden hierbei nur ausgewählte Instrumente des Projektmanagements verwendet.

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes.

Der Nutzen des Projektmanagements zeigt sich in vielerlei Hinsicht. Hierzu gehört die Erhöhung der Effektivität, da Problemlösungen durch Teamarbeit und Einbeziehung von Betroffenen gefunden werden und so wirkungsvoller und nachhaltiger sind.

Weiterhin wird die Effizienz erhöht, da durch konzentriertes, planvolles und strukturiertes Vorgehen kürzere Bearbeitungszeiten erzielt werden. Gleiches gilt für die Einheitlichkeit und Standardisierung in der Projektarbeit. Die Transparenz der Vorhaben verbessert sich durch eine geordnete Projektdokumentation und -kommunikation und ebenso eine bessere Steuerung der Projekte durch Projekt- und Multiprojektcontrolling.