Aktuelle Informationen Wiederinbetriebnahme des Gleitzeitsystems zum 01.06.2020

Mit E-Mail vom 20.03.2020 wurden Sie über die Sperrung des Gleitzeitsystems Prime WebSystems ab dem 23.03.2020 sowie über das voraussichtliche Vorgehen bei Wiederinbetriebnahme des Systems informiert.

Diesbezüglich haben sich nachfolgende Änderungen/Vorgehensweisen ergeben:

» Arbeitszeit vom 16.03.2020 bis 22.03.2020

Sollten Sie in der Woche vom 16.03.2020 bis 22.03.2020 in mobiler Arbeit ganztägig/teilweise von zu Hause gearbeitet haben, ist für den betroffenen Tag/Zeitraum ein Fehlzeitantrag zu stellen. Sofern Sie einem Bereich angehören, in welchem der Workflow genutzt wird, stellen Sie den Antrag hierüber unter Nutzung der neuen Fehlzeit „Corona“. Andernfalls nutzen Sie bitte den Zeitkorrekturbeleg, in welchem Sie unter 5. Sonstiges „Corona“ notieren und leiten diesen nach Unterzeichnung der/des Vorgesetzten an das zuständige Gleitzeitbüro weiter. Mit der Buchung der Fehlzeit wird Ihnen die Tagessollzeit gutgeschrieben.

» Arbeitszeit vom 23.03.2020 bis 31.05.2020

Für die Zeit vom 23.03.2020 bis 31.05.2020 werden im Gleitzeitsystem keine Arbeitszeiten verrechnet, sodass die Nachbuchung der Fehlzeit „Corona“ für diesen Zeitraum nicht erforderlich ist. Sofern Sie während dieses Zeitraums keinen Freizeitausgleich (ggf. vom Sonderkonto) in Anspruch genommen haben, weist Ihr Arbeitszeitkonto am 01.06.2020 ein Saldo des Zeitguthabens aus, der identisch mit dem am 20.03.2020 ist.

Während der Sperrung wurden lediglich die Krankenabwesenheiten, Bildungsurlaube bzw. deren Stornierung und Freistellungen nach § 29 TV-L bzw. § 33 FrUrlV im System erfasst.

Das bedeutet, dass eine Genehmigung/Stornierung von Urlaub und Freizeitausgleich (auch vom Sonderkonto), welche zum Zeitpunkt der Sperrung noch nicht erfasst war, per Workflow bzw. Antrag auf Urlaub oder Zeitkorrekturbeleg nacherfasst werden muss.

Für den Fall, dass in Abstimmung mit der/dem jeweiligen Vorgesetzten Mehrarbeit angefallen ist, ist diese über die Beantragung einer Zeitkorrektur (per Workflow oder Zeitkorrekturbeleg mit Angabe der „Kommen“- und „Gehen“-Zeit für den Tag) dem zuständigen Gleitzeitbüro anzuzeigen.

Bitte beachten Sie, dass in einigen Fällen dieser Nacherfassungen noch Nacharbeiten erforderlich sind, sodass sich die korrekte Abbildung in Ihrem Gleitzeitkonto ggf. zeitlich verzögert.

» Arbeitszeit ab 01.06.2020

Prime WebSystems und die Zeiterfassungsterminals werden ab 01.06.2020 wieder in Betrieb genommen. Ab diesem Zeitpunkt sind daher die Verfahren zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen (Terminals, Online-Buchung usw.), wie sie vor der Sperrung des Systems vorgeschrieben waren.

Mit der Wiederaufnahme der Zeiterfassung wird den individuell unterschiedlichen Arbeitsbelastungen Rechnung getragen. Besondere familiäre und persönliche Situationen werden weiterhin berücksichtig. Auch sind die jeweiligen Führungskräfte gehalten, praktikable Regelungen für die Arbeitsbereiche zu finden, in denen noch keine baldige Rückkehr zu einer Normalität möglich ist.

Im Rahmen einer zentralen Abfrage wurden die Bereiche um Rückmeldung gebeten, welche Gleitzeitteilnehmer*innen in mobiler Arbeit eine Verbindung ins Verwaltungs- oder Universitätsnetz aufbauen können. Sofern eine Rückmeldung bis zum 25.05.2020 erfolgte, wurde für diese Mitarbeiter*innen der Zugriff auf die Online-Buchung eingerichtet. In diesem Fall finden Sie in Ihrem Benutzerkonto den neuen Menüpunkt „Online-Buchung“. Diese Funktion ist (ausschließlich) für die Arbeitszeit in mobiler Arbeit von zu Hause aus zu nutzen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Sollten Sie ebenfalls zu dem genannten Personenkreis gehören und noch keinen Zugriff auf die Online-Buchung haben, informieren Sie bitte je nach Campuszugehörigkeit per E-Mail Herrn Schumann (für den Campus Essen) oder Frau Klein (für den Campus Duisburg) sowie in CC Ihre*n Vorgesetzte*n, damit der Zugriff auf die Online-Buchung eingerichtet werden kann.

Es ist damit zu rechnen, dass am 02.06.2020 viele Personen gleichzeitig auf das System zugreifen möchten. Bitte beachten Sie, dass es daher ggf. zu Problemen bei der Systemerreichbarkeit oder -schnelligkeit kommen wird.

» Stichtag für die Kappung des Zeitguthabens

Der Stichtag für die Kappung des Zeitguthabens wurde vom 30.04.2020 auf den 30.09.2020 verschoben. Für die Mitarbeiter*innen im ZIM wurde die monatliche Kappung ebenfalls bis einschließlich 30.09.2020 ausgesetzt.

Flexible Arbeitszeit Informationen rund um die Gleitzeit

Hier finden Sie alle Informationen zur gleitenden Arbeitszeit (Gleitzeit oder GLAZ) an der UDE. Voraussetzung für die Teilnahme an der Gleitzeit ist eine gültige zwischen Hochschulleitung und Personalräten abgeschlossene Dienstvereinbarung.

Wenn Sie stets aktuell über Gleitzeit-Angelegenheiten informiert sein möchten, tragen Sie sich hier in die Mailing-Liste des GLAZ-Büros ein.

Die notwendige Technik

Hier finden Sie Lagepläne der Zeiterfassungsgeräte an allen relevanten Standorten der UDE:

• Campus Duisburg (pdf)
• Campus Duisburg B-Gebäude (pdf)
• Campus Essen (pdf)
• Campus Essen Schützenbahn (pdf)
• Campus Essen Weststadt-Gebäude (pdf)