UDE-Archiv: Infos für UDE-Mitarbeiter/innen

Aktenaussonderung

 

Ist das Universitätsarchiv auch für meine Akten bzw. die Akten meiner Abteilung zuständig?

Das Universitätsarchiv ist für alle Unterlagen, die an der Universität Duisburg-Essen produziert werden oder einer ihrer Vorgängerinstitutionen produziert worden sind, zuständig. Unterlagen sind alle Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Information und deren Nutzung notwendig ist.

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Kommen alle Unterlagen ins Archiv?

Nein, das Universitätsarchiv übernimmt nur bestimmte, ausgewählte Unterlagen mit historischem Wert. Grundsätzlich ist es das Ziel des Universitätsarchivs, eine Überlieferung für nachfolgende Generationen zu bilden, mit der die historische Entwicklung, das Verwaltungshandeln und auch das kulturelle Leben an der Universität dauerhaft nachvollziehbar sind. Daher werden alle angebotenen Unterlagen einer Bewertung durch das Universitätsarchiv unterzogen.

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Darf ich die Unterlagen, die ich nicht mehr brauche, vernichten?

Vernichtet werden dürfen ohne vorherige Absprache mit dem Universitätsarchiv ausschließlich Unterlagen, die nach der Aufstellung in den Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen der Universität Duisburg-Essen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten sind. Alle anderen Unterlagen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens aber vor Aufräum- und Wegwerfaktionen dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten. Das Universitätsarchiv entscheidet, ob es sich dabei um archivwürdiges Material handelt oder nicht. Erst nach der Bewertung und der Genehmigung durch das Universitätsarchiv dürfen Sie die Unterlagen vernichten.

Das Universitätsarchiv kann bei bestimmtem Schriftgut von vornherein sagen, dass es nicht für die dauerhafte Überlieferung geeignet ist. In diesen Fällen vergibt das Universitätsarchiv eine schriftliche, unbefristete Vernichtungsgenehmigung für dieses bestimmte Schriftgut. In diesen Ausnahmefällen kann das Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ohne weitere Rücksprache vernichtet werden.

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Was ist eine Aufbewahrungsfrist?

Nach Aktenschluss (z.d.A – Verfügung) behält die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter die Unterlagen noch in ihrer/seiner Registratur, damit im Bedarfsfall schnell auf die Akten zugegriffen werden kann. Erst nach Ablauf eines gewissen Zeitraums werden die Unterlagen dem Universitätsarchiv angeboten und anschließend entweder an das Universitätsarchiv abgegeben oder vernichtet (kassiert). Dieser Zeitraum zwischen Aktenschluss und Abgabe an Universitätsarchiv bzw. der Vernichtung nennt man Aufbewahrungsfrist. Gründe für eine Aufbewahrungsfrist sind gesetzliche Vorgaben zur Rechtssicherheit, der Nachweis bestimmter Sachverhalte bei einer Revision und schneller Rückgriff auf die Akten im Verwaltungsalltag. Die Aufbewahrungsfrist endet daher erst dann, wenn diese Nachweisfunktionen nicht mehr nötig sind und die Akten wirklich nicht mehr im Verwaltungsalltag gebraucht werden.
An der Universität Duisburg-Essen sind die Aufbewahrungsfristen durch die Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen der Universität Duisburg-Essen geregelt.

Als Faustregel kann man sich merken:
Für alle Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren.

ABER: Ausnahmen bestätigen die Regel.

Dokumente mit bloßem Tagesinformationswert sind nicht aufzubewahren, sondern zu vernichten. Dazu gehören

  • unverlangt eingesandte Prospekte, Werbung, Einladungen etc.,
  • Rundschreiben einer anderen Stelle,
  • nur kurzfristig bedeutsame Mitteilungen.

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Wie kann ich Unterlagen an das Archiv abgeben?

Sie können jederzeit, gern auch per E-Mail (ude-archiv@ub.uni-due.de), Kontakt zum Universitätsarchiv aufnehmen. Idealerweise schicken Sie uns direkt eine Anbietungsliste mit einer Auflistung der Unterlagen, die angeboten werden sollen, mit. In dieser Anbietungsliste vermerken Sie das Aktenzeichen (wenn vorhanden), die Laufzeit und den Titel der Akte. Das Universitätsarchiv entscheidet dann, ob und welche Akten für die dauerhafte Aufbewahrung geeignet sind. Zu diesem Zweck werden wir Sie unter Umständen auch persönlich besuchen kommen und uns vor Ort einen Einblick über die Unterlagen zu verschaffen. Wenn sich ihre Unterlagen als aufbewahrungswürdig herausstellen, geben Sie diese mit der Ablieferungsliste (siehe Anlage der Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen der Universität Duisburg-Essen) an das Universitätsarchiv ab. Alle Unterlagen, die nicht aufbewahrungswürdig sind und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen ist, müssen Sie vernichten.

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Kann ich noch mal auf die Unterlagen zugreifen, wenn sie im Archiv sind?

Selbstverständlich können Sie alle Unterlagen, die Sie dem Universitätsarchiv abgegeben haben, im Bedarfsfall einsehen bzw. für einen gewissen Zeitraum ausleihen. Einen Überblick über die abgegeben Unterlagen haben Sie durch die Ablieferungsliste. Allerdings dürfen Sie an dem ausgeliehenen Archivgut  keine Veränderungen (z.B. Entnahme oder Zufügen von Schriftstücken oder Anbringen von Büroklammern) mehr vornehmen.

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Übernimmt das Archiv nur Akten oder auch anderes?

Überwiegend werden im Universitätsarchiv Akten, perspektivisch auch in elektronischer Form, aufbewahrt. Wir übernehmen aber auch Sammlungsgut, wie zum Beispiel Poster, Fotos oder Zeitungsartikel sofern sie Auskunft über die Universität Duisburg-Essen oder einer ihrer Vorgängerinstitutionen geben. Schließlich übernehmen wir Objekte wie zum Beispiel Stempel oder Ehrenmedaillen.

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Kann dann jeder in meinen Unterlagen lesen?

Grundsätzlich wird Archivgut den Nutzern des Universitätsarchivs zur Verfügung gestellt, allerdings erst nach dem Ablauf von Schutzfristen. Die Schutzfrist für Sachakten beträgt 30 Jahre nach Aktenschluss. Bei personenbezogenen Unterlagen gelten zusätzlich gesonderte Schutzfristen. Diese Unterlagen sind dann erst 10 Jahre nach der Tod, bzw. 100 Jahre nach der Geburt der in der Akte erwähnten Person freigegeben. Sollten diese Informationen nicht vorhanden sein, werden die Unterlagen erst 60 Jahre nach Aktenschluss für die Benutzung freigegeben.

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Warum muss ich Akten führen?

Die Universität Duisburg-Essen ist eine vom Land Nordrhein-Westfalen getragene, rechtsfähige Körperschaft öffentlichen Rechts, die im Rahmen der Gesetze das Recht auf Selbstverwaltung hat. Sie ist, wie jede öffentliche Verwaltung, dem Gemeinwohl verpflichtet. Transparentes und effizientes Verwaltungshandeln ist daher Voraussetzung. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, muss sich Verwaltungshandeln erstens in ausreichender Schriftlichkeit niederschlagen. Zweitens muss die Aktenmäßigkeit erfüllt sein. Dass bedeutet, dass die Unterlagen in Akten zusammengefasst werden und sie problemlos nutzbar sind. Drittens müssen die Akten für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden, um die Rückgriffe auf die Akten möglich zu machen.

Auf diese Weise kann die Universität jederzeit ihr Verwaltungshandeln nachvollziehen, Kontinuität gewährleisten und den Führungsleitsatz "Wir organisieren effizient" erfolgreich umsetzen.

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Wie führe ich meine Akten richtig?

Sie sollten ihre Akten einfach, klar und übersichtlich führen. Als Anhaltspunkt hilft es, wenn Sie sich immer überlegen, ob Ihre Vertretung im Falle Ihrer Abwesenheit sich schnell und ausführlich in einen Vorgang einarbeiten kann. In eine Akte gehören alle wichtigen Schriftstücke, E-Mails und Vermerke über Telefonate und dienstliche Besprechungen. Die Akte sollte den Namen der Abteilung (Fakultät, Dezernat oder Betriebseinheit), einen Aktentitel, ein Aktenzeichen, gegebenenfalls eine Bandnummer und Informationen zur Laufzeit haben. Nach Aktenschluss sollte die Aufbewahrungsfrist vermerkt werden.

Sonderakten, wie zum Beispiel Personalakten unterliegen in der Regel besonderen gesetzlichen Bestimmungen.

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Reicht die Aufbewahrung der E-Mails in meinem Postfach?

Nein, das reicht nicht. Wichtige E-Mails sollten Sie nicht "nur" in Ihrem Postfach lagern, sondern Sie sollten sie genauso wie "normale" Postsendungen behandeln. Wenn Sie eine wichtige E-Mail erhalten, in der zum Beispiel notwendige nächste Schritte für ihren Vorgang enthalten sind oder Sie von einer Kollegin oder einem Kollegen eine Gesprächnotiz per E-Mail bekommen, so gehört diese E-Mail in die Akte. Nur so können Sie sicherstellen, dass ihre Akte vollständig ist. So lange es keine elektronische Aktenführung gibt, bedeutet das, dass die E-Mail und die dazugehörigen Anlagen ausgedruckt und in die Akte geheftet werden müssen. Das Anlegen von sogenannten Hybridakten, also einem Teil der Akte in Papierform, ein anderer als digitales Dokument, sollten Sie dringend vermeiden.

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Brauche ich einen Aktenplan und ein Aktenverzeichnis?

Das Image des Aktenplans gilt eher als verstaubt und reaktionär, dabei handelt es sich bei einem Aktenplan um einen grundlegenden Ordnungsrahmen im Records Management, der auch im Zeitalter der elektronischen Akte eine sehr große Rolle spielt. Der Aktenplan hilft beim schnellen Zuordnen und Wiederfinden von Unterlagen. Auf der Aktenplanebene können auch die Aufbewahrungsfristen hinterlegt werden, so dass Sie immer die Übersicht über die Akten behalten. Außerdem bildet er die Grundlage für ein Aktenverzeichnis. Mit dem Aktenverzeichnis erhalten Sie schnell eine Übersicht über Ihre Aktenbestände und er hilft damit im Verwaltungsalltag für ein reibungsloses Handeln.

Wenn Sie zwischen Papierstapeln und Aktenordnern den Überblick behalten wollen und die Anforderung der Nachvollziehbarkeit und Kontinuität von Verwaltungshandeln gewährleisten möchten, dann brauchen Sie einen Aktenplan und ein Aktenverzeichnis.

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Wer hilft mir bei der Erneuerung des Aktenplans?

Gern unterstützen wir Sie bei der Erstellung oder Erneuerung ihres Aktenplans. Sie können jederzeit, gern auch per E-Mail (ude-archiv@ub.uni-due.de), Kontakt zum Universitätsarchiv aufnehmen.

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Welches Papier und welche Schreibstoffe sollte ich für archivwürdige Unterlagen verwenden?

Für archivwürdige Unterlagen sollten Sie keinesfalls Recyclingpapier verwenden, sondern möglichst Papier, dass der DIN EN ISO 9706 entspricht. Nur damit ist eine dauerhafte Aufbewahrung im Universitätsarchiv garantiert.

Eine vorläufige Liste archivwürdiger Unterlagen an der UDE finden Sie hier.

Bei den Schreibstoffen (Stifte, Kugelschreiber, Tinten für Drucker etc.) sollten Sie darauf achten, dass diese der DIN 11798 entsprechen.

Haben Sie Fragen zur Beschaffung solcher Materialien, dann wenden Sie sich einfach direkt an das Universitätsarchiv.

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