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Zehn Jahre UDE Netzwerk Sekretariate (UNS)

Austausch für Einzelkämpfer

  • von Ulrike Eichweber
  • 15.12.2020

Im Fernsehen stellen sie Telefongespräche zum Chef durch und kochen Kaffee, dabei haben sie eher etwas von der eierlegenden Wollmilchsau: die Beschäftigten in Sekretariaten – speziell an den Lehrstühlen einer Universität. Ihr Arbeitsfeld ist vielfältig und sie sind oft auf sich allein gestellt. Da ist der Austausch untereinander besonders wichtig.

Dafür sorgt an unserer Uni seit nunmehr zehn Jahren das UDE Netzwerk Sekretariate (UNS). Elke Schulte-Lippern ist eine von drei Sprecherinnen des Netzwerks. Sie arbeitet am Lehrstuhl für Networked Embedded Systems der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften.

Wie kam es zu UNS?

Vor zehn Jahren wurde vom Dezernat Personal und Organisation sowie dem Gleichstellungsbüro ein Workshop angeboten, in dem die Beschäftigten aus den Sekretariaten ihre Erfahrungen austauschen konnten. Da konnte man merken: Das Bedürfnis danach ist sehr groß. Deshalb wollten Cornelia Ruppert, die Leiterin des Organisationsmanagements und der Organisationsentwicklung und die Gleichstellungsbeauftrage Elke Währisch-Große ein dauerhaftes Forum gründen.

Ist das gelungen?

Ja, UNS hat sich unglaublich stark entwickelt, und es wächst stetig, auch die Zahl der männlichen Mitstreiter. Mittlerweile haben wir über 230 Mitglieder. Es sind erfahrene Kolleg*innen ebenso wie Berufsanfänger*innen. Und für die Neuen ist das Netzwerk besonders hilfreich.

Warum, meinen Sie, ist das so?

Gerade an den Lehrstühlen ist die Gefahr groß, im Einzelkämpfertum zu landen. Jede und jeder arbeitet für sich, dabei haben es alle mit ähnlichen Aufgaben, Herausforderungen und Problemen zu tun. Da ist es wichtig, auf den Erfahrungsschatz der anderen zurückgreifen zu können.

Welche Aufgaben sind das zum Beispiel?

Wir kümmern uns um Personalangelegenheiten, bewirtschaften die Finanzen, beantragen Neuanschaffungen, unterstützen, administrativ, die internationalen Forschenden, die einen besonders hohen Wunsch nach Orientierung haben, organisieren Prüfungstermine und stellen Kontakte zu den Prüfungsämtern her, bearbeiten Drittmittelanträge, müssen über neue Gesetze und Verordnungen, die die Hochschule betreffen, immer auf dem Laufenden sein.  Die Beschäftigten in den Sekretariaten der Fakultäten sind an der Schnittstelle zwischen Forschung, Lehre und Verwaltung tätig.

Viele Kolleg*innen, die in den Arbeitsabläufen Orientierung und Hilfe suchen, kommen erstmal zu uns, auch mit ihren Sorgen.

Das sind sehr unterschiedliche Dinge…

Ja, unser Aufgabenfeld ist sehr vielfältig. Das macht die Arbeit aber auch so spannend. Und es gibt immer wieder etwas Neues: Die Umstellung auf SAP-Software war zum Beispiel ein großes Thema, derzeit ist es die auf die Elektronische Rechnungslegung. Gerade für neue Kolleg*innen ist es da wichtig, dass sie uns ansprechen können. Deshalb sind wir seit einigen Jahren auch bei den Begrüßungsveranstaltungen dabei und stellen UNS vor. Außerdem organisieren wir regelmäßige Treffen, um die Vernetzung unserer Mitglieder zu vertiefen. Die Digitalisierung stellt uns vor große Herausforderungen – und wir wissen ja alle, dass die Dinge nicht frei von Stolpersteinen sind. Wir sind deshalb auch eine wichtige Adresse für Kolleg*innen der Verwaltung, diese Transformation zu bewältigen.

2017 erhielt UNS den UDE Diversity Engagement-Preis

Ja, das hat uns alle sehr gefreut. Das zeigt, dass unsere Arbeit in der UDE wahrgenommen und wertgeschätzt wird. Wir engagieren uns auch bei der ERASMUS Staff Week. 2017 und 2019 organisierten wir in diesem Rahmen u.a. ein Jobshadowing. Die Kolleg*innen aus anderen europäischen Universitäten und Hochschulen schauten sich an, wie wir arbeiten und erzählten, wie es bei ihnen ist. Dafür müssen auch nicht alle perfekt Englisch können – es funktionierte zur Not auch mal mit Händen und Füßen sehr gut.

Welche Rolle spielt UNS während der Pandemie?

Jetzt zeigt sich, wie wichtig ein solches Netzwerk ist. Wir konnten beim Einrichten von Homeoffice-Arbeitsplätzen helfen und gesammelt Informationen aus der Verwaltung weitgeben. Da mussten nicht alle einzeln nachfragen. Und natürlich ist der Austausch untereinander gerade in diesen Zeiten Gold wert. Auch aus dem Homeoffice heraus funktioniert unsere Moodle-Gruppe. Die vernetzten UNS-Kolleg*innen agieren wirklich kollegial und unterstützen einander großartig.

Kontakt: uns@uni-due.de

Weitere Informationen:
https://www.uni-due.de/uns/

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