Allgemeine Informationen zur Pilotphase:

Wie lange dauert die Pilotphase?

Die Pilotphase ist zunächst auf zwei Jahre angelegt. In dieser Zeit wird anny im praktischen Betrieb erprobt. Dabei werden Erfahrungen gesammelt, Rückmeldungen der Nutzenden ausgewertet und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen.
Ziel der Pilotphase ist es, zu prüfen, ob sich das System dauerhaft für die Arbeitsplatz- und Raumbuchung in der Verwaltung eignet.

Zuständigkeiten und Berechtigungen:

Wer bestimmt die Flächenvergabe bzw. die Berechtigungen?

Inhaltliche und administrative Fragen zur Flächenvergabe sowie zu Berechtigungen werden durch das Team Flächenplanung im Bauprojektmanagement betreut. Das Team legt fest, welche Flächen, Räume oder Arbeitsplätze in anny zur Buchung bereitgestellt werden und welche Berechtigungen dafür gelten.

Bei Fragen oder Änderungswünschen wenden Sie sich bitte an:
flaechenplanung@uni-due.de

Technische Nutzung:

Gibt es eine App für Android und iOS?

Ja. anny stellt eine App für Android und iOS bereit. Darüber können Buchungen auch mobil vorgenommen und verwaltet werden. Alternativ kann anny weiterhin ohne App über den Webbrowser genutzt werden.

Die App finden Sie hier:
Android: anny im Google Play Store
iOS: anny im Apple App Store

Nach der Installation melden Sie sich in der App bitte über SSO / Single Sign-On an und verwenden dabei die Domain:
uni-due.de

Die Anmeldung erfolgt anschließend mit Ihrer Unikennung.

Wie kann ich Serienbuchungen vornehmen?

Serienbuchungen können in anny über die Funktion „Buchung wiederholen“ vorgenommen werden. Nach Angaben von anny können damit regelmäßige Termine, zum Beispiel für Besprechungsräume, Arbeitsplätze oder Equipment, über mehrere Wochen oder Monate im Voraus geplant werden.

Dazu wählen Sie auf der Buchungsseite die gewünschte Ressource aus und setzen bei „Buchung wiederholen“ den entsprechenden Haken. Anschließend können Sie die Häufigkeit, mögliche Wochentage und ein Enddatum der Serienbuchung festlegen. Danach schließen Sie die Buchung wie gewohnt ab.

Bitte beachten Sie: Serienbuchungen sind nur möglich, wenn diese Funktion für die jeweilige Ressource freigeschaltet ist. Einzelne Termine einer Serienbuchung können nach Angaben von anny auch wieder storniert werden.

Wie kann ich die Kartenansicht im Planer zurückstellen?

Wenn Sie anny über raumbuchung.uni-due.de öffnen, startet der Planer standardmäßig in der Kartenansicht. Das ist so vorgesehen, damit freie Arbeitsplätze und Räume direkt über den Gebäude- bzw. Etagenplan ausgewählt werden können.
Wenn Sie eine andere Ansicht nutzen möchten, können Sie im Planer über die Ansichts-Auswahl wieder in die gewünschte Darstellung wechseln. Beim erneuten Aufruf über raumbuchung.uni-due.de wird jedoch wieder die Kartenansicht im Planer geöffnet.

Zugang und Zutritt:

Wie funktioniert der Zugang zu dem gebuchten Raum?

Alle flexibilisierten Räume sind mit einer Transponder-Schließung ausgestattet.

Der Zugang erfolgt daher über den jeweils berechtigten Transponder. Bitte beachten Sie, dass die Buchung in anny und die technische Zutrittsberechtigung aktuell noch zusammenpassen müssen. In Zukunft soll das Buchungssystem mit der Online-Schließung kombiniert werden. Damit können Buchung und Zutritt perspektivisch noch enger miteinander verknüpft werden.
Bei Fragen zur Schließanlage, zu Transpondern oder Zutrittsberechtigungen beachten Sie bitte diese Seite:
https://www.uni-due.de/verwaltung/gebaeudemanagement/schliessanlage.php

Datenschutz und Datensicherheit

In welcher Cloud liegen die Daten?

Die Daten der Buchungsplattform anny werden in einer Cloud mit Hostingstandort Deutschland verarbeitet. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage der mit anny abgestimmten datenschutzrechtlichen Regelungen.

Wie wird gelöscht bzw. anonymisiert?

Personenbezogene Informationen zu Buchungen werden nach einer Woche anonymisiert.

Das bedeutet: Nach Ablauf dieser Frist ist nicht mehr erkennbar, welche Person eine Buchung vorgenommen hat. Die Buchungsdaten können anschließend nur noch in anonymisierter Form ausgewertet werden, zum Beispiel zur allgemeinen Nutzung und Auslastung der Flächen.

Werden Standortdaten erhoben?

Nein. Im Rahmen der Nutzung von anny werden keine GPS-Standortdaten der Nutzenden erhoben.Erfasst wird lediglich, welcher Raum oder Arbeitsplatz gebucht wird. Diese Information ist erforderlich, um die Buchung korrekt zuordnen und anzeigen zu können.

Die Nutzung von anny dient nicht der Standortverfolgung von Personen. Eine Bewegungs- oder Anwesenheitskontrolle findet nicht statt. Die personenbezogenen Buchungsdaten werden zudem nach einer Woche anonymisiert.

Barrierefreiheit

Wie sieht es mit der Barrierefreiheit der Webseite und der App aus?

Nach Aussage von anny erfüllen die Buchungsoberflächen die Anforderungen der WCAG 2.2 AA. Damit sind die Webseite und die App auf eine barrierearme Nutzung ausgelegt.

Das umfasst insbesondere:
• die Nutzung mit Screenreadern, zum Beispiel VoiceOver, NVDA oder JAWS,
• die vollständige Bedienung per Tastatur ohne Maus,
• eine klare Struktur mit verständlichen Überschriften und Navigation,
• ausreichende Farbkontraste für eine gute Lesbarkeit,
• Nutzbarkeit bei 200 % Zoom,
• eine responsive Darstellung ohne horizontales Scrollen auf kleinen Displays,
• sichtbare Fokusmarkierungen bei Tastaturnutzung,
• ausreichend große Bedienelemente,
• keine zwingenden Drag-and-Drop-Funktionen ohne Alternative,
• klare Formularbeschriftungen und hilfreiche Fehlermeldungen.
Sollten bei der Nutzung dennoch Barrieren auftreten, bitten wir um eine Rückmeldung an das Projektteam, damit diese geprüft und an anny weitergegeben werden können.

Systemstatus und Hilfestellungen

Gibt es eine Statusseite bei möglichen Störungen?

Ja. Bei möglichen Störungen oder Einschränkungen können Sie die Statusseite von anny aufrufen:
https://status.anny.eu/

Dort informiert anny über den aktuellen Systemstatus, mögliche Störungen und laufende Wartungsarbeiten.