Vorgehen bei Erkrankung / english version: Procedure in case of illness

Erkrankte Beschäftigte sind verpflichtet, der Universität ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen.

Eine Krankmeldung muss bis spätestens 10.00 Uhr bei der/dem direkten Vorgesetzen erfolgt sein. Die/der Vorgesetzte kann aus dienstlichen Gründen eine frühere Meldung festlegen.

Sollten Sie nicht an der Testphase des Webformulars zur Krank- und Gesundmeldung teilnehmen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Senden Sie bitte Ihre Krankmeldung per E-Mail an Ihre*n Vorgesetzte*n und nehmen Sie das Funktionspostfach krankmeldung@uni-due.de in Cc. Erfolgt die Krankmeldung lediglich telefonisch bei der/dem Vorgesetzten ist diese*r dafür verantwortlich, die Krankmeldung mit den erforderlichen Informationen an das Funktionspostfach krankmeldung@uni-due.de zu senden.

Bitte ermöglichen Sie eine schnellere Zuordnung der E-Mail, indem Sie im Betreff Ihre Organisationseinheit (Dezernat, Fakultät, Zentrale Einrichtung) nennen.

Bei einem Arbeitsunfall informieren Sie bitte zusätzlich die Stabsstelle für Arbeitssicherheit & Umweltschutz

Wichtige Information für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte:

Durch den Wegfall der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für die Krankensachbearbeitung im Dez. Personal & Organisation bei Krankmeldungen bis zu drei Tagen nicht mehr ersichtlich, ob Sie eine*n Ärztin/Arzt aufgesucht haben (eAU-Verfahren) oder ob es sich um eine Krankmeldung ohne ärztliche Bescheinigung (krank ohne AU) handelt.

Diese Information muss in die E-Mail aufgenommen werden, damit bei Vorliegen einer ärztlichen Bescheinigung die elektronische Abfrage bei der Krankenkasse erfolgen kann.

Hier ein Muster einer Krankmeldung per E-Mail:

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Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit

Grundsätzlich gilt für alle Beschäftigten, dass eine Ärztin/ein Arzt aufzusuchen ist, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Die Universität ist berechtigt, diesen Zeitraum auf bis zu einen Kalendertag zu verkürzen.

Verfahren für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte: 

Im Rahmen des eAU-Verfahrens wird die Ärztin/der Arzt Ihrer Krankenkasse die Dauer und den Grund Ihrer Arbeitsunfähigkeit elektronisch übermitteln.

Nachdem Ihre Krankmeldung mit Angabe des Zeitraums (s. Muster-E-Mail) im Dezernat Personal & Organisation eingegangen ist, kann Ihre eAU bei der Krankenkasse abgerufen werden.

Bitte beachten Sie, dass für AU-Bescheinigungen aus dem Ausland und sonstige AU-Bescheinigungen (Privatärzte, stufenweise Wiedereingliederung, Rehabilitationsleistungen, Beschäftigungsverbot) weiterhin eine Bescheinigung in Papierform ausgestellt wird und über das Funktionspostfach krankmeldung@uni-due.de eingereicht werden muss.

Verfahren für privat krankenversicherte Beschäftigte:
Für privat krankenversicherte Beschäftigte (insbesondere Beamt*innen) ändert sich nichts, da sie nicht am elektronischen Verfahren zur eAU teilnehmen. Sie sind weiterhin verpflichtet, ihre AU durch Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung nachzuweisen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage (d. h., Wochenende und arbeitsfreie Tage zählen mit), ist die ärztliche Bescheinigung über das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen.

Die AU bitte eingescannt per E-Mail an das Funktionspostfach krankmeldung@uni-due.de senden. Bitte geben Sie im Betreff die Organisationseinheit an, in der Sie tätig sind, um eine schnellere Zuordnung zu ermöglichen. Das Original muss sechs Monate aufbewahrt und bei Aufforderung zusätzlich eingereicht werden. Eine zusätzliche Information an die jeweils zuständige Krankensachbearbeitung ist nicht erforderlich und somit entbehrlich.

Zudem ist die/der Vorgesetzte von der/dem erkrankten Mitarbeiter*in über die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Das gilt auch bei jeder Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit.

 

Webformular Krank- und Gesundmeldung

Das Webformular Krank- und Gesundmeldung befindet sich im Probebetrieb und wird zur Zeit von folgenden Organisationsbereichen genutzt:

• Dezernat Personal & Organisation
• Dezernat Wirtschaft & Finanzen
• ZIM
• Fakultät für Informatik.

Auf das Webformular gelangen Sie über das Selfcare Portal.

Die Nutzung des Webformulars entnehmen Sie bitte dem Handout

Hier finden Sie FAQs zum Webformular Krank- und Gesundmeldung:

Muss ich meine Erkrankung auch dann über das Web-Formular melden, wenn ich keine*n Ärztin / Arzt aufsuche?

Ja, Sie müssen Ihre Krankmeldung in jedem Fall über das Webformular vornehmen, damit die Krankensachbearbeitung über Ihre Abwesenheit informiert ist.

Wie nutze ich das Webformular, wenn ich vormittags erkrankt bin und der vereinbarte Arzttermin erst später am Tag stattfindet?

Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Krankmeldung bis spätestens 10.00 Uhr bei der/dem Vorgesetzten bzw. Kolleg*innen eingeht. Diese Regelung hat den Hintergrund, dass ggf. Vertretungen organisiert oder Termine übernommen/abgesagt werden müssen. Die Krankensachbearbeitung im Dez. Personal & Organisation, die bekanntlich auch über das Webformular informiert wird, muss nicht bis 10.00 Uhr über die Erkrankung informiert werden.

Wenn Sie sich also vormittags so krank fühlen, dass nachmittags ein Arzttermin vereinbart wurde, muss nicht unbedingt sofort morgens die Krankmeldung über das Webformular erfolgen. Vielmehr ist es an dem Tag auch möglich, bis spätestens 10.00 Uhr der/dem Vorgesetzten und/oder Kolleg*innen kurz telefonisch oder per E-Mail zu informieren, dass Sie krank sind und zum Arzt gehen. Nach dem Arztbesuch wissen Sie, ob und ggf. wie lange eine Krankschreibung erfolgt ist. Dann muss allerdings eine Krankmeldung über das Webformular erfolgen, da anderenfalls die Krankensachbearbeitung nicht informiert wird.

Wer füllt für mich das Webformular aus, wenn ich selber krankheitsbedingt nicht dazu in der Lage bin?

In diesem Ausnahmenfall kann Ihre Führungskraft das Formular für Sie ausfüllen. Bitte unbedingt im Bemerkungsfeld angeben, für welche*n Beschäftigte*n die Krankmeldung erfolgt.

Wer meldet mich krank, wenn ich über keinen Internetzugang, PC oder mobiles Endgerät verfüge?

Bitte klären Sie mit Ihrer Führungskraft, ob diese das Formular für Sie ausfüllen kann.

Wie fülle ich das Formular aus, wenn ich zwei Führungskräften zugeordnet bin?

Sie müssen das Formular nur einmal ausfüllen. Wählen Sie im Feld „Vorgesetze“ Ihre/Ihren Vorgesetzte*n aus und informieren Sie die zweite Person über das Feld „weitere*r E-Mail – Empfänger*in“. Verfahren Sie genauso bei Folgeerkrankung und Gesundmeldung.

Melde ich mich über das Webformular krank, wenn ich aufgrund der Betreuung meines erkrankten Kindes zuhause bleiben muss?

Für die Betreuung eines erkrankten Kindes werden Sie vom Dienst freigestellt. Da es sich nicht um eine eigene Erkrankung handelt, erfolgt keine Meldung über das Webformular. Der Prozess Kind krank bleibt unverändert und ist hier beschrieben.

Was muss ich veranlassen, wenn ich nach Dienstbeginn im Tagesverlauf erkranke und nach Hause gehe?

Sollten Sie nach Dienstbeginn erkranken, informieren Sie umgehend Ihre Führungskraft. Für diesen Tag muss das Webformular nicht ausgefüllt werden.

Sollten Sie am darauffolgenden Tag weiter arbeitsunfähig sein nutzen Sie bitte das Webformular um sich krankzumelden.

Erhalten die von mir im Webformular gemachten Angaben auch die/der Vorgesetzte und die im Formular ausgewählten Kolleg*innen?

Vorgesetzte und Kolleg*innen erhalten nicht alle von Ihnen im Formular eingetragenen Daten sondern nur die nötigsten (Name der erkrankten Person, Zeitraum der Erkrankung, Namen der benachrichtigten Personen). Alle anderen Angaben sowie hochgeladenen Dokumente erhält nur die Fachabteilung im Dezernat Personal & Organisation. Das Verfahren wurde mit dem Datenschutzbeauftragten der UDE abgestimmt.

Gesundmeldung

Ebenso wichtig wie die Krankmeldung ist die Gesundmeldung, da nur so der genaue Zeitraum der Erkrankung erfasst und damit der Vorgang endgültig abgeschlossen werden kann.

Die Gesundmeldung erfolgt analog dem Verfahren zur Krankmeldung (Information an die/den Vorgesetzte*n und E-Mail an das Funktionspostfach krankmeldung@uni-due.de) und ist am nächsten Tag nach Beendigung der Arbeitsunfähigkeit zu veranlassen. Nennen Sie bitte auch hier zur schnelleren Zuordnung Ihre Organisationseinheit (Dezernat, Fakultät, Zentrale Einrichtung) im Betreff der E-Mail.

Sollte dieser Tag für Sie (z.B. durch Abweichen von der 5-Tage-Woche oder aufgrund eines Feiertages/Wochenendes) arbeitsfrei sein, so melden Sie sich spätestens an Ihrem nächsten Arbeitstag gesund. Bei dieser „verspäteten“ Gesundmeldung ist die Angabe des Datums, an dem Sie tatsächlich wieder gesund waren, dringend erforderlich.

Falls sich Urlaub unmittelbar an die Krankheit anschließt, muss die Gesundmeldung vor Urlaubsantritt per E-Mail an krankmeldung@uni-due.de erfolgen.

Krank nach Hause

Wenn Sie sich während der Arbeitszeit krank fühlen und Ihrer Arbeit nicht weiter nachgehen können, genügt eine Mitteilung an die/den Vorgesetzten. Es erfolgt keine Krankmeldung im o.a. Sinne. Folglich erfolgt auch keine Gesundmeldung, wenn anderntags die Arbeit wieder aufgenommen wird. Bitte informieren Sie Ihre*n Vorgesetzte*n über Ihre Rückkehr. Der wegen Krankheit beendete Arbeitstag gilt in diesem Fall als abgeleistet. Teilnehmer*innen an der GLAZ stempeln an dem Tag nicht aus und veranlassen am Folgetag eine Zeitkorrektur über den Workflow (Fehlzeit: „Krank nach Hause“) bzw. mithilfe eines Zeitkorrekturbelegs. Insgesamt wird die individuelle Tagessollzeit gutgeschrieben.

Umgekehrt (später zur Arbeit kommen, weil man sich morgens nicht wohlgefühlt hat) gilt das oben Genannte nicht!

Erkrankung während des Urlaubs

Auch bei einer Erkrankung während des Urlaubs informieren Sie bitte den/die Vorgesetzte*n über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich.

Die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit werden nicht auf den Urlaub angerechnet, sondern nachgewährt. Hierfür ist die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich. Anderenfalls besteht kein Nachgewährungsanspruch.