Informationen zur Chipkarte (Studierendenausweis/Dienstausweis)

Sowohl der Studierendenausweis als auch der Dienstausweis werden als multifunktionale Chipkarte ausgestellt, die einen kontaktlosen Chip enthalten. Der Ausweis kann für Bezahlvorgänge in der Bibliothek und den Mensen und Cafeterien des Studierendenwerks genutzt werden.

Studierendenausweis

Wann und wie erhalte ich meinen Studierendenausweis?

Der Studierendenausweis wird Ihnen ca. 2-4 Wochen vor Semesterbeginn zugeschickt, sofern Sie abschließend immatrikuliert worden sind.

Ich habe meinen Studierendenausweis verloren, wie erhalte ich einen neuen?

Bei Verlust oder Beschädigung des Studierendenausweises können Sie per E-Mail (studienservice@uni-due.de) einen neuen Ausweis beantragen. Bitte beachten Sie, dass Ihnen hierfür im Nachgang eine Gebühr i.H.v. 10,00 € in Rechnung gestellt wird.

Wichtig: Bitte wenden Sie sich bei Verlust der Chipkarte zuerst an den Kartenservice des Studierendenwerks, da dort oftmals Karten als Fundsachen abgegeben werden.

Wenn bei uns Ausweise abgegeben werden, kontaktieren wir Sie stets via E-Mail. Prüfen Sie daher bitte in regelmäßigen Abständen Ihren Mail-Posteingang und den SPAM-Ordner.

Wozu dient der Studierendenausweis?

Mit dem Ausweis können Sie, genau wie mit der Immatrikulationsbescheinigung und der myUDE-App auch, nachweisen, dass Sie Studierende/r an unserer Universität sind. Das kann z.B. im Falle einer Fahrausweisprüfung erforderlich sein. Wie bereits oben eingeleitet wird der Ausweis aktuell auch dazu genutzt, entgeltliche Leistungen des Studierendenwerks in Anspruch zu nehmen. 

Dienstausweis

Allgemeine Informationen zum Dienstausweis

Jede/r Mitarbeiterin/in erhält für die Dauer ihres/seines Beschäftigungsverhältnisses (gleich welcher Statusgruppe) einen Dienstausweis. Der Dienstausweis ermöglicht der/dem Inhaber/in, sich gegenüber anderen als Beschäftigte/r der UDE auszuweisen (z. B. für das Betreten der Dienstgebäude außerhalb der üblichen Dienstzeiten gegenüber dem Sicherheitsdienst, Benutzung des Pendelbusverkehrs u. a.).

Wird das Beschäftigungsverhältnis zur UDE beendet, ist der Dienstausweis zurückzugeben. Bitte beachten Sie, dass Dienstausweise immer nur für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt werden. Entweder ist auf dem Ausweis das Enddatum Ihrer Befristung angegeben oder der Zeitpunkt des Renteneintritts. 

Wie beantrage ich einen Dienstausweis?

Die Beantragung erfolgt über einen Workflow in BIC Process Execution, abrufbar über das Selfcareportal (https://selfcare.uni-due.de/). Beachten Sie nachfolgend die unterschiedlichen Fallkonstellationen.

Dienstausweis für neue Mitarbeitende:
Sobald Sie als neue/r Mitarbeitende/r (wiss und MTV) Ihre Beschäftigung an der UDE zugesagt haben, wird die jeweils zuständige Führungskraft den Onboarding-Workflow eigenständig über das Selfcare-Portal initiieren. In diesem Prozess ist auch die Beantragung des Dienstausweises integriert. Damit wird sichergestellt, dass Sie Ihren Ausweis so früh wie möglich - idealerweise unmittelbar mit Dienstantritt - erhalten. Wird der Onboarding-Workflow nicht von Seiten der Führungskraft gestartet, kann der Dienstausweis entweder von der Führungskraft selbst, das zuständige Sekretariat, eine*n der die einarbeitenden Kolleginnen/Kollegen oder durch Sie selbst (sobald Ihnen die nötigen Zugänge vorliegen) gesondert über den Workflow im Selfcare-Portal beantragt werden.

Sobald die antragsstellende Person den Antrag übermittelt hat, wird dieser in P&O geprüft und anschließend zur weiteren Bearbeitung an das Sachgebiet Einschreibungswesen weitergeleitet. Dort wird der Dienstausweis erstellt und an die entsprechende Anschrift gesandt, die im Antrag angegeben wurde. Bei Unstimmigkeiten der Angaben kann es sein, dass der Antrag zur Korrektur an die antragsstellende Person zurückgegeben wird. Nach erfolgter Korrektur erfolgt der Prozess, wie beschrieben, erneut.

Hinweis: Wird der Workflow abgebrochen/unterbrochen, muss ein neuer Workflow gestartet werden. 

Mitarbeitende, die ihren Dienstausweis verlängern möchten:
Wenn Sie Ihren Dienstausweis verlängern möchten, stellen Sie als Mitarbeitende/r bitte eigenständig einen Antrag über das Selfcare-Portal.

Sobald Sie den Antrag übermittelt haben, wird dieser in P&O geprüft und anschließend zur weiteren Bearbeitung an das Sachgebiet Einschreibungswesen weitergeleitet. Sie erhalten im Anschluss weitere Informationen zum Vorgehen.

Hinweis: Wird der Workflow abgebrochen/unterbrochen, muss ein neuer Workflow gestartet werden. 

Mitarbeitende, die ihren Dienstausweis verloren haben oder deren Ausweis defekt ist:

Wenn Sie Ihren Dienstausweis verloren haben oder dieser defekt ist stellen Sie als Mitarbeitende/r bitte eigenständig einen Antrag über das Selfcare-Portal.

Sobald Sie den Antrag übermittelt haben, wird dieser in P&O geprüft und anschließend zur weiteren Bearbeitung an das Sachgebiet Einschreibungswesen weitergeleitet. Dort wird der Dienstausweis erstellt und an die entsprechende Anschrift gesandt, die im Antrag angegeben wurde. Bei Unstimmigkeiten der Angaben kann es sein, dass der Antrag zur Korrektur an die antragsstellende Person zurückgegeben wird. Nach erfolgter Korrektur erfolgt der Prozess, wie beschrieben, erneut.

Hinweis: Wird der Workflow abgebrochen/unterbrochen, muss ein neuer Workflow gestartet werden. 

Welche Personengruppen abseits der Verwaltung erhalten einen Ausweis?

• die hauptberuflichen Mitglieder des Rektorats,
• die hauptberuflichen Dekaninnen und Dekane,
• das an der UDE nicht nur vorübergehend hauptberuflich tätige Hochschulpersonal,
• wissenschaftliche Hilfskräfte,
• die von der Rektorin/vom Rektor eingeladenen Gastwissenschaftler/innen, die eine Vergütung durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) erhalten,
• die Seniorprofessorinnen und Seniorprofessoren entsprechend der Richtlinie zur Gestaltung von Dienstverhältnissen von Universitätsprofessorinnen und Universitätsprofessoren nach Eintritt in den Ruhestand und
• Professorenvertreterinnen und -vertreter gemäß § 39 Absatz 2 Hochschulgesetz

Welche Personengruppen erhalten keinen Ausweis?

Keinen Dienstausweis erhalten die Personen, die in § 9 Absatz 4 Hochschulgesetz (Angehörige) genannt sind:

• die entpflichteten oder in den Ruhestand eingetretenen oder in den Ruhestand versetzten Professorinnen und Professoren,
• die außerplanmäßigen Professorinnen und Professoren,
• die Honorarprofessorinnen und Honorarprofessoren,
• die nebenberuflichen, vorübergehend oder gastweise an der UDE Tätigen, sofern sie keine Vergütung durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) erhalten,
• die Privatdozentinnen und Privatdozenten, 

  sofern sie nicht Mitglieder sind.

Ich benötige einen Dienstausweis, gehöre aber zu der Personengruppe, die keinen erhält

Personen, die keinen Dienstausweis erhalten, können beim Studierendenwerk Essen-Duisburg gegen Vorlage einer Bescheinigung der Hochschule über ihren Status (z. B. Bescheinigung über den Status als Angehörige/r), eine whiteCard gegen Kaution (derzeit 5,00 €) erhalten.

Entpflichtete oder in den Ruhestand eingetretene bzw. in den Ruhestand versetzte Professorinnen und Professoren können einen Bibliotheksausweis (A-Ausweis) erhalten, der ihnen weiterhin unter anderem die verlängerten Ausleihkonditionen und den Zugang zu Datenbanken einräumt.

Ich habe noch weitere Fragen

Bei technischen Fragen zum Workflow über das Selfcare-Portal wenden Sie sich bitte per Mail an: hotline.workflow@uni-due.de.

Bei weiteren organisatorischen Fragen wenden Sie sich bitte an: dienstausweis@uni-due.de.