FAQ (BIC Process Execution)

Häufig gestellte Fragen zu BIC PE

Viele Antworten zu Fragen rund um die Nutzung von BIC Process Execution, dem Workflowmanagementsystem der UDE, finden Sie hier in unserer FAQ.

Hilfethemen

Was ist BIC Process Execution (BIC PE)?

BIC Process Execution (BIC PE)  ist das neue Workflowmanagementsystem der UDE. Es dient dazu die mit BIC Process Design definierten bzw. modellierten und veröffentlichen Prozesse als sogenannte Workflows ausführbar zu machen und allen Mitarbeitenden der UDE zur Verfügung zustellen. Die ausführbaren und teilautomatisierten Workflows ermöglichen so die software-gestützte Vorgangsbearbeitung.

Kontaktmöglichkeiten

Hier erhalten Sie alle Informationen, an wen Sie sich bei Fragen, Problemen oder Ideen wenden können.

An wen wende ich mich bei "fachlichen" Anfragen?

Ihre fachlichen Ansprechpersonen finden Sie als antragstellende oder vorgangsinitiierende Person im Startformular.

Grundsätzlich wenden Sie sich bei fachlichen Anfragen an Ihre Sachbearbeitung in der Verwaltung.

An wen wende ich mich bei "technischen" Anfragen?

Bei technischen Problemen (z. B. fehlerhafte Anzeigen im Workflow, Login funktioniert nicht, BIC PE zeigt eine Fehlermeldung an) können Sie sich an das Team WuP (Workflows und Prozesse) wenden. Öffnen Sie dazu hier ein neues Ticket. 

 

Screenshot des Zugangs zu BIC PE über das UDE-Selfcare-Portal

Zugang zu BIC PE

Hier erhalten Sie alle Antworten, die sich mit Fragen zum Einloggen, Ausloggen und zur Installation von BIC Process Execution beschäftigen.

Wo erhalte ich Zugriff auf BIC PE?

Zum Starten eines Workflows bzw. Vorgangs, nutzen Sei als Mitarbeitende der Universität Duisburg-Essen über das universitäre Selfcare-Portal. In der linken Navigationliste im Selfcare-Portal finden Sie unter "Services" den Punkt "Workflows". Von dort aus können Sie die für Sie verfügbaren Workflows starten und werden automatisiert durch den ausgewählten Workflow nach BIC Process Execution weitergeleitet. Eine Kurzanleitung zum Starten von Workflows aus dem Selfcare-Portal heraus finden sie hier.

Um direkt nach BIC Process Execution zu gelangen, um zum Beispiel Einsicht in Ihre Aufgaben zu erhalten und diese erledigen zu können, erreichen Sie das System mit ihrer ZIM-Kennung über diesen Link. 

Sie haben auch die Möglichkeit BIC Process Execution als ausführbare Anwendung auf Ihrem Computer-Desktop oder mobilen Endgerät einrichten zu können, um Ihren täglichen Zugang zum System zu erleichtern. Sehen Sie hierzu den Punkt "Was ist eine Progessive Web App (PWA)?" 

Wie logge ich mich direkt in BIC PE ein?

Nutzen Sie diesen Link  zu BIC Process Execution und melden sich über den Shibboleth-Login mit Ihren üblichen Daten ein (wie für das Selfcare-Portal auch).

Nachdem BIC Process Execution aufgerufen und der Login abgeschlossen wurde, werden Sie direkt zu Ihren Aufgaben weitergeleitet.

Sofern Sie keine aktiven Aufgaben haben, werden Sie nach dem Login zu den ProcessApps geleitet.

Zum Starten eines neuen Workflows, sehen Sie unter dem Punkt "Wie/Wo starte ich einen Workflow" nach

Wer hat Zugang zu BIC PE?

Nur Mitarbeitende der Universität Duisburg-Essen haben mit ihrer ZIM-Kennung direkten Zugriff auf das System.  

Externe oder anderweitige Angehörige der UDE erhalten unter Umständen je nach Workflow zu erledigende Aufgaben zugewiesen wie z. B. das Bereitstellen von Daten. Um diese als "externe Tasks" gekennzeichneten Aufgaben zu erledigen, ist jedoch kein direkter Zugriff auf das System notwendig. Stattdessen erhalten die entsprechenden Personen eine E-Mail mit einem speziellen Link zu der Aufgabe, die keine Anmeldung am System bedingt.

Wie/Wo starte ich einen Workflow?

Zum Starten eines Workflows bzw. Vorgangs, nutzen Sei als Mitarbeitende der Universität Duisburg-Essen über das universitäre Selfcare-Portal.

In der linken Navigationliste im Selfcare-Portal finden Sie unter "Services" den Punkt "Workflows".

Von dort aus können Sie die für Sie verfügbaren Workflows starten und werden automatisiert durch den ausgewählten Workflow nach BIC Process Execution weitergeleitet. 

Eine bebilderte Kurzanleitung zum Starten von Workflows aus dem Selfcare-Portal heraus finden sie hier.

Wie melde ich mich aus BIC PE ab (Ausloggen)?

Im Menü (linke, blaue Leiste) finden Sie unten die Funktion Abmelden. Durch Betätigen der Funktion werden Sie von der BIC Process Execution Applikation abgemeldet.

Kann ich BIC PE auch auf meinem Handy/Tablet benutzen?

Ja, BIC Process Execution bietet auch eine mobile Ansicht und ist auf allen Endgeräten verfügbar.

Die Anzeige für die mobile Ansicht ist optimiert und unterscheidet sich dahingehend leicht von der Desktop Version, gleicht ihr aber in der Bedienung.

Neben dem Zugriff über den Webbrowser können Sie BIC PE für einen schnellen Zugriff auch als Webapp installieren (sehen Sie hierzu den Punkt "Wie installiere ich BIC PE als PWA auf meinem Endgerät?")

Was ist eine Progressive Web App (PWA)?

Bei BIC Process Execution handelt es sich um eine sogenannte Progressive Web App (PWA).

Eine PWA ist eine Art Webanwendung, die sich wie eine native App (z. B. eine aus einem Store oder Softwarecenter heruntergeladene und installierte Software) verhält und viele ihrer Vorteile bietet, ohne dass sie aus einem App Store (oder dem UDE-Softwarecenter) installiert werden muss.

Sie funktioniert auf jeder Plattform mit modernen Webbrowsern und kann auf dem Startbildschirm eines Geräts installiert werden.

Wenn Sie BIC PE als PWA installieren möchten, sehen Sie unter dem Punkt "Wie installiere ich BIC PE auf meinem Endgerät?" nach.

Wie installiere ich BIC PE auf meinem Computer/Handy/Tablet? 

Sie können BIC Process Execution als Progressive Web App (PWA) auf Ihrem mobilen Endgerät, oder auf Ihrem Desktop Computer installieren. Dies ermöglicht Ihnen einen noch schnelleren Zugriff auf die Applikation und das Empfangen von Push Benachrichtigungen auf Ihren mobilen Endgeräten, auch wenn die Applikation geschlossen wurde (siehe hierzu auch "Was ist eine Progressive Web App".

Je nach Betriebssystem und Browser Ihres Endgeräts, kann sich der Prozess einer Google Chrome in Abhängigkeit ihres Endgeräts:

Mit welchem Browser für Desktop-Computer funktioniert BIC PE am besten?

Mit den Browsern Microsoft Edge, Google Chrome und Safari funktioniert BIC PE problemlos.

Bei der Nutzung des Browsers Firefox von Mozilla kommt es zu Problemen bei der Durchführung von Workflows, daher empfehlen wir einen anderen Browser einzusetzen.

Screenshot der Oberfläche von BIC Process Execution mit Nummern für die einzelnen Bereiche

Oberfläche von BIC PE

Hier erhalten Sie alle Antworten, die sich mit Fragen zur Oberfläche von BIC Process Execution befassen.

Wie ist die Oberfläche von BIC PE strukturiert?

Die Oberfläche von BIC Process Execution lässt sich in folgende drei Teile gliedern (sehen Sie zum Vergleich im Bild links die entsprechenden Nummern):

Was finde ich in der Kopfzeile? (1)

In der Kopfzeile (im Bild links mit Nr. 1 markiert)  wird Ihnen angezeigt, in welchem Bereich Sie sich gerade befinden.

Zusätzlich dazu finden sich dort einige grundlegende Funktionen, wie z. B. das Symbol zum Ein- bzw. Ausblenden des Menüs.

In der mobilen Ansicht finden Sie dort z. B. auch den Zurück-Pfeil, welcher Sie eine Ebene zurück navigieren lässt.

Was finde ich im Hauptbereich? (2)

Der Hauptbereich (im Bild links mit Nr. 2 markiert) stellt den zentralen Bereich dar, in dem Sie beispielsweise

  • Aufgaben bearbeiten,
  • Prozesse einsehen oder
  • den Fortschritt der Vorgänge überprüfen können.

Was finde ich an den Seitenrändern? (3 und 4)

Über die Seitenränder in BIC Process Execution (im Bild links mit Nr. 3 und 4 markiert) werden Ihnen Navigationselemente und Funktionen, wie beispielsweise das Menü, zur Bearbeitung bereitgestellt.

Diese Elemente sind standardmäßig ein- bzw. ausgeblendet in Abhängigkeit Ihrer aktuellen Bildschirmgröße, Zoom-Einstellungen sowie der Ebene, auf der Sie sich gerade befinden.

Wie kann ich durch BIC Process Execution navigieren? (3)

Grundlegend für die Navigation in Ihrer BIC Process Execution Anwendung ist das Menü. Sie finden dieses auf der linken Seite Ihres Bildschirmrands in Form einer Seitenleiste (im Bild links mit Nr. 3 markiert).

Über die Einträge des Hauptmenüs können Sie zu den Hauptbereichen von BIC Process Execution navigieren. Unter anderem finden Sie dort folgende Hauptbereiche:

Wo sehe ich meine Aufgaben oder die Gruppenaufgaben?

Wechseln Sie über das Menü (im Bild links mit Nr. 3 markiert) in den Abschnitt Aufgaben. Hier finden Sie eine Liste aller Aufgaben aus allen Vorgängen, welche aktuell für Sie als verantwortliche Person noch ausstehen.

Außerdem sehen Sie unter dem Reiter Gruppenaufgaben alle Aufgaben die für Sie als Mitglied einer Benutzergruppe relevant sein könnten. Hier können Sie die Aufgabe über das Dreipunkt-Menü übernehmen, sodass die jeweilige Aufgabe wieder unter Ihren persönlichen Aufgaben erscheint.

Neben dem Menüeintrag sehen Sie bereits die Anzahl an noch offenen Aufgaben, die Ihnen zugeordnet sind.

Wie ist die Aufgabenansicht strukturiert?

Im Hauptbereich (im Bild links mit Nr. 2 markiert) sehen Sie alle Ihre Aufgaben.

Unter dem Namen jeder Aufgabe sehen Sie den Namen des zugehörigen Vorgangs. In der zweiten Zeile des Eintrags wird angezeigt wann dieser erstellt wurde (Startdatum).

Außerdem sind dort das Fälligkeitsdatum der Aufgabe und der Status zu entnehmen, sofern diese in BIC Process Design definiert wurden. Wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, wird dies automatisch aktualisiert und am Eintrag kenntlich gemacht. Der Status der einzelnen Aufgaben wird mit den entsprechenden Beschriftungen

  • Fehler (Rot),
  • Überfällig (Orange),
  • Zu Tun (Grau) und
  • Fertig (Grün)

angezeigt.  

Was ist auf der rechten Seite unter Aufgaben zu sehen? (4)

Auf der rechten Seite des Aufgabenbereichs (im Bild links mit Nr. 4 markiert) können Sie Ihre Aufgaben nach ProcessApps (Sehen Sie hierzu auch "Was ist eine ProcessApp") filtern. Selektieren Sie die Facette ProcessApps, erscheinen die möglichen ProcessApps. Sobald Sie eine ProcessApp ausgewählt haben, werden nur die jeweiligen Aufgaben im Hauptbereich angezeigt.

Zusätzlich können Sie auf der rechten Seite des Aufgabenbereichs Ihre Aufgaben anhand vordefinierter Datumsbereichsoptionen filtern. Wählen Sie die Facette Fälligkeitsdatum aus, um die unterschiedlichen Datumsbereichsoptionen angezeigt zu bekommen. Sobald Sie einen der vordefinierten Datumsbereiche ausgewählt haben, wird Ihre Aufgabenliste aktualisiert. Es werden Ihnen nur die Aufgaben angezeigt, die innerhalb des gewählten Zeitrahmens fällig sind.

Was finde ich unter Meine Vorgänge?

In diesem Bereich werden Ihnen alle Vorgänge angezeigt, die Sie selbst erstellt haben und dadurch Ihr Ersteller sind.

Somit können Sie sich einen schnellen Überblick über den Fortschritt aller Vorgänge verschaffen, welche für Sie besonders relevant sind.

Wofür ist der Bereich ProcessApps?

Von GBTEC, dem Hersteller von BIC, war angedacht, Workflows eigentlich aus dem Bereich der ProcessApps zu starten. Um den vielfältigen Anforderungen unserer universitären Arbeit gerecht zu werden, werden bei uns Workflows aber aus dem Selfcare-Portal heraus gestartet. 

(Sehen Sie auch den Punkt "Was ist eine ProcessApp?")

Was ist eine ProcessApp?

Mit ProcessApp werden vom BIC-Hersteller GBTEC Workflows bezeichnet, also die ausführbaren und teilautomatisierten Prozesse, die Sie als UDE Mitarbeitende aus dem UDE-Selfcare-Portal heraus starten können.

Wo finde ich im System die Hilfe?

Klicken Sie im Menü in der linken Seitenleiste (im Bild links mit Nr. 3 markiert) auf das Fragezeichen, um die Hilfe zu öffnen. Hier können Sie die Benutzerdokumentation einsehen.

Screenshot von einem Urlaubsformular in BIC PE

Workflow-Bearbeitung

Hier erhalten Sie alle Antworten, die sich mit Fragen Rund um die allgemeine Durchführung von Workflows befassen. Im nächsten Abschnitt unter "Kurzanleitungen zum Download" finden Sie bebilderte Anleitungen zur Nutzung von BIC PE und den Workflow-Start über das Selfcare-Portal.

Was ist der Workflowkompass?

Der Workflowkompass regelt die Dienstwege für jede Organisationseinheit. Er zeigt, welche Schritte und Ansprechpersonen bei Anfragen oder Genehmigungen einzuhalten sind. So werden Prozesse effizient und korrekt abgewickelt.

Wann erhalte ich eine Benachrichtigung über eine (fällige) Aufgabe?

Jeden Montag wird eine Übersicht über alle offenen Aufgaben per E-Mail an die Nutzenden versendet.

An überfällige Aufgaben wird täglich per E-Mail erinnert.

Einzel- und Gruppenaufgaben erscheinen als Pop-up in BIC PE beim Einloggen, spätestens innerhalb von 24 Stunden, sofern die Aufgabe nicht bereits abgeschlossen wurde.

Am Wochenende erhalten Sie keine Benachrichtigungen.

Warum erhalte ich keine Push-Benachrichtigungen?

Nutzen Sie die Desktop-Version eines Browsers (PC, Laptop) müssen Sie ggf. für den Erhalt von Push-Benachrichtigungen diese in Ihrem Browser explizit erlauben. Je nachdem welchen Browser Sie einsetzen, finden Sie diese Einstellung an unterschiedlichen Stellen in Ihrem Browser. Sehen Sie daher in der Dokumentation Ihres Browsers nach, wo Sie Push-Benachrichtigungen einstellen könnnen:

Nutzen Sie ein mobiles Endgerät (Handy, Tablet) und nutzen Sie die Applikation über den Browser Ihres Endgeräts, müssen Sie auch hier die Benachrichtigungen erlauben. Bitte entnehmen Sie aus der Hilfe Ihrer jeweiligen Applikation bzw. Browser, wie Sie Benachrichtigungen aktivieren können.

Wie kann ich mir meinen Workflow anzeigen lassen?

Sie haben zwei Optionen, um sich Ihren Vorgang anzeigen zu lassen und zu bearbeiten:

  1. Unter „Meine Aufgaben“: Hier haben Sie eine größere Anzeige der jeweiligen Aufgabe
  2. Unter „Meine Vorgänge“: Hier sehen Sie alle Vorgänge und können darüber zur Vorgangsansicht navigieren, um sich die offene Aufgabe ein bisschen kleiner anzeigen zu lassen. Dafür haben Sie auf der linken Seite auch ihren gesamten Vorgang im Blick.

Warum gibt es keine Fortschrittsanzeige?

Es gibt noch keine Fortschrittsanzeige, weil BIC Process Execution dafür erst Referenzwerte benötigt. Sobald ein Workflow mehrmals verwendet wurde, gibt es Referenzwerte zum Fortschritt und dann auch eine entsprechende Fortschrittsanzeige.

Wie breche ich einen Vorgang ab?

Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie im oberen Bereich Ihres Formulars auf den Button/Regler „Vorgang abbrechen“. Dadurch werden die Formularfelder ausgeblendet und mit Klick auf „Erledigt“ ist der Vorgang abgebrochen. Die bisher eingegebenen Daten werden anschließend nach 24 Stunden aus dem System gelöscht.