Dienstgespräche im digitalen Raum
Standup-Meetings
Die Teilnahme an virtuellen Standup-Meetings ist im Gegensatz zur virtuellen Teeküche verbindlich, da hier der fachliche Austausch im Fokus steht.
Die Meetings werden zu Beginn und zum Abschluss der Arbeitswoche durchgeführt. Für das Gelingen dieses Formats ist die Einhaltung der Gesprächsdisziplin entscheidend. Weiterführende Diskussionen und informelle Gespräche sind auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.
Jedes Teammitglied kommt zu Wort und bereitet vor dem Wochenstart-Meeting Antworten auf folgende Fragen vor:
- Was für Arbeitsaufgaben nehme ich mir für diese Woche vor?
- Was brauche ich, um meine Wochenziele zu erreichen?
Für das Wochenabschlussmeeting sind folgende Fragen leitend:
- Was habe ich in dieser Woche erreicht?
- Was hat meine Arbeit erschwert?
Standup-Meetings werden durch eine:n Moderator:in geleitet.
Die Rolle kann von jedem Teammitglied abwechselnd übernommen werden. Der Vorteil dieses Formats liegt in der Konzentration auf wenigen Leitfragen und der bewussten Planung bzw. Reflexion der Arbeitswoche. Dies hilft jedem Teammitglied ihre/seine Arbeit besser zu strukturieren, alle weiteren Teammitglieder auf dem aktuellen Stand der eigenen Arbeit bzw. der gemeinsamen Projektarbeit zu halten und so etwaigen Abstimmungsschwierigkeiten in der Arbeitsorganisation zu begegnen.
Tägliche Kurzmeetings
Anknüpfend an Standup-Meetings können in Teams auch tägliche Kurzmeetings im
digitalen Raum stattfinden. Diese müssen nicht ausschließlich dem formellen Austausch dienen. Wichtig ist allerdings, dass ein:e Moderator:in darauf achtet, dass ein fester Zeitrahmen (z.B. 15 Minuten) eingehalten wird und alle Teilnehmer:innen zu Wort kommen.
Leitfragen für dieses Gesprächsformat können sein:
- Woran arbeite ich gerade?
- Was habe ich mir für heute vorgenommen?
- Welche Information ist besonders wichtig, die ich mit dem Team teilen möchte?
Wöchentliche Teammeetings
Wenn sich aus Zeitgründen tägliche Kurzmeetings nicht realisieren lassen, kann alternativ ein längeres wöchentliches Teammeeting stattfinden.
Wöchentliche Teammeetings wurden in vielen Organisationseinheiten bereits vor Beginn der COVID-19-Pandemie und den damit verbundenen Einschränkungen des Präsenzbetriebes durchgeführt. Sie können nahezu unverändert in den digitalen Raum verlagert werden.
Allerdings sind hier ─ wie auch bei den anderen Formaten ─ die nachfolgenden Hinweise zur Umsetzung zu beachten.
Tipps für die Durchführung
Für die Teilnahme an kollegialen Gesprächen im virtuellen Raum gelten im Wesentlichen die Empfehlungen für Teilnehmer:innen zur Teilnahme an Online-Seminaren, diese finden Sie hier.
Geeignete Videokonferenzplattformen
Zur Auswahl stehen derzeit mehrere an der UDE eingesetzte Videokonferenzplattformen. Eine Übersicht mit weiteren Informationen des ZIM finden Sie hier. Empfohlen wird für reguläre dienstliche Gespräche die Nutzung von Zoom oder BigBlueButton. Bei vertraulichen Gesprächsinhalten sollte die On-Premise-Variante von Zoom mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung genutzt werden. Für Gespräche über Gesundheitsdaten, biometrische Daten und ähnlich sensible Informationen eignen sich am besten das persönliche Gespräch oder ein Telefonat.