Kommunikationsleitlinie
Kommunikationsinhalte oder Nachrichten ergeben sich in der Regel immer anlassbezogen, sowohl auf der dienstlichen, als auch auf der informellen Ebene. Transportiert werden können Gesprächsinhalte durch verschiedene Kommunikationskanäle unter dem Einsatz unterschiedlicher Instrumente. Die „richtige“ Wahl für einen Kommunikationskanal und einem Instrument ergibt sich auf der einen Seite durch den Gesprächsanlass und auf der anderen Seite durch den Schutzbedarf der Gesprächsinhalte, bzw. der zu verarbeitenden Daten.
Die Differenzierung unterschiedlicher Schutzbedarfe ist in erster Linie für die digitale Kommunikation und den Einsatz von Chat- und Videokonferenzplattformen relevant, also dort wo Daten verarbeitet und gespeichert werden. Abstufen lässt sich zwischen folgenden Schutzbedarfen:
- sehr hoher Schutzbedarf: Austausch über sensible personenbezogene Daten (z. B.: Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinung, sexuelle Orientierung, biometrische Daten)
- hoher Schutzbedarf: Austausch über soziale Verhältnisse, Prüfungen, Austausch über Beschäftigungsverhältnisse, Austausch über wissenschaftliche Daten
- normaler Schutzbedarf: Austausch über allgemeine dienstliche Belange, Daten zu Lehrveranstaltungen, Austausch über für Dritte nicht interpretierbare wissenschaftliche Daten
- geringer Schutzbedarf: kollegialer Austausch, Austausch über öffentliche oder allgemein zugängliche Sachverhalte
Die folgende Matrix dient als Hilfestellung für konkrete Gesprächsanlässe und Empfehlung für die Auswahl von Kommunikationskanälen und Instrumenten und Bewertung der Schutzbedarfe.
Regeln zur Nutzung der Tools und zur Zusammenarbeit
Spielregeln im Umgang miteinander Zusammenarbeit
Zum guten Umgang miteinander ist es manchmal hilfreich, sich auf „Spielregeln“ zu einigen, die die Kommunikation und den Austausch untereinander betreffen. Das gilt nicht nur für virtuelle Meetings, sondern genauso für Meetings in Präsenz. Hier finden Sie einige Beispiele:
- Wir suchen nach Lösungen, nicht nach Schuldigen.
- Wir sind pünktlich.
- Wir lassen den anderen ausreden.
- Keine Sitzung ohne Agenda, angemessene Vorbereitung und (zeitnahes) Ergebnisprotokoll.
- Bei Sitzungen ist die Nutzung von Handys etc. nicht erwünscht.
- Wir lassen die Kamera an, soweit es die Technik zulässt.
- Wir nutzen den Chat nach Absprache.
- Wir sind und bleiben bei der Sache und bearbeiten nicht parallel andere Vorgänge oder beantworten Mails.
Weitere Möglichkeiten, wie die Zusammenarbeit virtuell gestaltet werden kann, finden Sie unter https://www.uni-due.de/pe/kommunikation
Regeln im Umgang mit den verschiedenen Tools
Die Geschäftsordnung der Zentralverwaltung regelt sowohl die telefonische Erreichbarkeit als auch die per Mail.
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Bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz, die länger als einen Arbeitstag andauert, ist ein Anrufbeantworter einzuschalten oder eine Rufumleitung einzurichten. Gleichzeitig ist der Abwesenheitsassistent des verwendeten E-Mail-Programms zu aktivieren. Eine Nachricht über die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit und gegebenenfalls eine Vertretung ist zu hinterlegen.
- E-Mails sind in der Regel täglich und auch wieder per E-Mail zu bearbeiten.
Zusätzlich und unabhängig von der Geschäftsordnung hat der Kanzler angewiesen, dass
- zur telefonischen Erreichbarkeit alle Mitarbeiter:innen an ihren PC-Arbeitsplätze mit Open Touch Conversation ausgestattet sein müssen, damit auch beim mobilen Arbeiten eine Weiterleitung eingerichtet oder entfernt werden kann und
- alle E-Mails mit einer elektronischen Signatur versendet werden.
Weitere Regeln im Umgang mit den verschiedenen Tools legen die Dezernate und Sachgebiete selbst fest. Hier ist es sinnvoll, in der jeweils betroffenen Gruppe über das Thema zu sprechen gegenseitige Erwartungen sowohl bei der formellen als auch bei der informellen Zusammenarbeit festzulegen. Sollte z.B. bei den E-Mails die Funktion „wichtig“ genutzt werden, um eine schnelle Rückmeldung zu erreichen? Wie wird im Chat die Statusfunktion genutzt? Hier ist immer die Frage zu beantworten, ob die jeweilige Funktionalität die Zusammenarbeit wirklich erleichtert oder sie erschwert, weil die Mitarbeiter:innen zu lange darüber nachdenken, was diese eigentlich bedeutet.