Home-Office und plötzlich sind alle weg!

Die Flure leeren sich, die Büros sind verwaist. So oder so ähnlich gestaltet sich die Situation vor Ort auf dem Campus in Duisburg und Essen. Wir befinden uns in einer Ausnahmesituation in der „business as usual“ nur schwer realisierbar ist. Um das Ansteckungsrisiko zu reduzieren und somit die Verbreitung von Covid-19 zu verlangsamen, sollen Mitarbeiter*innen der UDE an ihrem heimischen Tele- oder mobilen Arbeitsplatz arbeiten. Diese Situation ist für viele neu und ungewohnt und stellt für einige eine Herausforderung dar. Auch für die Führungskräfte der UDE bedeutet dies eine Umstellung. Führen aus der Ferne unter erschwerten Bedingungen.

Wir möchten Sie mit ein paar praktischen Tipps und Ideen dabei unterstützen mit den aktuellen Herausforderungen bestmöglich umzugehen.

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Mediengestützte Kommunikation

Führen aus der Ferne erfolgt über mediengestützte Kommunikations-Brücken. Als Medienbrücken stehen Ihnen das Telefon, E-Mails oder Videotelefonie zur Verfügung (Informationen zu mediengestützten Kommunikationsmöglichkeiten finden Sie auf den Seiten des ZIM). Nutzen Sie diese, um mit Ihren Mitarbeitern*Innen zu kommunizieren und in Kontakt zu bleiben, bedenken Sie aber auch, alle Medien filtern Kommunikation.

Wir sind es gewohnt von Angesicht zu Angesicht miteinander zu sprechen. Dabei kommunizieren wir neben dem gesprochenen 

Wort und unserer Stimmlage auch mit unserer Mimik und unseren Handlungen. Diese nonverbalen Kommunikationskanäle entfallen bei der mediengestützten Kommunikation via E-Mail vollständig und beim Telefonieren, mit oder ohne Video, in Teilen. 

Hinzu kommt die unvollständige Übertragung der Kommunikation. Eine schlechte Verbindung verursacht Störungen in der Kommunikation, was ebenfalls dazu führen kann, dass Inhalte verloren gehen. Seien Sie sich dieser besonderen Kommunikationssituation wie auch ihrer Effekte bewusst, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern*Innen sprechen oder schreiben. Um die Entstehung von Missverständnissen und Wissenslücken durch gefilterte Kommunikation zu vermeiden, helfen regelmäßige Rückkoppelungsschleifen und eine vollständige Kommunikation, die nach Möglichkeit keine Interpretationsspielräume auf der Beziehungsebene zulässt. Ein Beispiel für (un-)vollständige Kommunikation sind die folgenden E-Mails:

  1. „Habe eine Reihe von Korrekturen im Konzept vorgenommen – see attachment. Gruß Klaus“ oder
  2. „Habe eine Reihe von Korrekturen im Konzept vorgenommen – see attachment. Okay so? In Eile – Gruß Klaus“

Während Nachricht (1) gefahrläuft, neben der Sachinformation auch indirekte Begleitbotschaften, wie z.B. „Klaus formuliert so knapp, sogar ohne Anrede – ist er sauer auf mich?“  zu enthalten, wird bei Nachricht (2) auch ausdrücklich auf der Beziehungs- und Appellebene kommuniziert. So kann Missverständnissen vorgebeugt werden. Grundsätzlich ist Kommunikation immer abhängig von den jeweiligen Menschen und ihrer Beziehung zueinander. In einer angespannten Situation wie der Aktuellen kann es jedoch schneller zu Fehlinterpretationen kommen.

Seien Sie täglich mit Ihrem Team im Kontakt und informieren Sie es über aktuelle Geschehnisse. Seien Sie dabei in Ihrer Sprache so klar wie möglich und verheimlichen keine unangenehmen Nachrichten, damit erzeugen Sie nur Misstrauen. Die Devise lautet: schaffen Sie eine größtmögliche Transparenz im Austausch mit Ihren Mitarbeitern*innen.

Kommt es doch zu Unklarheiten im Austausch mit ihren Mitarbeitern*Innen, klären Sie diese zeitnah und mit der notwendigen Sensibilität für die ungewohnte Situation. Alle befinden sich aktuell in einem Zustand der Unsicherheit und so mancher/so manche reagiert vielleicht anders, als Sie es gewohnt sind.

Vertrauen und Kontrolle

Sie sind es gewohnt Ihr Team vor Ort zu haben und Ihre Mitarbeiter*innen täglich oder zumindest mehrmals pro Woche persönlich zu sehen und zu sprechen. Dadurch können Sie unmittelbar Einfluss nehmen, unterstützen bei Schwierigkeiten, aber auch einschreiten, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Führen auf Distanz bedeutet Kontrollverlust und verlangt von Ihnen ein gewisses Maß an Vertrauen in die Fähigkeiten und die Selbstorganisation Ihrer Mitarbeiter*innen. Einigen von Ihnen wird dies leichter fallen als Anderen, was vollkommen normal ist. Räumen Sie sich und Ihrem Team die Zeit ein, die Sie benötigen, um sich an diese neue Situation zu gewöhnen. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass auch für Sie das dezentrale Arbeiten ungewohnt und befremdlich ist. Mit dieser Offenheit vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern*Innen, dass es okay ist, wenn nicht alles auf Anhieb so läuft wie man es gewohnt ist.  Regelmäßig fest geplante Telefonate oder virtuelle Meetings können den erlebten Kontrollverlust reduzieren und geben dem Arbeitstag am heimischen Schreibtisch sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeiter*innen Struktur.

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Fürsorgepflicht und Solidarität in Zeiten dezentraler Arbeit

Durch die plötzliche Umstellung auf Minimalbetrieb und Home-Office, haben die meisten Beschäftigten momentan einen nicht-idealen Arbeitsplatz. Zusammen mit der extremen Belastung durch die Pandemie und ihre Auswirkungen (Betreuung von Kindern, Angehörigen, erschwerter Alltag etc.) ist das Risiko einer psychischen Fehlbelastung momentan als hoch einzustufen. Genau in dieser Zeit sollten Sie Ihrer Fürsorgepflicht als Vorgesetzte/r verstärkt nachkommen – speziell Ihrer Schutzpflicht. 

Auch wenn Sie arbeitsbezogene Kommunikation über unterschiedliche Medienbrücken aufrechterhalten können, geht doch ein Großteil der informellen Kommunikation und Information des gewohnten Arbeitsalltags verloren. Im gewohnten Umfeld der Hochschule haben Sie z.B. gesehen, dass einer Ihrer Beschäftigten aufgrund von Zeitnot Pausen ausgelassen hat, oder Sie haben bei einem kurzen Gespräch in der Kaffeeküche erfahren, dass jemand am Wochenende ein großartiges Erlebnis hatte. Diese informelle und teilweise auch non-verbale Kommunikation ist ein wesentliches Beziehungselement. Werden Sie sich diesem Austausch bewusst ebenso wie der Tatsache, dass diese beiläufige Kommunikation momentan nicht mehr möglich ist. Verstärken Sie also den verbalen Austausch und bieten Ihren Mitarbeitern*Innen an, auch über private Belastungen und Ressourcen zu reden.

Home-Office kann psychisch sowohl entlasten als auch belasten. Man weiß, dass es vor allem dann belastet, wenn die Arbeit entgrenzt wird und es keine richtige Trennung mehr zwischen Arbeit und Privatleben gibt. Kommunizieren Sie daher am besten Ihre Erwartung an das tägliche Arbeitsaufkommen und, dass auch momentan ein klar abgetrenntes Privatleben stattfinden soll. Machen Sie – z.B. indem Sie als Vorbild agieren - deutlich, dass nach Feierabend „nicht mal eben schnell“ Mails gecheckt und beantwortet werden sollen.

Home-Office kann auch belastend wirken, wenn sich Menschen isoliert fühlen. Bleiben Sie regelmäßig im Kontakt mit Ihren Mitarbeitern*Innen und unterstützen Sie auch Kontakte untereinander.

Auch wenn Sie als Führungskraft eine besondere Rolle in Ihrem Team einnehmen, so sind auch Sie nicht gefeit vor den Auswirkungen der aktuellen Corona-Krise und einer psychischen Fehlbelastung. Achten Sie daher auch auf Sich selbst! Eine erste Hilfe finden Sie in den Tipps fürs Home-Office auf der Seite der UDE.