Aktuelle Informationen

 

Änderungen zur Buchung von Fahrkarten und BahnCards

Stand: 10.04.2026

Mit der letzten Änderung der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum Landesreisekostengesetz Nordrhein-Westfalen (LRKG NRW) wurde festgelegt, dass für die Buchung von Fahrkarten und BahnCards der Deutschen Bahn zwingend das Online-Buchungsportal der Deutschen Bahn zu nutzen ist.

Vor diesem Hintergrund möchten wir Sie um Beachtung dieser Änderung bitten. Das kooperierende Reisebüro DERPART wurde informiert, dass der Verkauf von Bahntickets und BahnCards mit der Universität Duisburg-Essen als Rechnungsempfängerin einzustellen ist.

Hinweise zur Anmeldung im Geschäftskundenportal bahn.business sowie eine Zusammenstellung der häufigsten Fragen finden Sie hier

Für weitere Rückfragen stehen Ihnen die Sachbearbeiter*innen der Reisekostenstelle gerne zur Verfügung.

 Archiv

Information zur Erhebung einer Steuer auf entgeltliche Beherbergungen im Gebiet der Stadt Essen

Stand: 14.08.2025

Seit dem 01.08.2025 erhebt die Stadt Essen für alle Übernachtungen in Hotels, Pensionen, Privatunterkünften etc. eine Beherbergungssteuer in Höhe von 5% auf den Bruttoübernachtungspreis (Übernachtungsentgelt zzgl. Umsatzsteuer) als örtliche Aufwandsteuer. Der maximale Tageshöchstsatz beträgt 9 Euro.

Die Steuer ist vom Übernachtungsgast zu zahlen und wird auch für dienstlich veranlasste Reisen erhoben. Sie wird daher im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Reisekostensachbearbeiterin.

 

Aktuelle Hinweise zur Beachtung vor Einreise in die USA / Current information to be considered before travelling to the USA

Stand: 31.07.2025

*English text below*

Im Zusammenhang mit der Amtseinführung von Donald Trump am 20.01.2025 wurden die Einreise- und Visabestimmungen für die Vereinigten Staaten von Amerika erschwert.

Auch das Auswärtige Amt hat bereits reagiert und seine Reisehinweise verschärft.

Der folgende Auszug liefert einen kurzen Überblick über einige gravierende Änderungen:

• Reisende in die USA müssen bei ESTA- oder Visumanträgen entweder das Geschlecht „männlich“ oder „weiblich“ angeben, eine andere Geschlechtsangabe ist nicht zulässig, relevant ist dann das bei Geburt zugewiesene Geschlecht der/des Antragsteller/in, das durch die Geburtsurkunde oder einen beglaubigten Auszug aus dem Geburtenregister nachgewiesen werden muss.
• Reisende, die sich nach dem 11. Januar 2021 in Kuba aufgehalten haben, können nicht über das ESTA-Verfahren in die USA einreisen und müssen stattdessen ein reguläres Visum beantragen.
• Weder eine gültige ESTA-Genehmigung noch ein erteiltes Visum garantieren die Einreise in die USA. Die endgültige Entscheidung trifft der Grenzbeamte vor Ort.
• Um die Entscheidung zur Einreise zu unterstützen, kann der Grenzbeamte vor Ort das Social-Media-Verhalten von Einreisenden prüfen, dieser ist auch dazu befugt, die elektronischen Geräte von Reisenden – darunter Telefone, Laptops und Tablets – ohne Angabe von Gründen zu durchsuchen.

Deutsche Staatsangehörige können nach wie vor grundsätzlich nach dem sogenannten Visa Waiver Program (VWP) in die USA einreisen und benötigen für einen Aufenthalt bis zu 90 Tagen kein Visum. Erforderlich sind eine ESTA-Genehmigung und ein elektronischer Reisepass. Sofern Sie nicht über eine deutsche Staatsbürgerschaft verfügen, gelten ggf. noch strengere Regelungen. So kann die Beantragung einer ESTA-Genehmigung für Sie ausgeschlossen und eine Einreise in die USA nur über ein Visum möglich sein. Dies gilt insbesondere für Personen, deren Heimatstaat nicht am Visa Waver Programm teilnimmt. Für die Beantragung eines Visums ist eine deutlich längere Vorlaufzeit einzuplanen.

Wir möchten Sie daher dringend bitten, bei Ihrer Reiseplanung und aufgrund häufig auftretender, kurzfristiger Änderungen noch einmal vor Reiseantritt die entsprechenden Reisehinweise des Auswärtigen Amtes insbesondere die Abschnitte zu „Einreise und Zoll“ sowie „Reisen nach Kuba“ zu beachten.

WICHTIG: Um Stornierungskosten zu vermeiden, bitten wir darum, erst nach Erteilung einer ESTA-Genehmigung bzw. eines Visums Flüge, Hotels und Konferenzteilnahmen zu buchen.

**********************************************************************************************

In the wake of Donald Trump taking office as president on 20 January 2025, the entry and visa requirements for the United States of America have become more complicated.

In response to this, the German Federal Foreign Office has already updated its travel advice.

The following extract provides a brief overview of some of the major changes:

• Travellers to the USA must state either ‘male’ or ‘female’ on ESTA or visa applications. Other gender information is not permissible and the gender assigned to the applicant at birth must be indicated and proven by means of a birth certificate or a certified excerpt from the register of births
• Travellers who have been to Cuba after 11 January 2021, may not enter the USA using the ESTA programme. Instead, they must apply for a regular visa.
• Admission to the United States is not guaranteed even if you have a valid ESTA approval or an approved visa. The local border control officer will make the final decision.
• To inform their decision regarding a traveller’s admission, the local border control officers may check their social media activities and also have the authority to search the travellers’ electronic devices, including phones, laptops and tablets, without stating any reasons for this.

German citizens can generally still travel to the USA on the basis of the Visa Waiver Program (VWP) and do not need a visa for stays lasting up to 90 days. An ESTA approval and an electronic passport are necessary. Even stricter regulations may apply if you do not hold German citizenship. For example, you may be excluded from the ESTA programme and may exclusively be granted permission to enter the USA through a visa. This applies in particular to individuals whose home country does not participate in the Visa Waver Program. Much more time must be allowed during travel preparation for visa application.

Since changes can occur frequently and at short notice, we urgently request that you consider the relevant travel advice from the Federal Foreign Office (only available in German), in particular the sections on ‘Einreise und Zoll’ (entry and customs) and ‘Reisen nach Kuba’ (travel to Cuba), during your travel preparations and again before your departure.

To avoid cancellation fees, we ask that you do not book any flights or hotels, or register for any conferences before you have received ESTA or visa approval.

 

Wiederinbetriebnahme des SAP-Portals

Stand: 18.07.2023

Die Beantragung, Abrechnung und Genehmigung von Dienstreisen ist seit dem 05.06.2023 wieder vollumfänglich über das Reisekostenmodul im SAP-Portal möglich. Bitte nutzen Sie daher von nun an wieder ausschließlich das SAP-Portal zur Abwicklung Ihrer Dienstreiseangelegenheiten, sofern Sie hierfür die notwen­digen Berechtigungen haben.

Achtung: Regelungen zur Ausschlussfrist

Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenab­rechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.

Für Dienstreisen, die ab dem 05.06.2023 beendet wurden, gilt wieder die reguläre 6-monatige Ausschlussfrist.

Gerne möchten wir Ihnen weitere Informationen darüber geben, in welchen Fällen Sie noch aktiv werden müssen.

Bei weitergehenden Fragen erreichen uns über das zentrale Mailpostfach reiseabrechnung@uni-due.de. Bitte geben Sie zur schnelleren Zuordnung der E-Mail im Betreff die Organisationseinheit (Fakultät, zentr. Einrichtung, Dezernat) an, der Sie angehören (z. B. Fak. IngWi).

Informationen zu SAP allgemein und allen weiteren Funktionalitäten finden Sie auf folgender Internetseite: https://www.uni-due.de/verwaltung/sap_erp/portal.php

 

Meine Reisekosten wurden nach dem Cyberangriffs durch die Reisekostenstelle erstattet. Was muss ich tun?

Es ist nicht notwendig, Anträge auf Erstattung von Reisekosten im Portal nachzutragen, sofern Ihnen die Reiseauslagen bereits während des Ausfalls des Systems erstattet wurden. Die Reisekostenstelle hat alle ausbezahlten Abrechnungen in SAP für Sie nacherfasst. Sie finden alle Abrechnungen im Arbeitsplatz Reisender. Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der Vielzahl der Datensätze nur die groben Rahmendaten der Dienstreise ohne weitergehende Details nachgepflegt haben.

Ich habe vor dem Cyberangriff Dienstreisen durchgeführt, die ich noch nicht abgerechnet habe. Was muss ich tun?

Bitte rechnen Sie die vor dem Cyberangriff durchgeführten Dienstreisen sehr zeitnah ab, damit sich die Mittelbewirtschafter*innen aus Ihrem Bereich möglichst bald wieder einen Überblick über die verfügbaren Budgets verschaffen können.

Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenab­rechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.

Haben Sie bereits vor dem Cyberangriff versäumt, einen Dienstreiseantrag über das SAP-Portal zu stellen, holen Sie dies bitte vorab nach.

Ich habe nach dem Cyberangriff Dienstreisen durchgeführt, die ich noch nicht abgerechnet habe. Was muss ich tun?

Bitte rechnen Sie die seit dem Cyberangriff durchgeführten Dienstreisen eben­falls zeitnah ab. Die Beantragung einer Dienstreisegenehmigung über den Work­flow ist nicht notwendig, wenn Ihnen die Dienstreise vorab über das entspre­chende Formular oder in anderer schriftlicher Form genehmigt wurde. Laden Sie die Genehmigung als Anlage hoch und legen Sie bitte sofort eine Spesenab­rechnung an. Sind Sie ohne vorherige Dienstreisegenehmigung gereist, holen Sie die Genehmigung bitte über den Workflow nach.

Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenab­rechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.

Ich habe bereits vor dem Cyberangriff oder danach eine Reisekostenabrechnung angelegt oder eingereicht, aber noch keine Erstattung erhalten. Was muss ich tun?

Möglicherweise ist Ihre Information über die Abrechnung der Reise als Folge des Cyberangriffs verloren gegangen. Bitte sprechen Sie Ihre zuständige Reisekostensachbearbeiter*in an.

Ich bin Genehmiger*in im Reisekostenworkflow. Muss ich etwas tun?

Bitte kontrollieren Sie, ob sich in Ihrem zentralen Arbeitsvorrat noch offene Vorgänge befinden und entscheiden Sie bitte über diese Anträge.

Der Workflow ist nicht mehr korrekt. An wen kann ich mich wenden?

Seit dem Cyberangriff gab es ggf. auch in Ihrem Bereich personelle oder organi­satorische Änderungen, die in SAP noch nicht abgebildet sind. Bitte kontrollieren Sie nach Absenden des Dienstreiseantrages den Workflow, indem Sie den Dienst­reiseantrag markieren und anschließend auf den gelben Button Workflow Historie (Achtung: Pop-up) im Arbeitsplatz Reisender klicken. Ist der aufgeführte Work­flow falsch (z. B. aufgeführte Genehmiger:in nicht korrekt), wenden Sie sich bitte an sap-support@uni-due.de.

Was gilt bezogen auf die 6-monatige Ausschlussfrist zur Beantragung von Reisekostenvergütungen?

Ansprüche auf Erstattung von Reiseauslagen, die aufgrund des Cyberangriffs nicht rechtzeitig geltend gemacht werden konnten, sind bisher nicht verfristet. Dies gilt nur für Ansprüche, die im Zeitraum des Systemausfalls ansonsten ver­fallen wären.

Da das Reisekostenportal seit dem 05.06.2023 wieder zur Verfügung steht, gilt bezogen auf die Ausschlussfrist Folgendes:

• Für Dienstreisen, die zwischen dem 23.05.2022 und dem 04.06.2023 beendet wurden, wird eine 6-monatige Frist zum Nachreichen der Reisekostenabrechnung bis zum 04.12.2023 gewährt. Danach ist ausnahmslos keine Erstattung von Reisen, die in dem genannten Zeitraum beendet wurden, mehr möglich.
• Für Dienstreisen, die ab dem 05.06.2023 beendet wurden, gilt wieder die reguläre 6-monatige Ausschlussfrist.