Papierloses Büro?
Die elektronische Akte kommt
- von Beate Kostka
- 18.12.2018
E-Akte ante portas: Ab 2019 führt die UDE schrittweise die elektronische Aktenführung ein. Dies ermöglicht einen leichteren und schnelleren Zugriff auf Vorgänge, zügige Recherchen im Dokument und eine einfachere Zusammenarbeit zwischen den Fakultäten, der Verwaltung sowie den zentralen und wissenschaftlichen Serviceeinrichtungen.
Umgesetzt wird das seit 2017 geplante Vorhaben mit der codia GmbH aus Meppen und der d.velop AG aus Gescher, die sich in einem europaweiten Ausschreibungsverfahren durchgesetzt haben. Anfangs fallen pro Jahr ca. 200.000 Dokumente an. "Mit dem universitätsweiten Roll-Out ab 2021 wird diese Zahl allerdings steigen", so Projektleiter Dr. Hendrik Friggemann.
Gleichzeitig ändern sich die Arbeitsweisen und -organisation. Friggemann: "Die Papierakte soll in den nächsten Jahren möglichst vollständig abgelöst werden. So vermeiden wir Medienbrüche und sparen Lagerkapazitäten für Papier, das ja zudem auch immer teurer wird." Jeder Anwendungsbereich bekommt ein eigenes Rechte- und Rollenkonzept. Zentral ist, so Friggemann, diesen grundlegenden Wandel in der Arbeitsorganisation Schritt für Schritt umzusetzen und mit Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen aktiv zu begleiten.
Die zeitliche Staffelung der Umsetzung ist wie folgt geplant: im Januar startet die Hochschulleitung mit dem Gremienmanagement, dann sind das Dekanat Wirtschaftswissenschaften und die Stabsstelle für Arbeitssicherheit an der Reihe. Ab Herbst wird mit der Umstellung einzelner Prozesse im Prüfungs- und Personalwesen begonnen; im Frühjahr 2020 folgen die Drittmittelanträge der Ingenieurwissenschaften und die E-Rechnungen des Dezernats für Wirtschaft und Finanzen.
Um die betroffenen Bereiche frühzeitig mit ins Boot zu holen, trifft sich neben dem Steuerungskreis als Lenkungsgremium einmal monatlich ein Anwenderkreis, in dem die Ansprechpartner*innen aller betroffenen Bereiche vertreten sind. Die anstehenden Veränderungen werden darüber hinaus über verschiedene Kommunikationskanäle in die Hochschule getragen. Außerdem soll landesweit über die konkreten Erfahrungen berichtet und ein Anwendernetzwerk geknüpft werden. So ist für April 2019 ein Kolloquium mit anderen Hochschulen zum Thema geplant.
Dr. Hubert Klüpfel: "Wichtig ist auch, dass sich die neu einzuführenden Systeme gut in unsere vorhandene IT-Landschaft einpassen. Mit einer Schnittstelle ist d.3ecm kompatibel zu unserem Campusmanagement- und Ressourcenmanagementsystem und bildet so – neben HIS und SAP – die dritte Säule der IT-Landschaft an der UDE."
Weitere Informationen:
http://www.uni-due.de/dms
https://www.uni-due.de/imperia/md/content/dueit/newsletter_ausgabe_8.pdf
Dr. Hendrik Friggemann, UDE-Archiv, Tel. 0203 / 37 9-4492, hendrik.friggemann@uni-due.de
Dr. Hubert Klüpfel, Uni-Bibliothek, Tel. 0203 / 37 9-3613, hubert.kluepfel@uni-due.de
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