Eine Einarbeitung ist erfolgreich, wenn es der Führungskraft gelingt, verschiedene Perspektiven des Arbeitsplatzes UDE zu beleuchten und Möglichkeiten zu finden, diese Informationen den neuen Beschäftigten näher zu bringen. Der Einführungsprozess wird in starkem Maße auch von den Erwartungen der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters mitbestimmt. Was neue Kolleg:innen interessiert, ist bspw.:

  • Wer macht hier was?
  • Was ist mein Anteil daran? / Wie bin ich in das Team eingeordnet?
  • Wie stehen die einzelnen Aufgabenbereiche miteinander in Verbindung?
  • Mit welchen Kolleginnen und Kollegen werde ich direkt zusammenarbeiten?
  • Wem werde ich direkt zuarbeiten?
  • Wo gibt es Schnittstellen oder Abhängigkeiten zu anderen Bereichen?
  • Gibt es regelmäßige Besprechungen (Teambesprechungen, jour fixes etc.)?
  • Wie ist die Dokumentenablage geregelt? (gemeinsames Laufwerk, dezentrale Registratur etc.)

Die UDE als Organisation                                                          

Neue Beschäftigte möchten sich in der UDE orientieren können. Dazu benötigen sie Angaben zu Aufgaben, Ausrichtung und Schwerpunkten der UDE. Eine Zusammenstellung solcher Informationen bietet neuen Beschäftigten die Seite „Neu an der Uni? Herzlich Willkommen!“. Auch die Startseite der UDE ermöglicht unter „Universität“ einen schnellen Zugriff auf Orientierungshilfen:

Ude Organisation Grafik

Zur Einführung neuer Beschäftigter hält die Personalentwicklung Inhalte für eine Mappe zum Download bereit, in der viele Regelungen, die die UDE für sich und ihre Beschäftigten (Gleitzeit, Pausenregelung, Krankmeldung, Urlaub, Dienstreisen, Beihilfe etc.) gefasst hat, gesammelt sind. Führungskräften können diese Informationen zur Einarbeitung nutzen und um entsprechende eigene Inhalte ergänzen.

Die übertragenen Aufgaben                                                     

Konkretes über die zukünftigen Arbeitsbereiche könnten die neuen Beschäftigten zwar ihrer Arbeitsplatzbeschreibung (und auch dem Geschäftsverteilungsplan im Internet) entnehmen, damit die Gestaltung der Aufgaben jedoch im Sinne der/des Vorgesetzten erfolgt, werden Führungskräfte die übertragenen Aufgaben mit der/dem neuen Beschäftigten besprechen und bei Fragen als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner zur Verfügung stehen oder Ansprechpartner:innen im Team benennen. Die fachliche Einarbeitung können und sollten Führungskräften aber den Beschäftigen ihrer Abteilung übertragen, die diese Tätigkeiten ebenfalls ausüben. 

Das Team: Soziale Integration                                                  

Der alltägliche Umgang erfolgt in erster Linie über soziale Kontakte. Dabei tauschen Kolleg:innen nicht nur fachliche Informationen aus, sie teilen dem Anderen immer etwas Persönliches mit. Ein Rückzug auf ausschließlich fachliche Belange ist deshalb kaum möglich. Somit stellt die soziale Integration einen wichtigen Faktor dar bei der Kommunikation mit Kollegen, Vorgesetzten und Gremienvertretern. Erst wenn der/die Beschäftigte auch seine/ihre persönliche Rolle gefunden hat und als Teil der Gemeinschaft akzeptiert wird, kann von einer erfolgreichen sozialen Integration gesprochen werden. Fehlt diese Integration, so zeigen Forschungen zudem, dass Psyche und Körper unter der Abwesenheit von Sozialkontakten leiden. Führungskräfte und Kolleg:innen sollten den/die Neue:n nicht nur als Arbeitskraft schätzen, sondern auch als Person. Daher sind die Neuen besonders zu Beginn einer Beschäftigung in das tägliche Miteinander einzubeziehen:

  • gemeinsame Mittagspausen
  • Erklärung und Hinweis auf formelle und informelle Regeln
  • Einladung zu gemeinsamen Aktionen (Betriebsausflüge, etc.)
  • Hinweise über Besonderheiten zum Umgang mit anderen Bereichen
  • Erläuterung interner Informationswege
  • Hinzuziehen zu (auch nicht „notwendigen“) Besprechungen / Terminen

Die neuen Kolleg:innen bringen neue Erfahrungen und Sichtweisen ein und sollten als Bereicherung gesehen und angenommen werden. Mit ihrer Sicht „von außen“ können neue/-n Kollegen einen anderen Blickwinkel einnehmen und das Team kann von dieser Sichtweise profitieren.

Im Rahmen der sozialen Integration kann es sehr hilfreich sein, der/dem Neuen eine „Startbegleitung“ zur Seite zu stellen, der/ dem es gelingt, sich in die Situation der/des Neuen hineinzuversetzen. Diese Rolle wird im Folgendem näher beschrieben.

Einarbeitung bedeutet i.d.R. zunächst einen zusätzlichen Aufwand für Führungskräfte, die Verantwortung für die neuen Beschäftigten übernehmen:

  • Sie legen die Aufgabenverteilung innerhalb ihres Verantwortungsbereiches fest.
  • Sie bestimmen das Arbeitsumfeld, in dem der neue Mitarbeiter sich bewegt.
  • Sie setzen Ziele und verfolgen deren Erreichung.
  • Sie vereinbaren Maßnahmen/Meilensteine im Rahmen der Einarbeitungsphase.
  • Sie geben Hilfestellungen und beobachten die Entwicklungsschritte.
  • Sie beobachten das Umfeld, wie der neue Mitarbeiter mit den Kollegen zurechtkommt.
  • Sie sind Coach und disziplinarischer Vorgesetzter.
  • Sie treffen am Ende der Probezeit eine Entscheidung, ob das Arbeitsverhältnis fortgesetzt wird.
  • Sie besprechen die weitere Entwicklung mit der/dem Beschäftigten.

Die konkrete Einarbeitung kann eine Führungskraft i. d. R. nicht selbst übernehmen, sondern sie wird wesentliche Teile an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die/der mit der alltäglichen Durchführung der Aufgaben betraut ist, delegieren und dann den Einarbeitungsprozess kontinuierlich begleiten. Bei der Auswahl dieser Startbegleitung ist selbstverständlich, dass diese fachlich und persönlich geeignet sind, vor allem weil es auch um die soziale Integration in das Team geht. Die Rolle der Startbegleitung sollte auf freiwilliger Basis und im Rahmen freier Ressourcen übernommen werden. Fähigkeiten die eine gute Startbegleitung haben sollte:

  • Offenheit, Aufgeschlossenheit
  • Kontaktfreudigkeit und Kommunikationsfähigkeit
  • Gute Vernetzung innerhalb des Teams sowie der Hochschule
  • Gelassenheit und Belastbarkeit

Aufgaben der Startbegleitung sind z. B.:

  • Förderung der sozialen Integration in das Team
  • Unterstützung bei der Orientierung an der Universität Duisburg-Essen
  • Erläuterung der formellen und informellen Regeln
  • Einführung in die „Kultur“, also eine Vermittlung von Werten, welche den Entscheidungen, Handlungen und dem Verhalten der Mitglieder der UDE prägen.

Führungskräfte sollten mit der Startbegleitung einen Einarbeitungsplan abstimmen, in dem festgelegt ist, wie die Aufgaben und die Verantwortung bei der Einarbeitung verteilt sind. In vielen Fällen kann es empfehlenswert sein, die fachliche Einarbeitung und die allgemeine Integration in das Team/ die Organisation zu trennen, denn die fachliche Einarbeitung sollten Führungskräfte den Beschäftigten ihrer Abteilung übertragen, die diese Tätigkeiten ebenfalls ausüben.