Tipps für Vorgesetzte
Die Universität Duisburg-Essen bietet ihren Beschäftigten überall dort Home-Office an, wo es möglich ist. Von wenigen Funktionen, die eine Anwesenheit vor Ort erfordern, abgesehen, können die weitaus meisten Aufgaben im Home-Office bearbeitet werden.
Dies gilt auch für die Einarbeitung neuer Kolleg:innen: Führungskräfte müssen sowohl in Präsenz, als auch - unter den veränderten Bedingungen durch das Homeoffice - freundlich anleiten. So können sie die Motivation „der Neuen“ nutzen und eine Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit schaffen. Dazu sind die ersten Tage besonders wichtig.
Vor dem ersten Arbeitstag: Passende Infrastruktur im Büro und für das Home-Office schaffen
Ohne die passende technische Ausrüstung gestalten sich Büroalltag und Home-Office schwierig. Organisatorische Rahmenbedingungen sind hier aufgelistet. Es muss aber auch (spätestens nach Beendigung der Probezeit und nach Genehmigung des Antrags auf Home-Office) sichergestellt sein, dass für die neue Mitarbeiterin/ den neuen Mitarbeiter ein Laptop mit VPN-Zugang und mit eingebauter oder separater Kamera und Mikrofon zur Verfügung gestellt wird, auf dem alle wichtigen Standard- und abteilungsspezifischen Programme installiert sind. An der UDE ist eine persönliche Übergabe des Laptops unerlässlich, da der VPN-Zugang i.d.R. nur funktioniert, wenn einmal eine Anmeldung mit den persönlichen Zugangsdaten im Netz per LAN-Verbindung hergestellt wurde.
Integration ins Team gestalten
Bereiten Sie das Team auf neue Kollegen vor. Teamaktivitäten wie bspw. eine gemeinsame Mittagspause oder „Pläuschchen“ in der Teeküche fallen in Zeiten, in denen viele im Homeoffice arbeiten, weg. Die Integration der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters muss dadurch aber nicht erheblich gestört werden. Hier sind einige Tipps, die helfen, diese Schwierigkeiten aufzufangen und die neuen Mitarbeiter:innen auch aus der Ferne gut ins Boot zu holen:
Startbegleitung
Für die soziale Integration kann es sehr hilfreich sein, der/dem Neuen eine "Startbegleitung" zur Seite zu stellen. An diese:n kann sie/er sich jederzeit bei Fragen wenden und sich beispielsweise formelle und informellen Regeln erläutern lassen. Dabei ist es sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen wie etwa den Zeitpunkt und die Dauer für einen regelmäßigen Austausch zu fixieren, die am besten per Videochat stattfinden. Ein täglicher Anruf der Startbegleitung, wie es dem neuen Kollegen geht, ist Pflicht – abseits von allem Operativem.
Einzelne Mitglieder des Teams kennenlernen
In den ersten Tagen gibt es normalerweise einen Rundgang durch die Abteilung, bei dem die/der Neue die einzelnen Teammitglieder kennenlernen kann. Um diese Vorstellungsrunde zu ersetzen ist es hilfreich, wenn die Teammitglieder die/den Neuen per Video oder Telefon kontaktieren. Das erleichtert das Einordnen der verschiedenen Mitarbeiter:innen und kann ebenso ein Gefühl des freundlichen Ankommens vermitteln.
Kollegiale Kommunikation im digitalen Raum
Die Dynamik des Teams wird sich auch in den Online-Meetings und Chats widerspiegeln und dem neuen Beschäftigten so ein Gefühl für das Team vermitteln. Auch virtuell gibt es zahlreiche Möglichkeiten zum kollegialen Austausch.
Wichtig für Führungskräfte: Neben dem Fokus auf die Arbeit sollten auch das Zwischenmenschliche und der Humor nicht zu kurz kommen. Tipp: Beiträge gerne mit Smileys oder GIFs aufhübschen – hier aber bitte nicht übertreiben und authentisch bleiben.
Neu an der Uni….
Für neue Mitarbeiter:innen ist die Universität mit den verschiedenen Gremien, der Organisation und unterschiedlichsten Ansprechpartner „das unbekannte Wesen“. Hilfreich sind an dieser Stelle die die Seite "Neu an der Uni?". Sie ersetzt zwar nicht ganz die Begrüßungsveranstaltung, die Webseite kann aber neue Beschäftigte mit einer Fülle an neuen Informationen versorgen. Die Inhalte kann man ebenfalls sehr gut per Videokonferenz mit den Kolleg:innen, der Startbegleitung oder der/dem Vorgesetzten besprechen.
Interessant für alle Beschäftigten ist in dieser aktuellen Situation auch die Seite des betrieblichen Gesundheitsmanagements mit wertvollen Tipps zum Gelingen von Homeoffice.
Mitarbeitergespräche
Die Kommunikation ist das wichtigste Instrument von Führungskräften. Sie vermitteln ihren Mitarbeiter:innen, was es zu tun gilt und außerdem, wie zufrieden sie mit ihrer Leistung sind. Besonders wichtig sind
- das Begrüßungsgespräch
- zwei Feedback-Gespräche
- das Probezeitgespräch
Am besten vermitteln Führungskräfte in Zeiten des Social Distancings Feedback via Videochat, allein schon, um die Mimik des Gegenübers besser wahrzunehmen. Diese Gespräche dienen der Rückkoppelung für beide Seiten: Die Führungskraft kann etwas über den Stand der Einarbeitung und die Befindlichkeit während der Einarbeitung erfahren und die neue Mitarbeiterin/der neue Mitarbeiter kann in Ruhe Fragen stellen.
In Ausnahmesituationen wie der derzeitigen ist eines besonders wichtig: Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter:innen zu haben und den neuen Kolleg:innen, trotz erschwerter Bedingungen den Einstieg so leicht wie möglich zu machen.
Kommunikation per E-Mail
Home-Office hat auch dazu geführt, dass mehr E-Mails in den elektronischen Postkörben von Beschäftigten landen. Viel häufiger als früher ist dies die bevorzugte Kommunikationsform, beliebt ist es auch, viele Personen in CC zu setzten.
Die AG „Zukunft der Arbeit“ hat für die Kolleg:innen einen E-Mail-Knigge erarbeitet, um mit einheitlichen Regeln die Flut einzudämmen.
Digital fortbilden
Damit die neuen Mitarbeiter sich nötiges Wissen aneignen oder vertiefen können, sind E-Learning-Angebote in der aktuellen Lage eine sehr gute Hilfe. Hier bieten einige Veranstalter Selbstlernangebote, die auf den Seiten der Personalentwicklung zusammengestellt wurden.