Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zum digitalen Lehrauftrags-Workflow. Die Übersicht soll Ihnen eine schnelle Orientierung bieten, typische Rückfragen klären und auf weiterführende Hilfen verweisen. Bitte prüfen Sie bei Unklarheiten zunächst diese Liste; falls Ihr Anliegen hier nicht beantwortet wird, wenden Sie sich bitte an die aufgeführten Stellen:

• Technische Probleme: hotline.workflow@uni-due.de
• Prozessuale/fachliche Fragen: karoline.schmidt@uni-due.de
• Rollenzuordnung: zuständige Geschäftsführung 

Diese FAQ werden bei Bedarf ergänzt. Prüfen Sie die Seite daher gerne regelmäßig.

Allgemeine Fragen rund um BIC Process Execution finden Sie auf der nachfolgenden Seite des Dezernates Digitale Transformation und Akademischen Controlling: FAQ (BIC Process Execution)

Wie erhalte ich Zugriff auf das Workflowsystem? 

Die Mitarbeiter*innen, die zu den am Workflow teilnehmenden Bereiche gehören, können einen Vorgang zur Erteilung eines Lehrauftrages über das Selfcare-Portal https://selfcare.uni-due.de/login starten. Laufende Vorgänge können ebenfalls über den Link im Selfcare-Portal eingesehen werden.

Für Mitarbeiter*innen anderer Bereiche erfolgt die Freischaltung sukzessive im Rahmen der Ausweitung.

Wie erfahre ich, ob ich eine Aufgabe zu erledigen habe?

Sobald für Sie eine Aufgabe in BIC PE vorliegt, erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail von der E-Mail-Adresse no-reply@bicplatform.de mit dem Betreff: Sie haben eine neue Aufgabe in BIC Process Execution [...]. Sobald die Zeit bis zur Fälligkeit verstrichen ist, erhalten Sie eine tägliche Erinnerungs-E-Mail.

Absender, Darstellung und Inhalt dieser E-Mail können UDE-seitig nicht angepasst werden. 

Was ist ein Workflow-Kompass? 

Der Workflowkompass regelt die Dienstwege individuell für jede Organisationseinheit. Er zeigt, welche Schritte und Ansprechpersonen bei Anfragen oder Genehmigungen einzuhalten sind.

Bei Nutzung des Workflows werden Sie somit automatisiert gelenkt. Bei Fragen müssten Sie sich bitte an die zuständigen Personen in Ihrer Organisationseinheit wenden.

Welche Rollen gibt es und wer vergibt sie? 

• Antragsteller*in
• Freigabe 1 (variabel)
• Freigabe 2 (Budgetverantwortliche*r)
• Freigabe 3 – 5 (z.B. Institutsleitungen, Dekanat, Mittelbewirtschaftung)
• Freigabe 6 (Budgetkreisverantwortliche*r)
• Freigabe 7 – 8 für die Abrechnung (variabel)

Die Zuordnung zu diesen Rollen – abgesehen von den variablen – sowie die Entscheidung für verbindliche Freigaben wurde zentral über die Geschäftsführungen der Fakultäten/Einrichtungen vorgenommen und im Workflow-Kompass festgehalten.

Änderungswünsche richten Sie bitte ausschließlich an Ihre Geschäftsführung.

Welche Rollen sind bei der Erteilung involviert?

Die bei der Erteilung eines Lehrauftrags im Workflow beteiligten Rollen können Sie der u.a. Grafik entnehmen. Ob und welche Freigabe-Rollen lt. Workflow-Kompass involviert werden und wer diese Rollen wahrnimmt, wird durch die Verantwortlichen der Organisationseinheit festgelegt.

​

Welche Rollen sind bei der Abrechnung involviert?

Die bei der Abrechnung eines Lehrauftrags im Workflow beteiligten Rollen können Sie der u.a. Grafik entnehmen. Eine Festlegung über einen Workflow-Kompass ist hierfür derzeit noch nicht möglich. Je nach Organisationseinheit müssen Sie also die internen Vorgaben beachten.

​
​​

Wie gehe ich vor, wenn ich nicht zuständig bin oder ich eine andere Person involvieren möchte?

Grundsätzlich wählt das System den vorgegebenen Weg über die Vorgesetzten sowie den vorgeschriebenen Workflow-Kompass. Antragsteller*innen können zusätzlich die Freigabe 1 variabel und optional besetzen.

Sofern Vorgänge nicht über die festgelegten Freigaben abzuwickeln sind, besteht die Möglichkeit, dass diese die Aufgabe delegieren (s. Kurzanleitung).

Woran erkenne ich, welche Antragsart (Neu- oder Wiederholungsantrag) vorliegt? 

Der Antragstyp wird nicht explizit angezeigt. Beim Starten eines Workflows über das Selfcare-Portal wählt die/der Antragsteller*in aus, ob der Vorgang als Neuantrag oder Wiederholungsantrag gestartet werden soll. Bei Wiederholungsanträgen entfallen einige Datenabfragen sowie ggf. Prüfungen (z. B. Qualifikation).

Um einen Neuantrag handelt es sich, wenn in den letzten fünf Jahren kein Lehrauftrag für die antragstellende Fakultät/Einrichtung für die Person erteilt wurde.

Wo finde ich den Qualifikationsnachweis im Workflow? 

Alle Angaben, die im bisherigen Qualifikationsnachweis abgefragt wurden, sind bei Neuanträgen entweder in den Angaben zur/zum Lehrbeauftragten (Art des Abschlusses etc.) oder im Rahmen der Freigabe durch Budgetverantwortliche*n bzw. Budgetkreisverantwortliche*n einzutragen (Gutachten etc.). Ein separates Dokument hierfür ist daher nicht länger erforderlich.

Kann ich Angaben nach dem Abschicken noch ändern? 

Solange der Antrag sich in Ihrer Freigabestufe befindet, können Sie die Aufgabe jederzeit wieder öffnen und Änderungen vornehmen. Nach Übergabe an die nächste Rolle sind Änderungen nur noch per Rückgabe möglich. Sie können über die Vorgangsübersicht bzw. den Status und die Details zum Vorgang nachsehen, wem eine Aufgabe zugewiesen ist und diese Person entsprechend per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Was bedeuten die Schieberegler neben „Daten zum Lehrauftrag“ etc.? 

Mit den Schiebereglern lassen sich Detailinformationen (z. B. Kontierung, Semesterwochenstunden) ein- und ausblenden, um die Maske übersichtlich zu halten. Die Daten sind nur lesbar, nicht änderbar.

Warum kann ich eine Aufgabe nicht als „Erledigt“ abklicken?

Wenn sich das Fenster nach dem Klicken auf „Erledigt“ nicht schließt und Ihre Aufgabe nicht verarbeitet wird, bedeutet dies oftmals, dass an mindestens einer Stelle eine Pflichtangabe fehlt. Dies wird in der Maske rot dargestellt. Sollte es keine fehlenden Angaben geben, wenden Sie sich bitte an den technischen Support (s.o.).

Erhalte ich eine Bestätigung über die Erteilung bzw. Abrechnung des Lehrauftrages? 

Sobald das Erteilungsschreiben versendet wurde, erhält die/der Antragsteller*in eine Benachrichtigung per E-Mail in Form einer Zwischenquittung sowie das Erteilungsschreiben zur Kenntnis. Entsprechendes gilt für die Abrechnung.

Wie lange habe ich Zeit, eine Aufgabe zu bearbeiten? 

Grundsätzlich sollten Sie Ihre Aufgaben zeitnah erledigen. Das System ist derzeit so eingestellt, dass Sie täglich eine Erinnerung zu Ihrer offenen Aufgabe erhalten. Dieses dient der Verkürzung von Bearbeitungszeiten.