Einsatzort

Campus Duisburg

Einsatzbereich

Zentrum für Logistik und Verkehr (ZLV)

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d, Nr. 214-23)
EG 9a TV-L

Das Zentrum für Logistik und Verkehr (ZLV) vereint eine Vielzahl von Professuren für die interdisziplinäre Konzeption, das Management und den Transfer von wissenschaftlichem Arbeiten im Zusammenhang mit globalen Lieferketten, Logistik, Mobilität und Verkehr aus verschiedenen Fachbereichen der Universität Duisburg-Essen (UDE). Das ZLV orientiert sich dabei an langfristig zukunftsfähigen, ökonomisch förderlichen sowie ökologisch- und sozialverträglichen Innovationen. Unsere Vision ist, ein international anerkanntes Wissensgenerations- und Transferzentrum für exzellente und innovative transdisziplinäre Forschung zu globalen nachhaltigen Lieferketten, Logistik und Mobilität in einem Mehrebenensystem (Multi-Level-Governance) zu werden.
 

Besetzungszeitpunkt

Beginn: 2023-07-01

Vertragsdauer

unbefristet

Arbeitszeit

19 Std. 55 Min. (50%)

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie leiten und managen das Sekretariat der Geschäftsstelle als zentrale Anlauf- und Informationsstelle des ZLV: Sie sind dabei verantwortlich für die Korrespondenz und Telefonkommunikation (extern/intern: Deutsch/Englisch), Terminabstimmung, Organisation und Management von Veranstaltungen, auch inhaltliche Vorbereitungen der Termine in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Sie organisieren selbständig die Öffentlichkeits- und Pressearbeit für das ZLV. Sie sind dabei verantwortlich für die regelmäßige Prüfung und Aktualisierung statischer Inhalte auf der Webseite, die kontinuierliche Planung (zeitliche und inhaltliche Abfolge) und Erstellung von aktuellen Beiträgen für Website, Social Media (insb. LinkedIn und Twitter) und Newsletter; hierfür generieren Sie eigene und redigieren vorgegebene Texte und wählen, erstellen und/oder überarbeiten passende Fotos, Grafiken und ggf. Videos. Sie pflegen Pressekontakte und verfassen Pressemitteilungen zur Vorbereitung und Veröffentlichungen über das ZLV in externen Medien.
• Sie strukturieren und organisieren eigenständig die Geschäftsprozesse (Budgetplanungsvorschläge, Vertragsmanagement, Ressourcenüberwachung, Dienstreisen, Terminmanagement, Aktenführung).
• Sie administrieren und unterstützen Anliegen des Vorstandes, des Beirates und der Mitglieder.
• Sie sind verantwortlich für dezentrale Urlaubssachbearbeitung, Bestellwesen und Materialverwaltung sowie Bewirtschaftung der Haushalts- und der Drittmittel einschl. Unterbreitung von Finanzierungsvorschlägen mit Hilfe von SAP und Excel.
• Sie kümmern sich gemeinsam mit den jeweiligen Projektkoordinator:innen um die Anforderung, Verwaltung, Verwendung und Abrechnung von Drittmitteln.

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. als Industriekauffrau/kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/Büro-Management oder Kauffrau/Kaufmann im Fremdsprachenbereich) alternativ vergleichbare langjährige Berufserfahrung
• Erfahrung in der selbständigen Erledigung von Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten sowie der Mittelverwaltung
• Teamfähigkeit, Offenheit, freundliches Auftreten, Flexibilität, Selbstverwaltung und Belastbarkeit
• selbständiges, umsichtiges und strukturiertes Arbeiten
• sehr gute Kenntnisse der Standardsoftware MS-Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) sowie weiterer Standardanwendungen unter Windows (z.B. für Internetrecherchen und Social Media)
• Kenntnisse im Umgang mit SAP
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache erforderlich
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich (weitere Fremdsprachen sind gewünscht)

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet mit regionalen und internationalen Kontakten
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
• ein diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuung für Ihre Kinder und Beratung bei Ihren Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• vergünstigtes Firmenticket
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Bewerbungsfrist

2023-05-28

Kennziffer

214-23

Bewerbung

Leider ist die Bewerbungsfrist für diese Stelle abgelaufen.

Informationen zur Stelle

www.uni-due.de/zlv