Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zum digitalen Lehrauftrags-Workflow. Die Übersicht soll Ihnen eine schnelle Orientierung bieten, typische Rückfragen klären und auf weiterführende Hilfen verweisen. Bitte prüfen Sie bei Unklarheiten zunächst diese Liste; falls Ihr Anliegen hier nicht beantwortet wird, wenden Sie sich bitte an die aufgeführten Stellen:

• Technische Probleme: hotline.workflow@uni-due.de
• Prozessuale/fachliche Fragen: karoline.schmidt@uni-due.de
• Rollenzuordnung: zuständige Geschäftsführung 

Diese FAQ werden bei Bedarf ergänzt. Prüfen Sie die Seite daher gerne regelmäßig.

Allgemeine Fragen rund um BIC Process Execution finden Sie auf der nachfolgenden Seite des Dezernates Digitale Transformation und Akademischen Controlling: FAQ (BIC Process Execution)

Welche Bereiche nehmen am Pilotbetrieb teil?

Teilnehmer*innen am Pilotbetrieb sind

• die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften,
• die Fakultät für Mathematik,
• die Fakultät für Gesellschaftswissenschaften sowie
• das Institut für wissenschaftliche Schlüsselkompetenzen für die Ferienkurse.

Die Wahl der Bereiche hat sich dabei nach dem Umfang der Lehraufträge sowie der Verteilung auf die Sachbearbeitung in der Zentralverwaltung gerichtet.

Wie erhalte ich Zugriff auf das Workflowsystem? 

Die Mitarbeiter*innen der am Pilotbetrieb teilnehmenden Bereiche können einen Vorgang zur Erteilung eines Lehrauftrages über das Selfcare-Portal https://selfcare.uni-due.de/login starten. Laufende Vorgänge können ebenfalls über den Link im Selfcare-Portal eingesehen werden.

Für Mitarbeiter*innen anderer Bereiche erfolgt die Freischaltung im Rahmen der Ausweitung ab voraussichtlich Januar 2026.

Was ist ein Workflow-Kompass? 

Der Workflowkompass regelt die Dienstwege individuell für jede Organisationseinheit. Er zeigt, welche Schritte und Ansprechpersonen bei Anfragen oder Genehmigungen einzuhalten sind.

Bei Nutzung des Workflows werden Sie somit automatisiert gelenkt. Bei Fragen müssten Sie sich bitte an die zuständigen Personen in Ihrer Organisationseinheit wenden.

Welche Rollen gibt es und wer vergibt sie? 

• Antragsteller*in
• Freigabe 1 (variabel)
• Freigabe 2 (Budgetverantwortliche*r)
• Freigabe 3 – 5 (z.B. Institutsleitungen, Dekanat, Mittelbewirtschaftung)
• Freigabe 6 (Budgetkreisverantwortliche*r)
• Freigabe 7 – 8 für die Abrechnung (variabel)

Die Zuordnung zu diesen Rollen – abgesehen von den variablen – sowie die Entscheidung für verbindliche Freigaben wurde zentral über die Geschäftsführungen der Fakultäten/Einrichtungen vorgenommen und im Workflow-Kompass festgehalten.

Änderungswünsche richten Sie bitte ausschließlich an Ihre Geschäftsführung.

Woran erkenne ich, welche Antragsart (Neu- oder Wiederholungsantrag) vorliegt? 

Der Antragstyp wird nicht explizit angezeigt. Beim Starten eines Workflows über das Selfcare-Portal wählt die/der Antragsteller*in aus, ob der Vorgang als Neuantrag oder Wiederholungsantrag gestartet werden soll. Bei Wiederholungsanträgen entfallen einige Datenabfragen sowie ggf. Prüfungen (z. B. Qualifikation).

Um einen Neuantrag handelt es sich, wenn in den letzten fünf Jahren kein Lehrauftrag für die antragstellende Fakultät/Einrichtung für die Person erteilt wurde.

Wo finde ich den Qualifikationsnachweis im Workflow? 

Alle Angaben, die im bisherigen Qualifikationsnachweis abgefragt wurden, sind bei Neuanträgen entweder in den Angaben zur/zum Lehrbeauftragten (Art des Abschlusses etc.) oder im Rahmen der Freigabe durch Budgetverantwortliche*n bzw. Budgetkreisverantwortliche*n einzutragen (Gutachten etc.). Ein separates Dokument hierfür ist daher nicht länger erforderlich.

Kann ich Angaben nach dem Abschicken noch ändern? 

Solange der Antrag sich in Ihrer Freigabestufe befindet, können Sie die Aufgabe jederzeit wieder öffnen und Änderungen vornehmen. Nach Übergabe an die nächste Rolle sind Änderungen nur noch per Rückgabe möglich. Sie können über die Vorgangsübersicht nachsehen, wem eine Aufgabe zugewiesen ist und diese Person entsprechend per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Was bedeuten die Schieberegler neben „Daten zum Lehrauftrag“ etc.? 

Mit den Schiebereglern lassen sich Detailinformationen (z. B. Kontierung, Semesterwochenstunden) ein- und ausblenden, um die Maske übersichtlich zu halten. Die Daten sind nur lesbar, nicht änderbar.

Warum kann ich eine Aufgabe nicht als „Erledigt“ abklicken?

Wenn sich das Fenster nach dem Klicken auf „Erledigt“ nicht schließt und Ihre Aufgabe nicht verarbeitet wird, bedeutet dies oftmals, dass an mindestens einer Stelle eine Pflichtangabe fehlt. Dies wird in der Maske rot dargestellt. Sollte es keine fehlenden Angaben geben, wenden Sie sich bitte an den technischen Support (s.o.).

Erhalte ich eine Bestätigung über die Erteilung bzw. Abrechnung des Lehrauftrages? 

Sobald das Erteilungsschreiben versendet wurde, erhält die/der Antragsteller*in eine Benachrichtigung per E-Mail in Form einer Zwischenquittung sowie das Erteilungsschreiben zur Kenntnis. Entsprechendes gilt für die Abrechnung.

Wie lange habe ich Zeit, eine Aufgabe zu bearbeiten? 

Grundsätzlich sollten Sie Ihre Aufgaben zeitnah erledigen. Das System ist derzeit so eingestellt, dass Sie täglich eine Erinnerung zu Ihrer offenen Aufgabe erhalten. Dieses dient der Verkürzung von Bearbeitungszeiten.