Stellenausschreibung

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Einsatzort

Essen

Einsatzbereich

Fakultät Chemie, Fachgebiet Technische Chemie II

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d, Nr. 092-25)
Entgeltgruppe 9a TV-L

Die Arbeitsgruppe Technische Chemie II erforscht innovative Materialien und Technologien für die Wasserforschung. Ein Schwerpunkt liegt auf Membranen, die in der Wasseraufbereitung, in Energieanwendungen sowie in der Medizintechnik eingesetzt werden können.

Besetzungszeitpunkt

nächstmöglich

Vertragsdauer

unbefristet

Arbeitszeit

19 Std. 55 Min. (50 %)

Ihre Aufgabenschwerpunkte

In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabenspektrum, bei dem Sie aktiv zum Erfolg einer neuen Arbeitsgruppe beitragen:

Administrative Projektkoordination: Sie steuern Projekte in enger Zusammenarbeit mit dem/der Professor/in und den Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe, prüfen Berichte und behalten den Überblick über die Ressourcennutzung.
Mittelbewirtschaftung: Sie übernehmen die Organisation und Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln. Dabei kalkulieren Sie Ausgaben, veranlassen Umbuchungen und Umwidmungen, überwachen Konten mit SAP, und sorgen für eine reibungslose Rechnungslegung, Projektabrechnung und Dokumentation.
Beschaffungsprozesse: Sie stellen sicher, dass alle Beschaffungsprozesse (Bestellungen, Prüfung der Lieferscheine, Bearbeitung von Rechnungen und Kontierung) effizient und termingerecht abgewickelt werden.
Unterstützung bei Personalangelegenheiten: Sie sind Ansprechpartner/in für die Beantragung von Personalmaßnahmen, verwalten Personallisten und begleiten die Anstellung inklusive der Vorbereitung und Organisation relevanter Unterlagen. Sie stehen (internationalen) Studierenden, Promovierenden und Gastwissenschaftler/innen unterstützend zur Seite.
Vielseitige Sekretariats- und Organisationsaufgaben: Sie sind verantwortlich für Terminkoordination, Dienstreiseplanung, Reisekostenabrechnung und Korrespondenz. Sie unterstützen bei der Organisation von Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen. Sie verwalten und veröffentlichen bereitgestellte Inhalte auf der Homepage sowie auf weiteren Internet- und Social-Media-Auftritten.
Unterstützung im Studien- und Prüfungsmanagement: Sie koordinieren studienbezogene Prozesse und sorgen dafür, dass Prüfungsangelegenheiten reibungslos abgewickelt werden können.
Gestaltung einer positiven Teamkultur und effizienter Arbeitsabläufe: Sie tragen aktiv dazu bei, eine offene, motivierende und wertschätzende Atmosphäre im Team zu schaffen, und unterstützen beim Aufbau sowie der Strukturierung der Arbeitsgruppe. Dabei gestalten Sie effiziente Arbeitsabläufe, die den Erfolg des Teams nachhaltig fördern.

Ihr Profil

Diese Qualifikationen und Fähigkeiten machen Sie zur idealen Ergänzung des Teams:

Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte:r für Bürokommunikation bzw. als staatlich geprüfte:r Sekretär:in – oder gleichwertige Berufserfahrung
Erfahrung mit den Vorschriften und Prozessen der Hochschulorganisation und -verwaltung
Grundkenntnisse der rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. im Steuer- oder Arbeitsrecht)
Kenntnisse im Umgang mit SAP oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
Routinierter Umgang mit modernen Kommunikations- und Textverarbeitungssystemen (z. B. MS Office)
Kommunikationsstärke, Organisationstalent sowie eine eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
Sie zeichnen sich durch Ihre Fähigkeit aus, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Lösungen souverän umzusetzen
Gute Englischkenntnisse, die Sie sicher in der täglichen Arbeit anwenden können
Begeisterung für den Aufbau eines neuen Teams und Freude an kreativen Lösungen runden Ihr Profil ab

Sie erwartet

In dieser Position erwartet Sie ein Arbeitsumfeld, das durch Abwechslung, Gestaltungsfreiheit und ein kollegiales Miteinander geprägt ist, sowie:

Vielseitiges Aufgabenfeld in einem inspirierenden Hochschulumfeld, in dem Ihre Eigeninitiative und kreativen Lösungen geschätzt werden
Möglichkeit, aktiv am Aufbau eines neuen Teams mitzuwirken und Ihre Ideen einzubringen.
Flexible Arbeitszeiten (GLAZ) und die Möglichkeit von Homeoffice
Wertschätzendes und kollegiales Arbeitsklima in einem dynamischen und innovativen Team
Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
Sicheres und unbefristet Arbeitsverhältnis mit Vergütung gemäß den geltenden Tarifverträgen
eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Bewerbungsfrist

2025-04-11

Kennziffer

092-25

Bewerbung

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Informationen zur Stelle

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Tobias Kallweit (Telefon +49 201 183 3066 E-Mail: tobias.kallweit@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Indra Guldner (Telefon 0201 1836715, E-Mail: indra.guldner@uni-due.de).

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:

https://www.uni-due.de/tech2chem/index.php

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity). Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.

Offen im Denken

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Weitere Informationen

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern.
www.uni-due.de/diversity

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.

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