Grundsätzlich gelten bei Dienstreisen die Prinzipien Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Klimaschutz.

Bei der Wahl der Verkehrsmittel sollten im In- und Ausland möglichst der ÖPNV und die Bahn bevorzugt werden.

• Innerhalb Deutschlands und in Ländern, die an Deutschland angrenzen, sollte aus Klimaschutzgründen die Bahn genutzt werden.

• Bei Fahrten über zwei Stunden (inkl. Umsteigezeit) darf die 1. Klasse genutzt werden.

• Sitzplatzreservierungen werden erstattet.

• Die Erstattung einer BahnCard ist möglich, wenn die Kosten der BahnCard eingespart werden.

• Die Nutzung eines Privat-PKW ist nur möglich, wenn kein Dienstfahrzeug (s. hier) zur Verfügung steht.

• Es ist die kürzeste verkehrsübliche Strecke zu wählen.

• Bei PKW-Nutzung werden 35 Cent/km erstattet (Erstattung i.d.R. ab Wohnort).

• Muss dienstlich notwendig sein, das bedeutet zum Beispiel

  • wenn regelmäßige Verkehrsmittel nichtgenutzt werden können oder

  • wenn ein Dienst-Kfz. (s. hier) nicht zur Verfügung steht und keine regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittelgenutzt werden können oder

  • wenn durch die Benutzung keine höheren Kosten entstehen.

• Nebenkosten (z.B. Kraftstoff, Parkgebühren, Mautgebühren etc.) werden erstattet.

Bei der Reisekostenabrechnung ist eine entsprechende Begründung unbedingt erforderlich.

• Bei Reisen in Deutschland und angrenzenden Ländern aus Umweltschutzgründen nur im absoluten Ausnahmefall.

• Die Flugreise muss vorher genehmigt worden sein, und bei der Abrechnung muss eine Begründung angegeben werden:

  • Termin kann ohne Flug nichtwahrgenommen werden oder

  • gegenüber der Bahnreise entsteht ein Arbeitszeitgewinn von mindestens einem Arbeitstag oder

  • Ziel ist mit der Bahn nicht erreichbar.

• Grundsätzlich darf nur die niedrigste buchbare Klasse genutzt werden. Ab einer reinen Flugzeit von über 5 Stunden kann die nächsthöhere Klasse, maximal Business Class, gebucht werden.

• Taxi kann im In- und Ausland nur genutzt werden, wenn

  • auf dem Hin-/Rückweg ein Zug mit Zugbindung nicht rechtzeitig erreichbar wäre oder

  • mehrere Dienstgeschäfte verbunden werden oder

  • Fahrten zwischen 22 und 6 Uhr notwendig sind oder

  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht (rechtzeitig)zur Verfügung stehen oder

  • keine höheren Kosten entstehen, z.B. mehrere Personen im Taxi, oder

  • eine Schwerbehinderung mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 und einem bestimmten Merkzeichen vorliegt.

Bei der Reisekostenabrechnung ist eine entsprechende Begründung unbedingt erforderlich.

• Hotelrechnung ist immer auf die UDE auszustellen.

• Hotelkosten Inland:

  • Grundsätzlich bis max. 80 EUR/Nacht für die reine Übernachtung ohne Frühstück. Bei höheren Übernachtungskosten ist eine Begründungerforderlich (z.B. Tagungshotel vorgegeben, Messezeiten und keine Alternative etc.).

  • Frühstückskosten sind bis zu 12 EUR zulässig und auf der Rechnung gesondert auszuweisen.

• Bei Hotelkosten im Ausland variiert die Maximalhöhe ohne Frühstück je nach Land, siehe hier.

• Partnerhotellisten mit günstigeren Preisen finden Sie hier.

• Die „City Tax“ entfällt häufig bei der Angabe „Dienstreise“ im Hotel.

• Bei Übernachtungen ohne Nachweis werden Kosten pauschalmit 20 Euro/Nacht im Inland (max. 14 Tage) und 30 Euro/Nacht im Ausland übernommen.

• Bei mehrtätigen Aufenthalten ist eine zusätzliche Übernachtung zulässig, wenn eine Abfahrt vor 6 Uhr oder eine Ankunft nach 22 Uhr notwendig wäre.

• Verpflegung wird nach pauschalen Tagegeldsätzen erstattet, die je nach Zielland variieren, z.B. innerhalb Deutschlands 24 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.

• Werden Mahlzeiten zur Verfügung gestellt (z.B. durch Hotel/Tagung/Flug etc.), wird der Tagegeldsatz gekürzt.

• Bei Dienstreisen von über 14 Tagen Dauer wird das Tagegeld im Inland um 50% und im Ausland um 10%gekürzt.

• Bei wechselnden Orten im Ausland immer konkrete Aufenthaltsdaten angeben, da es wechselnde Tagegeldhöhen gibt.

• Konkrete Verpflegungskosten (z.B. Belege für Essensauslagen und Verpflegung allgemein wie Supermarkt, Restaurant etc.) werden nicht erstattet.