Datenträgervernichtung

Kleine Papierschnitzel mit dem Schriftzug Recycling darüber
Vernichtung von Daten / https://pixabay.com/de/photos/recycling-papier-entsorgung-2750441/

Unser Service Datenträgervernichtung an der Universität Duisburg-Essen

Damit Daten nicht in unbefugte Hände geraten, müssen Daten sicher gelöscht oder Datenträger sicher vernichtet werden. Die datenschutzgerechte und sichere Vernichtung von Datenträgern ist in der DIN 66399 beschrieben.

Kleine Mengen Akten können im büroeigenen Shredder vernichtet werden. Dabei ist auf die unterschiedlichen Sicherheitsstufen der Geräte zu achten.
Bei der Entsorgung "harter Datenträger" (z. B. Festplatten/Rechner, Memory Sticks, Disketten, CDs, DVDs, Magnetbänder oder anderer Datenträger) ist sicherzustellen, dass die Daten nicht mehr lesbar sind. Dazu existieren entsprechende Programme. Verantwortlich zur Entfernung der Daten sind die einzelnen Organisationseinheiten. Nur dort ist bekannt, welche Daten wo existieren und welche Daten entfernt werden müssen. Im Zweifel sollten harte Datenträger immer sicher gelöscht werden. Informationen zum sicheren Löschen von Daten finden Sie beim Datenschutzbeauftragten.
Zur Unterstützung der Hochschuleinrichtungen stehen an der UDE zentrale Entsorgungs-/Vernichtungsmöglichkeiten bereit…

Was gehört zur Datenträgervernichtung?

Alle Datenträger, die vertrauliche, personenbezogene und/oder sensible Daten enthalten, sofern keine Aufbewahrungsverpflichtung besteht und der Zweck, für den die Daten ursprüng­lich erfasst wurden, nicht mehr vorliegt.

Hinweis: Informationen über die Aufbewahrungsfristen und über die Aussonderungs- und Vernichtungs­modalitäten für universitäres Schriftgut finden Sie in den „Richtlinien über Auf­bewah­rung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen der Universität Duisburg-Essen“ beim Universitätsarchiv.

Was gehört nicht zur Datenträgervernichtung?

Alle Abfälle, die nicht dem Datenschutz unterliegen, z. B. Bücher, Kataloge, Zeitschriften, Bro­schü­ren, Kartonagen.

Wie kann ich Datenträger über die Stabsstelle A&U entsorgen/vernichten lassen?

  • Für die Entsorgung größerer Mengen Akten werden abschließbare Sicherheitsbehälter zur Verfügung gestellt. Die Behälter sind wählbar in einem Volumen von 240 Litern oder 415 Litern, was einem Fassungsvermögen von ca. 30 bzw. 70 DIN A4-Aktenordnern entspricht. Nach Befüllung der Sicherheitsbehälter sind diese mit dem mitgelieferten Schloss gegen unbefugten Zugriff zu sichern.
    Anfordern können Sie die Behälter über die Stabsstelle A&U. Die Anforderung oder Abholung von Behältern wird von der Stabsstelle A&U an ein externes, zertifiziertes Entsorgungs­unternehmen weiter­ge­lei­tet. Anschließend wird sich das Entsorgungs­unter­nehmen zur Terminabsprache Ihnen melden.
    Für die Stellen am Campus Essen werden die abschließbaren Sicherheitsbehälter z. Z. in Absprache mit dem zuständigen Hausmeisterdienst bereitgestellt.
  • Am Entsorgungslager MF und am Entsorgungshof S08 befinden sich in einem nicht öffentlich zugänglichen Raum abgeschlossene Sicherheitsbehälter. Dort können zu den Öffnungszeiten und im Beisein des Personals der Sammelstelle Akten in kleinen Stapeln über einen durchgriffssicheren Einwurfschlitz entsorgt werden. Wenn die Behälter befüllt sind, bestellt die Stabsstelle A&U die Abholung über ein zertifiziertes Unternehmen.
  • Für elektronische Datenträger, die nicht elektronisch über Programme gelöscht werden können, steht am Entsorgungslager MF in einem nicht öffentlich zugänglichen Raum ein abgeschlossener Sicherheits­behälter mit durchgriffssicherer Einwurföffnung zur Verfügung. Dort können zu den Öffnungszeiten und im Beisein des Personals der Sammelstelle Datenträger entsorgt werden. Wenn die Behälter befüllt sind, bestellt die Stabsstelle A&U die Abholung über ein zertifiziertes Unternehmen.

Hinweis: Die Sicherheitsbehälter dürfen nur in verschlossenen Räumen aufgestellt werden. Eine Aufstellung in Fluren oder allgemein zugänglichen Bereichen ist aus Sicherheits­gründen unzulässig.

Wie erfolgt die Vernichtung von Datenträgern?

Mit der Vernichtung der Datenträger beauftragt die Stabsstelle A&U einen externen, zertifizierten Dienstleister gemäß DIN 66399.

Akten nach Schutzklasse 2 werden bis zu einer Partikelgröße ≤ 320 mm2 (Sicherheitsstufe P-3) geshreddert. Durch anschließendes Verwirbeln und Verpressen wird Sicherheitsstufe P-4 erreicht.

Bei der Vernichtung von Altakten entsteht der Sekundärrohstoff Altpapier; Dieses Altpapier wird zu Ballen verpresst und über einen Entsorgungsfachbetrieb zum Recycling an die Papierindustrie weitergeleitet, so dass sich der Stoffkreislauf schließt. Papp-Ordner und Büroklammern brauchen bei den Großsammelaktionen nicht aussortiert werden; Kunststoffteile (Folien, Prospekthüllen o. ä.) müssen allerdings weitestgehend entfernt werden, sie „verderben“ den Papierbrei und stören den Recyclingprozess.
Umwelttipp: Leere und defekte Aktenordner können über den Restmüll entsorgt werden. Überschüssige, gebrauchsfähige Aktenordner finden event. bei den Studierenden oder über das universitätsinterne Vermittlungsportal UDE-Kleinanzeigen Absatz.

Festplatten, optische und magnetische Datenträger nach Schutzklasse 2 werden bis zur Sicherheitsstufe F-4 / O-3 / T-4 zerkleinert.

 

Bei der Abholung der Sicherheitsbehälter stellt das beauftragte Unternehmen ein Übernahmeprotokoll aus. Über die ordnungsgemäße Vernichtung der Datenträger wird durch das beauftragte Unternehmen ein Vernichtungsprotokoll/-beleg ausgestellt und kann bei der Stabsstelle A&U eingesehen/angefordert werden.