Allgemeine Informationen zum Workflowmanagementsystem BIC Process Execution finden Sie auf den folgenden Seiten des Dezernates Digitale Transformation und Akademisches Controlling: FAQ (BIC Process Execution).

Eine Kurzanleitung zur Nutzung zum Download finden Sie unter https://www.uni-due.de/imperia/md/content/zentralverwaltung/digitalisierung/bic_pe_kurzanleitung.pptx

Allgemeine Informationen

Aufgaben und Vorgänge

In Ihren Aufgaben finden Sie die Vorgänge, in denen Sie tätig werden müssen. Zum Aufrufen der Aufgabe klicken Sie auf den Text (nicht auf das Symbol vor der Aufgabe oder auf den Pfeil am Ende der Aufgabe).

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Wenn Sie wissen möchten, wo sich einer Ihrer Vorgänge befindet, können Sie dies unter dem Menüpunkt "Vorgänge" einsehen. Unter Status finden Sie einen Hinweis darauf, an welchem Punkt sich der Vorgang gerade befinden (An= Antragsteller*in, Lb = Lehrbeauftragte*r, F = Freigabe). Welche Rolle mit welcher Person oder Gruppe besetzt ist, erfahren Sie über die Informationen ("i" rechts). 

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Hinweise zum Workflow

Die Aufgaben wurden jeweils mit vielen einblendbaren oder festen Hinweisen versehen, welche Ihnen die Vorgangsbearbeitung erleichtern sollen. Sie finden diese Möglichkeit sowie weiterführende Links immer oben in der Aufgabe.

 

Kommentarfeld

Bitte verzichten Sie auf Einträge im Kommentarfeld am Ende einer Aufgabemaske, da diese im weiteren Verlauf nicht sichtbar sind. Für Hinweise, Anmerkungen o.ä. können Sie das Feld "Bemerkungen zum Vorgang" nutzen. Beachten Sie dabei bitte, dass Ihre Einträge für jeden Beteiligten im Vorgang zu sehen sind.

 

Delegieren

Sollten Sie weitere Personen involvieren wollen oder für einen Vorgang ausnahmsweise nicht zuständig sein, können Sie Ihre Aufgabe an eine andere Person oder Gruppe delegieren. Klicken Sie hierfür unter Verantwortlicher (unten in Ihrer Aufgabenmaske) auf den Pfeil recht neben Ihrem Namen.

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Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie nach der Persone oder Gruppe suchen, diese auswählen und auf "Delegieren" klicken können.

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Die Person oder Gruppe kann die Aufgabe dann erledigen oder lediglich ansehen und Ihnen ebenfalls wieder zurück delegieren.

 

Die Angaben zum Lehrauftrag und den Lehrbeauftragten weichen grundsätzlich nicht von den bisherigen Antragsformularen ab. Pflichtfelder sind mit einen * gekennzeichnet und werden rot hervorgehoben, sofern Sie eine Aufgabe erledigt haben und Angaben fehlen. 

Zu Beginn einer Aufgabe werden Ihnen grundsätzlich Informationen zum Vorgang - zu Anfang weiterführende Links und Hinweise, später Zuordnungshlfen und die Bezeichnung der Lehrveranstaltung angezeigt.

Erteilung

Vorgang abbrechen

Als Antragsteller*in können Sie einen Vorgang auf der ersten oder zweiten Maske abbrechen. Wenn Sie den Vorgang abbrechen, werden die Daten innerhalb von 24 Stunden aus BIC Process Execution gelöscht.

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Aufgabe: Vorgang "Lehrauftrag erteilen und abrechnen" vorbereiten

Wählen Sie hier bitte zunächst Ihre Organisationseinheit aus. Im Feld "Hilfe für Ihre OE zur Zuordnung des Vorgangs" können Sie optional für die weiteren Genehmiger*innen einen Hinweis eintragen. Ob und welche Hinweise gewünscht sind, stimmen Sie bitte intern in Ihrer Organisationseinheit ab.

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Der unter diesem Bereich angezeigte Workflowkompass wird zentral durch die zuständigen Personen Ihrer Fakultät/Einrichtung vorgegeben und automatisch mit den entsprechenden Benutzergruppen gefüllt. Falls Sie zusätzlich jemanden beteiligen möchten, haben Sie die Möglichkeit für "Freigabe 1" eine*n Benutzer*in zu wählen, sofern in Ihrer Organisationseinheit keine Vorgaben für diese Rolle gemacht werden.

Sie können den Vorgang im Übrigen an dieser Stelle abbrechen (oben in der Maske).

Wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben, klicken Sie auf "Erledigt".

 Aufgabe: Antrag stellen bzw. korrigieren

Je nach Art des Lehrauftrages (Wiederholungsantrag oder Neuantrag) unterscheidet sich der Umfang der Angaben.

Beachten Sie bitte : Wenn Sie eine Auswahl korrigieren (z.B. von Semesterwochenstunden auf Semestereinzelstunden ändern), müssen Sie die dazugehörenden Eingaben in den Feldern löschen, sonst wird der Lehrauftrag falsch berechnet.

Beispiel für die zu korrigierende Auswahl:

Sie haben folgende Auswahl getroffen:

- Art des Umfangs der Lehrveranstaltung: Semesterwochenstunden

- Anzahl der Semesterwochenstunden: 1

- Anzahl der Semesterwochen: 15

Wollen Sie die Auswahl nun auf Semestereinzelstunden ändern, müssen Sie zuerst die Eingaben zu Anzahl Semesterwochenstunden und Anzahl der Semesterwochen löschen und dann Ihre gewünschte Änderung eingeben.

Antragsdaten zum Lehrauftrag

• Voraussichtliches Ende des Lehrauftrages

Die Angabe zum voraussichtlichen Ende des Lehrauftrages dient dazu, dass Sie zu dem eingetragenen Zeitpunkt automatisch eine Information per E-Mail erhalten, dass Sie darüber entscheiden müssen, ob die Abrechnung erfolgen kann oder das Datum nochmals in die Zukunft verschoben wird.

Das Datum wird Ihnen als Fälligkeitsdatum für die Aufgabe "Über Abrechnung oder ggf. Widerruf des Lehrauftrages entscheiden" angezeigt, jedoch für keine andere Information verwendet oder an die Lehrbeauftragten kommuniziert. Sie können auch vor Erreichen des Datums jederzeit den Vorgang für die Abrechnung freigeben - sofern der Lehreauftrag tatsächlich abgerechnet werden soll - oder aber widerrufen. 

• Art der Lehrveranstaltung

Bei einer Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung wird eine Begründung für den Antrag abgefragt.  Die Durchführung dieser Lehre ist grundsätzlich und vorrangig über das Hochschulpersonal sicherzustellen. Unter Berücksichtigung bestimmter Ausnahmetatbestände kann ein Lehrauftrag auch für Pflicht- bzw. Wahlpflichtveranstaltungen erteilt werden; diese sind insbesondere gegeben, wenn

1. temporäre Vakanzen trotz nachgewiesener Bemühungen der Fakultät nicht mit einer Vertretung besetzt werden können,

• Bei Lehrstuhlvakanzen (Pensionierung, Wegberufung) wird zunächst nach Vertretungen (für den/die Lehrstuhlinhaber/in) gesucht. Ist eine Vertretung nicht realisierbar, sind hier Lehraufträge möglich.
• Bei temporären Vakanzen von Mitarbeiter/innen-Stellen wird davon ausgegangen, dass in der Regel Vertretungen/Stellenaufstockungen (ggf. temporär für die Dauer der Vakanz) realisiert werden. Ist das begründet nicht möglich, sind hier Lehraufträge möglich.

2. Lehrgebiete/-inhalte an der Hochschule nicht vorhanden sind,
3. Praxisaspekte in das Curriculum durch (in der Regel externe) Praktiker eingebracht werden sollen bzw. müssen oder
4. Doppelung der Lehrgebiete/-inhalte notwendig werden, wenn an der Hochschule das Gebiet zwar grundsätzlich vorhanden ist, aber aus Kapazitätsgründen (temporäre Überlast) oder aus Organisationsgründen (z. B. zeitlich und/oder räumliche kombinatorische Komplexität bei polyvalent von mehreren Studiengängen genutzten Lehrveranstaltungen) keine Möglichkeit besteht, auf UDE-interne Ressourcen zurückzugreifen.

Zu den Ausnahmen zu 1. und 4. sind separate Begründungen erforderlich, sodass sich bei deren Auswahl ein entsprechendes Feld öffnet.

Antragsdaten Vergütung und Finanzierung des Lehrauftrages

• Wird der Auftrag vergütet?

Sofern der Lehrauftrag nicht vergütet wird, ist eine kurze Begründung erforderlich. Bitte beachten Sie zudem, dass in diesem Fall der Vorgang mit der Erteilung abgeschlossen ist. Sollten Sie den Lehrauftrag anschließend noch widerrufen, teilen Sie dies bitte Ihrer zuständigen Sachbearbeiterin im Sachgebiet AwP ausnahmsweise per E-Mail mit.

• Abgabepflicht Künstlersozialkasse

In Bezug auf die Künstlersozialkasse sind solche Honorare abgabepflichtig, die an Künstler*innen bzw. für kreative oder publizistische Leistungen gezahlt werden oder wenn etwas unterrichtet wird, das Studierende später dazu befähigt, in einem künstlerischen Berufsfeld tätig werden zu können. Beispiele: Leistungen von Designer*innen, Texter*innen, Fotograf*innen aber auch Leistungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit/PR.

• Vergütung für Mehrarbeit durch Prüfungen bzw. Korrekturleistungen

Mit der pauschalen Vergütung für Mehrarbeit durch Prüfungen bzw. Korrekturleistungen legen Sie einen konkreten Betrag hierfür fest. Wählen Sie die Vergütung nach Zeitstunden aus, können Sie hier eine Schätzung abgeben, welche der/dem Lehrbeauftragten jedoch nicht mitgeteilt wird. Die/der Lehrbeauftragte können bis zu 20 Stunden für diese Mehrarbeit abrechnen.

• Reisekosten

Sofern für die Erstattung von Reisekosten nur begrenzte Mittel zur Verfügung stehen, wählen Sie die Option "ja (maximale Reisekosten)" aus und geben an, bis zu welcher Höhe eine Erstattung erfolgen kann. Diese Begrenzung wird im Erteilungsschreiben aufgeführt und bei der Abrechnung berücksichtigt. Sollte keine Begrenzung erforderlich sein, wählen Sie bitte die Option "ja (geschätzte Reisekosten)" aus. Hier könne Sie optional eine Schätzung zur Höhe der Reisekosten angeben. Es handelt sich jedoch nicht um eine Höchstgrenze und die Information wird nicht im Erteilungsschreiben aufgeführt.

Vorläufige Berechnung des Lehrauftrages

Es wird Ihnen die Höhe der voraussichtlichen Vergütung auf der Grundlage Ihrer Angaben aufgeführt. Diese Angabe wird auch im weiteren Vorgang den Freigeber*innen angezeigt.

Antragsdaten zum/zur Lehrbeauftragten

Sie müssen mindestens die Pflichtfelder Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse füllen. Weitere Angaben können Sie, müssen Sie jedoch nicht machen, da die Lehrbeauftragten diese die Angaben im nächsten Schritt des Vorgangs entweder kontrollieren oder ergänzen müssen. 

Im Falle eines Neuantrages sind die abgefragten Angaben umfangreicher. In diesem Fall werden Sie im ersten Feld gefragt, ob der/die Lehrbeauftragte in den letzten 5 Jahren an der UDE beschäftigt war, da sich im Falle einer Beschäftigungs in der Regel kein Bedarf für den Nachweis eines Bildungsweges oder eines Lebenslaufs ergibt, sodass das Hochladen nicht verpflichtend ist.

Aufgabe: Daten Lehrbeauftragte auf Vollständigkeit prüfen und ggf. korrigieren.

Sobald die Lehrbeauftragten ihre Aufgabe erledigt haben, können Sie die Daten prüfen und bei Bedarf korrigieren. 

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Sollte Ihnen also z.B. ein falsches Finanzamt auffallen, können Sie oben in der Maske im Feld "Sind die Antragsdaten vollständig?" die Auswahl "Nein" treffen und haben dann folgende Möglichkeiten:

1. Sie tragen die fehlenden Antragsdaten in das nun aufgeführte Feld ein und klicken auf "Erledigt". Anschließend wird Ihnen eine neue Maske "Email: Daten anfordern" eingeblendet. Wenn Sie auf E-Mail senden klicken, öffnet sich je nach Einstellung Ihres PCs Ihr E-Mail-Programm und Sie können die E-Mail entweder noch anpassen oder direkt an die/den Lehrbeauftragten versenden.  Die Aufgabe bestätigen Sie mit "Erledigt" und kehren damit zur vorherigen Aufgabe zurück. 

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2. Sie kontaktieren die/den Lehrbeauftragte*n telefonisch - die Telefonnummer wird rechts eingeblendet. 

Sobald Sie die korrigierten Daten telefonisch oder per E-Mail erhalten haben, können Sie diese eintragen, ändern die Auswahl im Feld "Sind die Antragsdaten vollständig?" auf "Ja" und klicken auf "Erledigt". Anschließend geht der Vorgang in den Freigabe-Prozess.

Ein Vorgang wird Ihnen durch eine*n Freigeber*in zurückgegeben.

Bei einer Rückgabe eines Vorgangs durch eine*n Freigeber*in wird Ihnen der Grund für die Überarbeitung sowie durch wen die Rückgabe ausgelöst wurde, oben in der Maske angezeigt.

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Nach einer entsprechenden Überarbeitung klicken Sie "Erledigt" und der Vorgang wird von vorne durch die Freigabe gegeben.

 

Ein Vorgang wird Ihnen durch die Sachbearbeitung in der Zentralverwaltung zurückgegeben

Der Vorgang kann auf zwei Wegen durch die Sachbearbeitung der Zentralverwaltung zurückgegeben werden: 

• Rückfrage

Sie erhalten die Aufgabe "Rückfrage beantworten". Nach den Informationen zum Vorgang finden Sie verschiedene Felder zu Fragen und Antworten. Unter diesen finden Sie wie immer das Feld für Bermerkungen zum Vorgang sowie die Zusammenfassung der Antragsdaten, welche Sie sich über die Aktivierung des Schiebereglers einblenden lassen können.

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• Bisherige Fragen und Antworten

Wurden bereits Rückfragen gestellt und beantwortet, sehen Sie hier die Historie.

• Neuste Rückfrage bzw. Korrekture (SB Lehrauftrag)

An dieser Stelle wird das Anliegen der Sachbearbeitung in der Zentralverwaltung aufgeführt.

• Antwort auf die neuste Rückfrage bzw. Kommentar (Antragsteller*in)

Hier tragen Sie Ihre Antwort auf die Rückfrage ein und schicken diese mit einem Klick auf "Erledigt" ab.

 

• Korrektur

Sie erhalten nochmals die Aufgabe "Antragstellen bzw. korrigieren" mit den folgenden ergänzenden Feldern:

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• Grund für die Überarbeitung

Ihnen wird der von der Sachbearbeitung in der Zentralverwaltung angegebene Grund für die benötigte Korrektur angezeigt.

• Sollen alle Freigaben erneut erfolgen?

Sofern es sich nur um Änderungen von Daten handelt, wird in den meisten Fällen keine erneute Freigabe durch alle Personen erfolgen müssen. Ändern Sie relevante Daten zu z.B. Vergütung oder Finanzierung sollte eine neue Freigabe erfolgen. Sprechen Sie dies bitte intern mit den beteiligten Personen ab.

• Muss der/die Lehrbeauftragte Daten ändern?

Wenn Sie die Daten ohne weitere Schritte selbst ändern können/wollen, wählen Sie "nein" aus.

Wenn Sie die Informationen von die/dem Lehrbeauftragten benötigen, wählen Sie "ja" aus und erhalten im nächsten Schritt eine E-Mail-Vorlage um die/den Lehrbeauftragten zu kontaktieren. 

Wenn die Daten durch die/den Lehrbeauftragten selbst geändert werden sollen, wählen Sie "Datenaufnahme" aus - die/der Lehrbeauftragte erhält wie am Anfang eine Aufgabe per E-Mail. Beachten Sie: Bevor diese Aufgabe von ihr/ihm erledigt wurde, können Sie den Vorgang nicht weiter bearbeiten.

 

Sobald der Lehrauftrag durch die Sachbearbeitung in der Zentralverwaltung bearbeitet wurde, erhalten Sie eine Zwischenquittung mit allen relevanten Daten per E-Mail. Workflows für Lehraufträge ohne Vergütung enden mit der Erteilung, sodass die Zwischenquittung hierfür die endgültige Quittung darstellt.

 

Abrechnung

Aufgabe: Über Abrechnung oder ggf. Widerruf des Lehrauftrages entscheiden

Im Rahmen der Aufgabe "Antrag stellen bzw. korrigieren" haben Sie ein Datum zum voraussichtlichen Ende des Lehrauftrages angegeben. Dieses dient dazu, dass Sie zu dem eingetragenen Zeitpunkt automatisch eine Information per E-Mail erhalten, dass Sie darüber entscheiden müssen, ob die Abrechnung erfolgen kann oder das Datum nochmals in die Zukunft verschoben wird.

Das Datum wird Ihnen als Fälligkeitsdatum für die Aufgabe "Über Abrechnung oder ggf. Widerruf des Lehrauftrages entscheiden" angezeigt, jedoch für keine andere Information verwendet oder an die Lehrbeauftragten kommuniziert. Sie können auch vor Erreichen des Datums jederzeit den Vorgang für die Abrechnung freigeben - sofern der Lehreauftrag tatsächlich abgerechnet werden soll - oder aber widerrufen. 

Im Entscheidungscockpit können Sie daher folgende Auswahl treffen:

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• Ja, Lehrauftrag abgeschlossen

Die/der Lehrbeauftragte erhält eine E-Mail um die Abrechnung des Lehrauftrages vorzunehmen.

• Nein, Lehrauftrag noch nicht abgeschlossen

Ihnen wird das Feld "Voraussichtliches Ende des Lehrauftrages" angezeigt und Sie können das Datum verschieben. Anschließend wird dieses Datum als neues Fälligkeitsdatum berücksichtigt und Sie erhalten zum entsprechenden Zeitpunkt eine E-Mail.

• Lehrauftrag widerrufen

Der Vorgang wird als Widerruf weitergeführt - s.u. "Aufgabe: Lehrauftrag widerrufen".

 

Aufgabe: Über Start des AbrechnungsWF informieren

Sie bestätigen die Aufgabe mit "Erledigt". Die/der Lehrbeauftragte erhält eine E-Mail um die Abrechnung durchführen zu können. Erst danach können Sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren. 

 

Aufgabe: Leistungsaufstellung prüfen

Abrechnungscockpit

Im Abrechnungscockpit können Sie die Entscheidung über die Abrechnung treffen und falls sie Ihnen bekannt ist, die Kreditornummer angeben sowie bei Bedarf zusätzliche Belege zum Lehrauftrag hochladen. Wenn die Abrechnung nicht korrekt ist, wählen Sie "nein" aus und erläutern im neuen darunter auftauchenden Feld, welche Angaben/Daten zu korrigieren sind. Anschließend erhält die/der Lehrbeauftragte eine erneute Aufgabe mit diesen Angaben und kann eine entsprechende Korrektur vornehmen.

Beauftragte und abgerechnete Leistung sowie Vergütung

Auf der Grundlage dieser Angaben treffen Sie die Entscheidung im Abrechnungscockpit. Hier werden Ihnen die entsprechenden Angaben zum Lehrauftrag gegenübergestellt, anhand derer Sie die Leistungsaufstellung prüfen können.

Mögliche Änderungen der ursprünglichen Beauftragung

Sollte sich im Einzelfall die Notwendigkeit einer Erhörhung des Stundensatzes oder einer Änderung der Finanzierung ergeben, können diese hier vorgenommen werden.

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Endgültige Vergütung des Lehrauftrages

An dieser Stelle können Sie wird Ihnen die endgültige Abrechnung unter Berücksichtigung einer möglichen Änderung des Stundensatzes angezeigt

Vorgangsweg für die Abrechnung des Lehrauftrages

Eine Festlegung über einen Workflow-Kompass ist hierfür derzeit noch nicht möglich. Je nach Organisationseinheit müssen Sie also die internen Vorgaben beachten. Die Budgetverantwortlichen werden nicht angezeigt, aber automatisch in den Vorgang eingebunden.

 

Rückfragen oder Korrekturen durch Freigaben oder die Sachbearbeitung in der Zentralverwaltung erfolgen nach dem gleichen Prinzip wie bei der Erteilung.

 

Aufgabe: Lehrauftrag widerrufen

Im Antragscockpit finden Sie im Feld "Wer hat den Widerruf wann ausgelöst?" drei verschiedene Auswahlmöglichkeiten, welche Art und Umfang des Widerrufs bestimmen.

• UDE, mehr als 1 Monat vor Beginn

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• UDE, weniger als 1 Monat vor Beginn

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• Lehrbeauftragte*r

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Treffen Sie Ihre Auswahl. Für den Fall, dass die Veranstaltung durch die UDE weniger als 1 Monat vor Beginn abgesagt wurde, erhält die/der Lehrbeauftragte ein Ausfallhonorar und eine E-Mail hierüber.

 

Sie werden sowohl im Rahmen der Antragstellung für die Erteilung als auch bei der Abrechnung des Lehrauftrages digital in den Vorgang eingebunden. Die Übersendung von Pdf-Anträgen in digitaler oder Papierform entfällt somit. 

Sobald Ihnen im System eine Aufgabe zugewiesen wird, erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail mit einer entsprechenden Information von der E-Mail-Adresse no-reply@bicplatform.de. Inhalt und Form der E-Mail können UDE-seitig leider nicht verändert werden.

Beispiel:

Betreff: "Sie haben eine neue Aufgabe in BIC Process Execution - Lehrbeauftragte*r: Antragsdaten Lehrbeauftragte eintragen - Vorgangsname"

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Sobald Sie auf den Link "Aufgabe bearbeiten" klicken, wird Ihnen die Aufgabe in Ihrem Internetbrowser angezeigt.

Sollten sich im Zusammenhang mit dem Lehrauftrag Fragen ergeben, wird Ihnen in der E-Mail unten sowie in der Aufgabenmaske oben die zuständige Kontaktperson des antragstellenden Bereiches angezeigt.

 

Erteilung

Ergänzen oder kontrollieren Sie bitte die persönlichen Angaben. Im Rahmen von Neuanträgen müssen Sie bitte umfangreichere Angaben z.B. zum Bildungsweg machen sowie Unterlagen zum Bildungsweg sowie Ihren Lebenslauf hochladen. Pro Upload-Möglichkeit können Sie immer nur ein Pdf-Dokument hochladen.

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​Sofern Sie der Befreiung von der Beitrags- und Versicherungspflicht zustimmen, können Sie die Aufgabe erledigen, andernfalls setzen Sie sich bitte mit der/dem angegebenen Ansprechpartner*in in Verbindung. ​

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Abrechnung: Leistungsaufstellung erstellen

Die Abrechnung können Sie vornehmen, sobald der Lehrauftrag abgeschlossen ist und die Aufgabe durch die/den Antragsteller*in freigegeben wurde.

Daten der Leistungsaufstellung zur Lehrveranstaltung sowie den Prüfungen und Korrekturen

Geben Sie bitte zunächst die Veranstaltungsdaten (Datum und geleistete Stunden) ein. Für eine weitere Zeile klicken Sie den Button "+ Veranstaltungsdaten", haben Sie eine Zeile zu viel erstellt, können Sie diese über den Button "- Löschmodus aktivieren" und dann das Mülleimer-Symbol rechts in der jeweiligen Zeile entfernen, anschließend deaktivieren Sie den Modus wieder.

Unter diesen Angaben finden Sie die Anzahl der Semesterstunden, die Ihnen erteilt wurden. Übersteigen die Ist-Stunden diese Anzahl erscheint darunter ein Feld, in welchem Sie bitte eine kurze Begründung hierfür angeben.

Sofern Ihnen eine Vergütung für Korrektur bzw. Prüfungsleistungen nach Zeitstunden gezahlt wird, können Sie die tatsächlich geleisteten (bis zu 20) Stunden im Feld rechts unter den Veranstaltungsdaten eintragen. Sofern hierfür Pauschale vereinbart wurde, wird diese automatisch verarbeitet, hierzu aber keine weitere Information aufgeführt.

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Daten der Leistungsaufstellung zu Reisekosten

Die Felder werden Ihnen nur angezeit, sofern Reisekosten gewährt werden. Beachten Sie bitte die Hinweise unter den Feldern und tragen Sie entsprechend Ihre Aufwendungen ein. Monatskarten u.ä. tragen Sie bitte als Gesamtbetrag unter "Sonstige Kosten" ein.

Laden Sie bitte Ihre Belege als ein Pdf-Dokument unter "Reisebelege" hoch.

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Ihre Stammdaten, mit denen wir Ihre Leistungaufstellung bearbeiten

An dieser Stelle können Sie Ihre persönlichen Daten prüfen und ggf. korrigieren.

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Freigeber*innen übernehmen im neuen digitalen Workflow für Lehraufträge die entscheidende Prüf- und Genehmigungsfunktion. Die nachfolgenden Informationen führen Sie kompakt in Ihre Aufgaben ein, erläutert die einzelnen Freigabeschritte und zeigen, wie Sie Anträge schnell und transparent direkt in BIC Process Execution bearbeiten können.

Welche Rollen in Ihrer Fakultät/Einrichtung verpflichtend eingebunden sind, wurde über die jeweiligen Geschäftsführungen festgelegt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an diese.

Wenn eine Aufgabe von Ihnen freigegeben werden muss, erhalten Sie eine E-Mail mit der Information, dass eine fällige Aufgabe vorliegt. Über den Link in der E-Mail gelangen Sie direkt zur Aufgabe. Vorher müssen Sie sich lediglich per 2-Faktor-Authentisierung einloggen.

Nach dem Öffnen der Aufgabe wird Ihnen zunächst die Bezeichnung der Aufgabe angezeigt und in welche Rolle Sie diese ausführen (s. Screenshot). Darunter wird Ihnen eine Hilfe zur Zuordnung des Vorgangs – sofern die/der Antragsteller*in hier etwas eingetragen hat – sowie die Bezeichnung der Lehrveranstaltung aufgeführt (s. Screenshot).

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Die weiteren Informationen und Entscheidungen im sogenannten Entscheidungscockpit richten sich nach dem Fortschritt im Prozess und Ihrer Rolle. Wählen Sie entsprechend bitte weiter unten unter dem Punkt Entscheidungscockpits aus, ob es sich um eine Erteilung oder eine Abrechnung handelt und welche Rolle Sie einnehmen.

Von Ihrer Rolle unabhängig finden Sie nach dem Entscheidungscockpit, eine vorläufige Berechnung des Lehrauftrages, ein Feld mit Platz für Bemerkungen zum Vorgang sowie zum Ende der Aufgabe stets eine Zusammenfassung der Antragsdaten. Wenn Sie den Schieberegler aktivieren, erhalten Sie detaillierte Informationen zum Lehrauftrag.

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Entscheidungscockpits

bei Neuanträgen

Bitte wählen Sie aus, in welcher Rolle sie freigeben:

Freigabe 1

Im sogenannten Entscheidungscockpit sind Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

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• Soll die Erteilung des Lehrauftrages so beantragt werden?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• Ja
• nach Überarbeitung
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in die gewünschten Änderungen mitteilen können. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.
• nein (Abbruch)
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag abgebrochen wird. Nachdem Sie auf „Erledigt“ geklickt haben, wird der Vorgang endgültig abgebrochen und die/der Antragsteller*in erhält eine Information per E-Mail mit Ihrer zuvor eingetragenen Begründung.

 

• Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Dieses Feld wird Ihnen nur eingeblendet, sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde. In diesen Fällen, finden Sie hier die durch die/den Antragsteller*in angegebene Begründung, welche Sie optional bearbeiten können. 

 

• Ist die/der Lehrbeauftragte Hochschullehrer*in?

Diese Aufgabe obliegt grundsätzlich den Budgetverantwortlichen, Sie können hier jedoch bei Bedarf vorbereitend eine Auswahl zwischen folgenden Optionen treffen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Gutachten der Fachvertretung zur Gastvorlesung der/des Lehrbeauftragten“, welches Sie bitte mit den entsprechenden Informationen füllen.

 

Budgetverantwortliche*r (z.B. Arbeitskreisleitung)

Im sogenannten Entscheidungscockpit sind Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

​​

• Soll die Erteilung des Lehrauftrages so beantragt werden?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• Ja
• nach Überarbeitung
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in die gewünschten Änderungen mitteilen können. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.
• nein (Abbruch)
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag abgebrochen wird. Nachdem Sie auf „Erledigt“ geklickt haben, wird der Vorgang endgültig abgebrochen und die/der Antragsteller*in erhält eine Information per E-Mail mit Ihrer zuvor eingetragenen Begründung.

 

• Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Dieses Feld wird Ihnen nur eingeblendet, sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde. In diesen Fällen, finden Sie hier die durch die/den Antragsteller*in angegebene Begründung, welche Sie optional bearbeiten können. 

 

• Ist die/der Lehrbeauftragte Hochschullehrer*in?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Gutachten der Fachvertretung zur Gastvorlesung der/des Lehrbeauftragten“, welches Sie bitte mit den entsprechenden Informationen füllen.

 

Budgetkreisverantwortliche*r (z.B. Dekan*in)

Im Entscheidungscockpit sind Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

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• Soll die Erteilung des Lehrauftrages so beantragt werden?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

• Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

• Gutachten der Fachvertretung zur Gastvorlesung des/der Lehrbeauftragten

Auch dieses Feld wird nur eingeblendet, wenn es sich nicht um eine*n Hochschullehrer*in handelt. In einem solchen Fall sehen Sie das von der Fachvertretung eingetragene Gutachten. Handelt es sich um eine*n Hochschullehrer*in entfällt das Feld ersatzlos.

 

• Stellungnahme des/der Budgetkreisverantwortlichen zur Gesamtqualifikation

Das Feld entfällt, wenn es sich um eine*n Hochschullehrer*in handelt und dies durch die/den Budgetverantwortliche*n entsprechend vorher angegeben wurde.

Handelt es sich nicht um eine*n Hochschullehrer*in ist hier Ihre Stellungnahme einzutragen.

 

Weitere Freigeber*innen

Mit den Rollen Freigabe 3 bis 5 haben Sie im Entscheidungscockpit folgende Aufgaben/Möglichkeiten:

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• Soll die Erteilung des Lehrauftrages so beantragt werden?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

• Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Dieses Feld wird Ihnen nur eingeblendet, sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde. In diesen Fällen, finden Sie hier die durch die/den Antragsteller*in angegebene Begründung. 

 

• Gutachten der Fachvertretung zur Gastvorlesung des/der Lehrbeauftragten

Dieses Feld wird nur eingeblendet, wenn es sich nicht um eine*n Hochschullehrer*in handelt. In einem solchen Fall sehen Sie das von der Fachvertretung eingetragene Gutachten. Handelt es sich um eine*n Hochschullehrer*in entfällt das Feld ersatzlos.

 

 

bei Wiederholungsanträgen

Bitte wählen Sie aus, in welcher Rolle sie freigeben:

Freigabe 1

Im Entscheidungscockpit sind Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

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Soll die Erteilung des Lehrauftages so beantragt werden?

• Ja
• nach Überarbeitung
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in die gewünschten Änderungen mitteilen können. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.
• nein (Abbruch)
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag abgebrochen wird. Nachdem Sie auf „Erledigt“ geklickt haben, wird der Vorgang endgültig abgebrochen und die/der Antragsteller*in erhält eine Information per E-Mail mit Ihrer zuvor eingetragenen Begründung.

 

 Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

Budgetverantwortliche*r

Im Entscheidungscockpit sind Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

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Soll die Erteilung des Lehrauftages so beantragt werden?

• Ja
• nach Überarbeitung
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in die gewünschten Änderungen mitteilen können. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.
• nein (Abbruch)
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag abgebrochen wird. Nachdem Sie auf „Erledigt“ geklickt haben, wird der Vorgang endgültig abgebrochen und die/der Antragsteller*in erhält eine Information per E-Mail mit Ihrer zuvor eingetragenen Begründung.

 

 Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

Budgetkreisverantwortliche*r

Im Entscheidungscockpit sind Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

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Soll die Erteilung des Lehrauftages so beantragt werden?

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

 Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung.

 

Weitere Freigeber*innen

Mit den Rollen Freigabe 3 bis 5 haben Sie im Entscheidungscockpit folgende Aufgaben/Möglichkeiten:

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Soll die Erteilung des Lehrauftages so beantragt werden?

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

 Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

bei Abrechnungen

Bei der Abrechnung gibt es für jede Freigabe-Rolle lediglich eine Entscheidung zu treffen:

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"Sind die Abrechnungsdaten korrekt?"

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Bitte unklare bzw. korrigierende Daten angeben“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, was überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird die Abrechnung an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

Unter Ihrem Entscheidungscockpit finden Sie bei der Abrechnung eines Lehrauftrages noch diverse Zusammenfassungen z.B. zur beantragten und abgerechneten Leistung und zur endgültigen Berechnung der Vergütung.