Einführung BIC Process Execution
BIC Process Execution (BIC PE), das Workflowmanagementsystem für die Universität Duisburg-Essen
Mit dem Einführungsprojekt überführen wir unsere universitären Verwaltungsprozesse in automatisierte Workflows und leisten dabei auch einen wichtigen Beitrag zum Strategieprozess Verwaltung 2030 und dem EGovG. Dabei geht es nicht nur um die Einführung einer Software, sondern auch um die Verbesserung unserer Strukturen, der Datenlage sowie um den Kulturwandel hin zu einer prozessorientierten Verwaltung.
Erfolgreicher Projekt-Kick-off
Am 01.07.2024 wurde das Projekt erfolgreich gemeinsam mit dem Projektausschuss gestartet. Der Ausschuss wird einmal im Quartal tagen, um den Fortschritt zu überwachen und offene Fragen zu klären sowie die Beteiligung z. B. der Personalräte bei der Projektplanung und -durchführung sicherzustellen.
Projektsteckbrief
Auftraggeber: Thomas Lipke
Projektleitung: Barbara Schiller
News 15.07.2025
- Im Fokus der Projektumsetzung stehen derzeit die Schnittstellen zu verschiedenen Systemen, damit die sich in der operativen Entwicklung und sich im Pilotbetrieb befindenden Workflows bestmöglich unterstützt werden können
Zielsetzung und Aufgaben des Einführungsprojekts
Digitale Transformation der Universitätsverwaltung
Für die UDE ist BIC Process Execution das Werkzeug um Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und ausführbar zu machen. Dies dient dabei der Umsetzung des EGovG , dem Strategieprozess UDE Verwaltung 2030 und der Etablierung von stringenteren und effizienteren Prozessen als Workflows. Durch den Abbau von Medienbrüchen, der Orientierung an den Anforderungen der Kundengruppen und der gleichzeitigen Verbesserung der Prozesse wird somit eine Modernisierung der Verwaltung ermöglicht.
Nachvollziehbarkeit durch Einblick in Vorgänge und Standardisierung
Wir etablieren mit BIC Process Execution ein Workflowmanagementsystem, das für alle Nutzenden einen ort- und zeitunabhängigen Einblick in ihre Verwaltungsvorgänge ermöglicht und sie durch diese geleitet. Antragsteller:innen haben dadurch jederzeit die Möglichkeiten sich über das Voranschreitens ihres Vorgangs zu informieren. Einheitliche, standardisierte Workflows machen dabei das Vorgehen nachvollziehbar und eine Einarbeitung/Vertretung von Mitarbeiter:innen ist einfacher.
Entlastung der Sachbearbeitung durch Aufwandsreduzierung
Durch die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung soll der Aufwand je Vorgang verringert werden und dadurch die Sachbearbeitung entlastet werden. Gleichzeitig kann die Vorgangsbearbeitung schneller erfolgen, da die Nutzenden durch die Vorgänge geleitet werden und alle notwendigen Informationen vorliegen. Durch Formulare mit dynamische Feldern und Pflichtfeldern wird die Antragstellung erleichtert und die Qualität der Daten im Antrag verbessert. Dies ermöglicht somit auch eine Produktivitätssteigerung.
Projektaufgaben
Das Einführungsprojekt dient dazu die zukünftige Workflowerstellung und den Regelbetrieb sicherzustellen und das System an die Anforderungen der UDE anzupassen. Hierfür ist es notwendig Aspekte hinsichtlich
- Rechte-/Rollen,
- Datensicherung und -speicherung,
- Risiko- und Business Continuity-Management,
- Testverfahren,
- Anbindung an andere Systeme,
- uvm.
zu klären, zu konzeptualisiert sowie die technische Umsetzung in die Wege zu leiten und zu begleiten.
Das System und weitere Informationen
Das neue Workflowmanagementsystem der UDE BIC Process Execution (BIC PE)
Mit BIC Process Execution (BIC PE), dem Workflowmanagementsystem des Unternehmens GBTEC, steht der UDE ein leistungsfähiges Werkzeug für die Prozessdigitalisierung zur Verfügung. Durch das No-Code/Low-Code-System werden die Prozesse als Formulare visualisiert und notwendige Informationen verfügbar gemacht. Sie geben den Antragstellenden dadurch auch jederzeit einen Überblick über das Voranschreiten ihrer Vorgänge im arbeitsteiligen Antragsprozess.
Kennenlernen des Systems Vorgänge bzw. Workflows starten
Neue Vorgänge bzw. Workflows (wie z. B. Lehrauftrag erteilen) werden zukünftig im Bereich Workflows des Selfcare-Portals der UDE gestartet. Schon jetzt können allerdings alle Mitarbeitende der UDE im Selfcare-Portal an einem Schnitzeljagd-Workflow teilnehmen, um die Funktionen von BIC PE selbstständig ausprobieren und so das neue System kennen lernen zu können.
Videoaufzeichnung Anschauungsbeispiel
Lernen Sie unser neues Workflowsmanagementsystem BIC Process Execution im Rahmen eines Videobeispiels näher kennen. Hierbei stellt das Workflow-und-Prozesse-Team des DTAC das neue System anhand verschiedener Beispiel-Workflows vor. Für den Zugang zum Video müssen Sie sich im Intranet der UDE befinden.
Beitrag zum UDE-StrategieprozessUDE Verwaltung 2030 & UDEVerwaltung2030#LEBEN
Im Strategieprozess UDE Verwaltung 2030 wurde das Handlungsfeld Prozessoptimierung als zentral für die Schaffung einer zukunftssicheren Verwaltung herausgearbeitet und das folgende strategische Ziel formuliert:
„Wir richten unsere Prozesse an den Anforderungen unserer Kundengruppen aus und berücksichtigen die Erfordernisse der Digitalen Transformation.“
Seit Januar 2024 werden im Rahmen von UDEVerwaltung2030#LEBEN sieben Maßnahmen bzw. Projekte zur Erreichung des Ziels durch die Optimierung der administrativen Unterstützungsprozesse durchgeführt. Das Einführungsprojekt von BIC Process Execution ist ein zentraler Teil. Es ist inhaltlich eng verknüpft mit den anderen prozessfokussierten Maßnahmen, um unserer Universität den Prozessgedanken einzupflanzen.