Videokonferenz-Knigge

Vor der Videokonferenz

Bereiten Sie eine Tagesordnung für die Videokonferenz vor, lassen Sie diese den Teilnehmer*innen frühzeitig zukommen.
Überlegen Sie im Vorfeld, wie viele Personen teilnehmen werden und welche Methoden Sie in der Videokonferenz umsetzen möchten. Je nach Software können zum Beispiel Notizen geteilt oder Breakout-Räume eingerichtet werden.
Unbedingt zu prüfen sind die Inhalte der Videokonferenz und wie hoch der Schutzbedarf ist. Der Schutzbedarf hängt von den einzelnen Inhalten der Videokonferenz ab und welche personenbezogenen Daten kommuniziert werden. Wählen Sie das dafür geeignete Videokonferenz-Tool.

Überprüfen Sie rechtzeitig die Verbindung und stellen Sie sicher, dass alle Geräte einwandfrei funktionieren.
Prüfen Sie die Kamera und Bildeinstellung. Ist der Kamerawinkel korrekt? Stellen Sie die Kamera auf Augenhöhe, um den Blickkontakt halten zu können.
Prüfen Sie das Mikrofon vorab, schalten Sie es aber bis zum Konferenzbeginn stumm.
Prüfen Sie Ihren virtuellen Hintergrund und passen Sie diesen eventuell der jeweiligen Veranstaltung an.
Überprüfen Sie die Hintergrundbeleuchtung und ob Sie einen Filter benutzen.
Stellen Sie Telefon und Smartphone auf lautlos. Am besten verbannen Sie Ihr Smartphone aus Ihrem Blickfeld. Einkommende Nachrichten/Anrufe lenken zu sehr ab.

Seien Sie überpünktlich, damit Sie in aller Ruhe Ihre Teilnehmer*innen empfangen können.
Melden Sie sich mit ganzem Namen an, außer Sie sind mit allen Teilnehmer*innen per „Du“.
Sobald die Videokonferenz beginnt, fragen Sie die Teilnehmer*innen, ob Sie gut zu hören und zu sehen sind.
Klären Sie – wenn es aufgrund des Teilnehmer*innenkreises unklar ist – die „Du“- oder „Sie“ – Anrede.
Klären Sie zu Beginn Video- und/oder Chat-Aufzeichnungen. Wenn der Chat genutzt wird, dann bitten Sie die Teilnehmer*innen um prägnante Beiträge.

Verhalten Sie sich am besten wie in einem persönlichen Gespräch.
Sprechen Sie deutlich und mit normaler Stimme, Sie brauchen nicht zu schreien und sich dem Mikrofon entgegen zu beugen.
Schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
Lassen Sie das Video möglichst angeschaltet. Nichts ist schwieriger für die Moderator*in, als nur schwarze Kacheln mit Namen ohne Bild zu sehen.
Sprechen Sie Teilnehmer*innen oder Kolleg*innen direkt an.
Essen Sie bitte während des Meetings nicht, auch wenn das Mikrofon auf stumm geschaltet ist. Nutzen Sie zum Essen die Pausen.
Nutzen Sie ein Mobilgerät um an der Videokonferenz teilzunehmen? Dann wählen Sie einen ruhigen Ort ohne störende Geräusche, damit alle ungestört konferieren können.
Vermeiden Sie Nebengeräusche jeglicher Art.
Zeigen Sie durch Ihre Körpersprache, dass Sie dem Gegenüber zuhören. Nicken Sie nur leicht, wenn dies angebracht ist.
Schauen Sie - wenn möglich - immer direkt in die Kamera.
Lassen Sie andere ausreden. Wenn jemand zu lange spricht, nutzen Sie, wenn vorhanden, das Handzeichen-Tool. Dann kann die Moderator*in entscheiden, ob er die Redner*in unterbricht.

Bedanken Sie sich für die Teilnahme und verabschieden Sie sich.
Müssen Sie vor dem Ende der Videokonferenz gehen, dann kommunizieren Sie es rechtzeitig und übergeben die Hostfunktion an eine Kollegin/einen Kollegen, mit dem Sie das vorher verabredet haben.

Wenn Sie nicht bis zum Ende der Videokonferenz bleiben können, da ein Anschlusstermin ansteht, verabschieden Sie sich kurz im Chat von allen.