Gleitzeit - GLAZ
Aktuelle Informationen Wiederinbetriebnahme des GLAZ-Systems zum 01.07.2023
Stand: 28.07.2023
Seit dem 01.07.2023 steht das Zeiterfassungssystem prime WebSystems (PWS) wieder zur Verfügung. Ab diesem Zeitpunkt ist Ihre Arbeitszeit -wie vor dem Cyberangriff- bei Anwesenheit am jeweiligen Campus an den Zeiterfassungsgeräten zu stempeln. Zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice finden Sie weiter unten Informationen.
Das zuständige Sachgebiet AwP bittet um Verständnis, dass noch zahlreiche Daten nacherfasst werden müssen, sodass die Gleitzeitkonten zum Teil noch nicht den korrekten Stand wiedergeben. Da die Korrekturen noch einige Zeit in Anspruch nehmen, wird darum gebeten, vorerst von Nachfragen zu den Gleitzeitkonten abzusehen.
Die folgenden Informationen sollen mögliche Fragen beantworten, ohne dass Sie Kontakt mit der zuständigen Sachbearbeitung aufnehmen müssen.
Was hat sich am Login geändert?
Zugang zu Ihrem persönlichen Gleitzeitkonto erhalten Sie zukünftig über die Seite https://campus.uni-due.de/primeweb/saml/login. Anstatt auf die bisher bekannte Anmeldeseite gelangen Sie zunächst auf die Shibboleth-Seite, welche Ihnen von der Anmeldung an andere Systeme (z.B. SAP-Workflow) bekannt sein wird. Hier melden Sie sich wie üblich mit Ihrer Uni-Kennung und dem zugehörigen Passwort an. Danach sehen Sie die vertraute PWS-Maske.
Ich komme trotz Berücksichtigung des neuen Logins nicht in mein Gleitzeitkonto. Was kann ich tun?
Einige Beschäftigte haben mehrere Uni-Kennungen. In PWS ist in solchen Fällen die Hauptkennung hinterlegt worden. Versuchen Sie den Login mit Ihrer Hauptkennung. Sollte es dennoch Probleme geben, wenden Sie sich bitte kurzfristig an Ihre:n zuständige:n Sachbearbeiter:in im Sachgebiet AwP.
Ich bin neu an der UDE und habe noch keinen Dienstausweis erhalten. Wie kann ich meine Arbeitszeit am Campus erfassen?
Für Sie wurde bereits ein Gleitzeitkonto in PWS angelegt. Solange Sie keinen Dienstausweis besitzen, den Sie u.a. für die Nutzung der Zeiterfassungsgeräte benötigen, nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit über die Online-Buchung in PWS zu erfassen. Die Beschreibung hierzu finden Sie hier. Weitere Informationen zur Arbeitszeiterfassung, Ansprechpartner:innen und zum Standort der Zeiterfassungsgeräte finden Sie hier.
Sobald Sie einen Dienstausweis erhalten haben, senden Sie bitte die mit ES bzw. DU beginnende Dienstausweisnummer per E-Mail an Ihre:n zuständige:n Sachbearbeiter:in im Sachgebiet AwP. Nach Erfassen der Dienstausweisnummer in Ihrem Gleitzeitkonto erhalten Sie Nachricht, ab wann Sie die Zeiterfassungsgeräte nutzen können.
Kann ich auch im Homeoffice meine Arbeitszeit elektronisch erfassen?
Da mittlerweile ein VPN-Zugang mit Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung steht, erfassen Sie bitte im Homeoffice Ihre Arbeitszeit -wie vor dem Cyberangriff- direkt über die Online-Buchungsfunktion in PWS. Die Zeiten werden dann direkt in PWS verbucht.
Sollten Sie noch keinen VPN-Zugang mit Zwei-Faktor-Authentifizierung haben,
- buchen Workflowteilnehmer:innen, sobald sie wieder am Campus sind, Ihre Arbeitszeit bitte über die Korrekturbuchung im Workflow nach.
- erfassen Beschäftigte, die nicht am Workflow teilnehmen, ihre Arbeitszeit im Homeoffice in dieser Excel-Tabelle und senden diese am Ende des Monats Ihrer:m zuständigen GLAZ-Sachbearbeiter:in.
Informationen zum Neustart von VPN und zur Zwei-Faktor-Authentifizierung finden Sie hier.
Was hat sich in meinem Gleitzeitkonto seit dem 26.11.2022 geändert?
Durch den Cyberangriff ist es in PWS zu keinem Datenverlust gekommen.
Die Konten wurden ab dem 27.11.2022 „eingefroren“, d.h. Tage, an denen Sie gearbeitet haben, gilt Ihre Soll-Arbeitszeit als abgeleistet. Sofern noch keine Freizeitausgleichstage bzw. Überstunden verbucht wurden, muss der Saldo des Zeitguthabens/der Zeitschulden am 30.06.2023 identisch mit dem vom 27.11.2022 sein.
Wurden Zeitguthaben am 30.04.23 gekappt?
Der jährliche Kappungsstichtag ist vom 30.04.2023 auf den 30.09.2023 verschoben. Ab 2024 ist der Kappungsstichtag wieder am 30.04. des Jahres.
Nur für Mitarbeiter:innen im ZIM gilt: Die monatliche Kappung wird bis zum 30.09.2023 ebenfalls ausgesetzt.
Wie werden meine während der Aussetzung der Zeiterfassung geleisteten Mehrarbeits-/Überstunden nacherfasst?
Bitte senden Sie Ihre von Ihnen und Ihrer Führungskraft unterschriebene Dokumentation der geleisteten Mehrarbeit/Überstunden an Ihre:n zuständige:n Gleitzeitsachbearbeiter:in.
Die Stunden werden einem Sonderkonto gutgeschrieben, so dass sie nicht unter die Kappung am 30.09.2023 fallen.
Welche Abwesenheiten sind seit dem 27.11.2022 bereits erfasst worden?
- Krankenabwesenheiten
- genehmigte Bildungsurlaube bzw. deren Stornierungen
- Freistellungen nach § 29 TV-L/ § 33 FrUrlV
- Urlaube/FZA-Tage der Beschäftigten, die nicht am Workflow teilnehmen
Ich bin in einer Fakultät beschäftigt und nehme nicht an dem elektronischen Workflow teil. Muss ich etwas veranlassen?
Die Beschäftigten, die nicht am Workflow teilnehmen, müssen nichts weiter veranlassen. Die Urlaube/FZA sollten bereits verbucht sein. Bei Unstimmigkeiten sprechen Sie bitte die zuständige:n Gleitzeitsachbearbeiter:innen in Ihrem Bereich an.
Wie werden die Urlaube der Workflowteilnehmer:innen nacherfasst?
Bitte buchen Sie die seit dem 27.11.2022 beantragten Urlaube über den Workflow nach und lassen Sie die Buchungen von Ihrer/Ihrem Vorgesetzten genehmigen.
Beschäftigte im ZIM kontrollieren bitte ihre im System bereits vorhandenen Urlaubsbuchungen. Noch fehlende Urlaubstage sind bitte ebenfalls über den Workflow nachzubuchen.
Wie werden die FZA-Tage der Workflowteilnehmer:innen nacherfasst?
Aufgrund der Länge der Systemabschaltung können FZA-Tage nicht rückwirkend über den Workflow nachgebucht werden. Bitte senden Sie eine Aufstellung Ihrer bereits genommenen FZA-Tage per E-Mail (Vorgesetzte/n in Cc) an die/den zuständige/n Sachbearbeiter:in des Sachgebietes AwP, welche die Nacherfassung vornehmen werden.
Wichtige Änderungen für Teilzeitbeschäftigte:
Gleichmäßige Verteilung der Wochenarbeitszeit:
Beim Wiederaufsetzten des Zeiterfassungssystems wurde -sofern nicht bereits in der Vergangenheit geschehen- Ihre individuelle Wochenarbeitszeit gleichmäßig auf die jeweilige Anzahl Ihrer vereinbarten Arbeitstage verteilt. Selbstverständlich können Sie im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit weiterhin an einzelnen Tagen weniger und zum Ausgleich an anderen Tagen mehr arbeiten.
Änderung des Pausenabzugs nach 6-stündiger Arbeitszeit:
Nach § 4 Arbeitszeitgesetz/§ 4 AZVO ist nach
- 6-stündiger Arbeitszeit eine Pause von 30 Minuten und nach
- 9-stündiger Arbeitszeit eine Pause von weiteren 15 Minuten
vorgeschrieben.
Die bisher an der UDE praktizierte Pausenregelung (sog. „weiche Pause“, d. h. Pausenabzug erst nach 06:30 Std.:Min.) konnte nicht übernommen werden. Künftig wird nach 06:00 Std.:Min. bis zu 30 Min. Pause verbucht., d.h.: Wer sich z.B. nach 06:12 Std.:Min. ausbucht, dem-/derjenigen werden 6 Std. Arbeitszeit verbucht. Die 12 Min. gelten als Pausenzeit und zählen daher nicht zur Arbeitszeit.
Flexible Arbeitszeit Informationen rund um die Gleitzeit
Hier finden Sie alle Informationen zur gleitenden Arbeitszeit (Gleitzeit oder GLAZ) an der UDE. Voraussetzung für die Teilnahme an der Gleitzeit ist eine gültige zwischen Hochschulleitung und Personalräten abgeschlossene Dienstvereinbarung.
Wenn Sie stets aktuell über Gleitzeit-Angelegenheiten informiert sein möchten, tragen Sie sich hier in die Mailing-Liste des GLAZ-Büros ein.
Die notwendige Technik
Hier finden Sie Lagepläne der Zeiterfassungsgeräte an allen relevanten Standorten der UDE:
- Campus Duisburg (pdf)
- Campus Duisburg B-Gebäude (pdf)
- Campus Essen (pdf)
- Campus Essen Schützenbahn (pdf)
- Campus Essen Weststadt-Gebäude (pdf)