Allgemeine Informationen zum Workflowmanagementsystem BIC Process Execution finden Sie auf den folgenden Seiten des Dezernates Digitale Transformation und Akademisches Controlling: FAQ (BIC Process Execution).

Eine Kurzanleitung zur Nutzung zum Download finden Sie unter https://www.uni-due.de/imperia/md/content/zentralverwaltung/digitalisierung/bic_pe_kurzanleitung.pptx

Da die Eingaben und Aufgaben im neuen digitalen Workflow deutlich umfangreicher sind als bei anderen Rollen, wurden für die Pilotphase alle derzeitigen Antragsteller*innen eine eigene Schulung angeboten und durchgeführt. Dieses Schulungsangebot wird auch im Rahmen der Ausweitung wiederholt, sodass auch zukünftige Antragsteller*innen rechtzeitig vor dem ersten Antrag an einer Einführung teilnehmen können. Termine und Anmeldemöglichkeiten werden vorher rechtzeitig bekanntgegeben.

Zusätzlich wurden die Aufgaben jeweils mit vielen einblendbaren oder festen Hinweisen versehen, welche Ihnen die Vorgangsbearbeitung erleichtern sollen.

Freigeber*innen übernehmen im neuen digitalen Workflow für Lehraufträge die entscheidende Prüf- und Genehmigungsfunktion. Die nachfolgenden Informationen führen Sie kompakt in Ihre Aufgaben ein, erläutert die einzelnen Freigabeschritte und zeigen, wie Sie Anträge schnell und transparent direkt in BIC Process Execution bearbeiten können.

Welche Rollen in Ihrer Fakultät/Einrichtung verpflichtend eingebunden sind, wurde über die jeweiligen Geschäftsführungen festgelegt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an diese. Änderungswünsche sind durch die Geschäftsführungen an wup@uni-due.de zu kommunizieren.

Wenn eine Aufgabe von Ihnen freigegeben werden muss, erhalten Sie am nächsten Tag eine E-Mail mit der Information, dass eine fällige Aufgabe vorliegt. Über den Link in der E-Mail gelangen Sie derzeit in die Vorgangsübersicht. Für eine bessere Bearbeitung ist es ratsam, in die Aufgabenansicht zu wechseln. Dafür klicken Sie im Menü auf „Aufgaben“ (Nr. 1 im u.a. Screenshot) und wählen die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten (Nr. 2 im u.a. Screenshot).  Für die nahe Zukunft ist vorgesehen, dass der Link in der E-Mail Sie direkt in die zu bearbeitende Aufgabe führt.

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Nach dem Öffnen der Aufgabe wird Ihnen zunächst immer die Bezeichnung der Aufgabe angezeigt und in welche Rolle Sie diese ausführen (Nr. 1 im u.a. Screenshot). Darunter wird Ihnen eine Hilfe zur Zuordnung des Vorgangs – sofern die/der Antragsteller*in hier etwas eingetragen hat – sowie die Bezeichnung der Lehrveranstaltung aufgeführt (Nr. 2 im u.a. Screenshot).

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Die weiteren Informationen und Entscheidungen im sogenannten Entscheidungscockpit richten sich nach dem Fortschritt im Prozess und Ihrer Rolle. Wählen Sie entsprechend bitte weiter unten unter dem Punkt Entscheidungscockpits aus, ob es sich um eine Erteilung oder eine Abrechnung handelt und welche Rolle Sie einnehmen.

Von Ihrer Rolle unabhängig finden Sie zum Ende der Aufgabe stets eine Zusammenfassung der Antragsdaten. Wenn Sie die Schieberegler aktivieren, erhalten Sie jeweils detaillierte Informationen zum Lehrauftrag

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Entscheidungscockpits

bei Neuanträgen

Bitte wählen Sie aus, in welcher Rolle sie freigeben:

 

Budgetverantwortliche*r (z.B. Arbeitskreisleitung)

Im sogenannten Entscheidungscockpit sind dafür Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

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Zu 1: Soll die Erteilung des Lehrauftrages so beantragt werden?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• Ja
• nach Überarbeitung
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in die gewünschten Änderungen mitteilen können. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.
• nein (Abbruch)
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag abgebrochen wird. Nachdem Sie auf „Erledigt“ geklickt haben, wird der Vorgang endgültig abgebrochen und die/der Antragsteller*in erhält eine Information per E-Mail mit Ihrer zuvor eingetragenen Begründung.

 

Zu 2: Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die durch die/den Antragsteller*in angegebene Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

Zu 3: Ist die/der Lehrbeauftragte Hochschullehrer*in?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Gutachten der Fachvertretung zur Qualifikation der/des Lehrbeauftragten“, welches Sie bitte mit den entsprechenden Informationen füllen.

 

Zu 4: Platz für Bemerkungen zum Vorgang

Jede Rolle hat die Möglichkeit Bemerkungen zum Vorgang zu notieren. Diese sind für jede*n Beteiligte*n zu sehen und editierbar.

 

Budgetkreisverantwortliche*r (z.B. Dekan*in)

Im Entscheidungscockpit sind dafür Ihrerseits verschiedene Angaben erforderlich oder möglich, die Ihnen nachfolgend näher erläutert werden:

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Zu 1: Soll die Erteilung des Lehrauftrages so beantragt werden?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• Ja
• nach Überarbeitung
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in die gewünschten Änderungen mitteilen können. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.
• nein (Abbruch)
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags/dem Abbruch des Vorgangs“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag abgebrochen wird. Nachdem Sie auf „Erledigt“ geklickt haben, wird der Vorgang endgültig abgebrochen und die/der Antragsteller*in erhält eine Information per E-Mail mit Ihrer zuvor eingetragenen Begründung.

 

Zu 2: Stellungnahme des/der Budgetkreisverantwortlichen zur Gesamtqualifikation

Das Feld entfällt, wenn es sich um eine*n Hochschullehrer*in handelt und dies durch die/den Budgetverantwortliche*n entsprechend vorher angegeben wurde.

Handelt es sich nicht um eine*n Hochschullehrer*in ist hier Ihre Stellungnahme einzutragen.

 

Zu 3: Gutachten der Fachvertretung zur Gastvorlesung des/der Lehrbeauftragten

Auch dieses Feld wird nur eingeblendet, wenn es sich nicht um eine*n Hochschullehrer*in handelt. In einem solchen Fall sehen Sie das von der Fachvertretung eingetragene Gutachten. Handelt es sich um eine*n Hochschullehrer*in entfällt das Feld ersatzlos.

 

Zu 4: Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

Zu 5: Platz für Bemerkungen zum Vorgang

Jede Rolle hat die Möglichkeit Bemerkungen zum Vorgang zu notieren. Diese sind für jede*n Beteiligte*n zu sehen und editierbar.

 

Weitere Freigeber*innen

Mit den Rollen Freigabe 1 und Freigabe 3 bis 5 haben Sie im Entscheidungscockpit folgende Aufgaben/Möglichkeiten:

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Zu 1: Soll die Erteilung des Lehrauftrages so beantragt werden?

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

Zu 2: Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

Zu 3: Gutachten der Fachvertretung zur Gastvorlesung des/der Lehrbeauftragten

Dieses Feld wird nur eingeblendet, wenn es sich nicht um eine*n Hochschullehrer*in handelt. In einem solchen Fall sehen Sie das von der Fachvertretung eingetragene Gutachten. Handelt es sich um eine*n Hochschullehrer*in entfällt das Feld ersatzlos.

 

Zu 4: Platz für Bemerkungen zum Vorgang

Jede Rolle hat die Möglichkeit Bemerkungen zum Vorgang zu notieren. Diese sind für jede*n Beteiligte*n zu sehen und editierbar.

 

In der Rolle der Freigabe 5 können Sie optional bereits das Feld Stellungnahme des/der Budgetkreisverantwortlichen zur Gesamtqualifikation ausfüllen.

 

 

bei Wiederholungsanträgen

Bei Wiederholungsanträgen gibt es keine Unterschiede im Entscheidungscockpit, sodass alle Freigeber*innen dieselbe Ansicht und Entscheidung erhalten:

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Zu 1: Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Grund für die Überarbeitung des Antrags“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, warum der Antrag überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird der Antrag an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

Zu 2: Begründung für den Bedarf eines Lehrauftrages

Sofern es sich um eine „Pflicht-/Wahlpflichtveranstaltung“ handelt und der Antrag mit der Vertretung einer temporären Vakanz oder der Notwendigkeit einer Doppelung des Lehrinhaltes/-gebietes begründet wurde, finden Sie hier die erforderliche Begründung, welche Sie optional bearbeiten können.

 

Zu 3: Platz für Bemerkungen zum Vorgang

Jede Rolle hat die Möglichkeit Bemerkungen zum Vorgang zu notieren. Diese sind für jede*n Beteiligte*n zu sehen und editierbar.

 

bei Abrechnungen

Bei der Abrechnung gibt es für jede Freigabe-Rolle lediglich eine Entscheidung zu treffen:

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"Sind die Abrechnungsdaten korrekt?"

Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• ja
• nein
  • Es erscheint ein Feld „Bitte unklare bzw. korrigierende Daten angeben“, worüber Sie der/dem Antragsteller*in mitteilen können, was überarbeitet werden soll. Nachdem Sie auf Erledigt geklickt haben, wird die Abrechnung an die/den Antragsteller*in zurückgesendet.

 

Unter Ihrem Entscheidungscockpit finden Sie bei der Abrechnung eines Lehrauftrages noch diverse Zusammenfassungen zur beantragten und abgerechneten Leistung sowie zur endgültigen Berechnung der Vergütung.