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Kanzler Jens Andreas Meinen im Interview

Digitalisierung als Chance begreifen

  • von Thomas Wittek
  • 17.02.2021

Vorlesungen online, Prüfungen auf Distanz und Homeoffice, wo immer es geht: Corona hat das Arbeiten an der UDE massiv verändert. Möglich war das nur dank digitaler Technologien. Doch was folgt daraus für die Zukunft? Kanzler Jens Andreas Meinen will die Gelegenheit nutzen und die digitale Transformation der Uni vorantreiben.

Herr Meinen, seit knapp einem Jahr beschäftigt uns die Corona-Pandemie. Sie hat massive Auswirkungen auf unseren Arbeitsalltag und unser Privatleben. Wie gut ist die UDE mit den veränderten Bedingungen in der Pandemie klargekommen?

Corona war und ist eine Herausforderung für unsere Universität. Wir reagieren immer wieder auf die sich verändernde Pandemielage sowie daran angepasste Verordnungen und Regelungen. Das Rektorat arbeitet gemeinsam mit der Taskforce Studium und Lehre, der erweiterten Leitungsrunde der Verwaltung und vielen weiteren engagierten Menschen daran, dass die Universität als Bildungs- und Forschungseinrichtung trotz allem bestmöglich funktioniert. Wir haben viele Arbeitsplätze an der UDE ins Homeoffice verlegt und den Lehr- und Prüfungsbetrieb weitgehend auf Online-Formate umgestellt. Diesen Schwung will ich mitnehmen und auf Grundlage der gemachten Erfahrungen die digitale Transformation unserer Hochschule weiter voranbringen.

Was genau verstehen Sie unter digitaler Transformation?

Die Begriffe Digitalisierung und digitale Transformation sind weder im wissenschaftlichen Diskurs noch gesetzlich genauer definiert. Für mich meint dies eine Betrachtung und Neugestaltung unserer Prozesse in der Universitätsverwaltung vor dem Hintergrund der veränderten Möglichkeiten von digitalen Technologien. Digitalisierung ist allerdings nicht eindimensional. Es geht nicht um die Einführung einer weiteren Softwarelösung, sondern um ganzheitliche Lösungsansätze. Ein Digitalisierungsvorhaben muss von einem funktionierenden Projektmanagement und einer Prozessoptimierung flankiert werden. Die begleitende Organisations- sowie Personalentwicklung sind entscheidend.

Warum ist Ihnen das Thema so wichtig?

Ich begreife die Digitalisierung als Chance für die Menschen an unserer Universität und bin davon überzeugt, dass sie einen nachhaltigen Beitrag zur Verbesserung der Arbeits-, Lehr- und Lernbedingungen an unserer Hochschule leisten kann. Als Kanzler habe ich den Anspruch, dass die Verwaltung den Forschenden und Lehrenden in den Fakultäten genauso wie den Studierenden ein überdurchschnittlich gutes Serviceniveau bietet. Gleichzeitig wollen wir für unsere Beschäftigten ein attraktiver Arbeitgeber sein. Darüber hinaus sind wir aufgrund des Onlinezugangsgesetzes und des E-Government-Gesetzes gefordert, die Digitalisierung konsequent im Sinne der Nutzerinnen und Nutzer voranzutreiben.

Wo steht die UDE aktuell bei der Digitalisierung?

An der UDE haben wir in den letzten Jahren neue digitale Systeme eingeführt und damit unsere Arbeit verändert. Von Mails über SAP bis zum Campusmanagement mit HISinOne. Prozesse haben sich dadurch verschlankt. Sie sind stärker zeit- und ortsunabhängig. Trotz dieser Erfolge befinden wir uns immer noch am Anfang eines tiefgreifenden und langfristigen Wandels. Jeff Bezos hat in Bezug auf den allgemeinen Stand der Digitalisierung gesagt: „It’s still day one“. Dies müssen wir uns auch für unsere Universität vor Augen führen. Der technische Fortschritt wird immer wieder neue Möglichkeiten bieten, die wir dann adaptieren müssen.

Wie wollen Sie das angehen?

Ich will die Digitalisierung in zwei Zielrichtungen voranbringen. Einerseits schaffen wir unter den Bedingungen der Pandemie gerade kurzfristige, pragmatische Verbesserungen. Andererseits will ich die digitale Transformation unserer Universität durch „Zukunft der Arbeit“ und die Einrichtung eines neuen Verwaltungsdezernats mit dem Arbeitstitel „Digitale Transformation und akademisches Controlling“ strategisch gestalten.

Was verbirgt sich hinter „Zukunft der Arbeit“?

„Zukunft der Arbeit“ soll konkrete Verbesserungsvorschläge für die Arbeit in der Universitätsverwaltung entwickeln, in dem es die Möglichkeiten der Digitalisierung und die Erfordernisse der Arbeit im Homeoffice aufnimmt. Dabei wird auf eine transparente Kommunikation und Partizipation geachtet. Mitarbeitende aller Ebenen der Verwaltung sowie die Universitätsbibliothek und das ZIM bringen sich aktiv ein. Einbindung wurde auch durch eine Umfrage zur Arbeit im Homeoffice sichergestellt, an der sich mehr als die Hälfte der Beschäftigten in Technik und Verwaltung beteiligt haben. Aufgrund der durch die Befragung gewonnenen Erkenntnisse werden als erste Ergebnisse ein E-Mail-Knigge sowie Handouts zur kollegialen und dienstlichen Kommunikation im digitalen Raum entwickelt. Weitere Ergebnisse werden folgen und sind nach Projektende im Juni 2021 auf der Webseite zu „Zukunft der Arbeit“ zu finden.

Inwiefern wird das neue Dezernat bei der digitalen Transformation einen Unterschied machen?

Wir sind gerade dabei, den Auftrag und Zuschnitt des neuen Dezernats festzulegen. Die Idee ist, dass das neue Dezernat den in digitalen Technologien begründeten notwendigen Veränderungsprozess an der UDE begleitet und koordiniert. Das Dezernat soll die Anforderungen des E-Government-Gesetzes und des Onlinezugangsgesetzes umsetzen und die inhaltliche Verantwortung für die zentralen Softwaresysteme SAP und HISinOne bekommen. Wichtig ist auch die Vernetzung innerhalb der Kooperationsgemeinschaft Digitale Hochschule NRW. Es soll zudem sicherstellen, dass die Digitalisierung der administrativen Unterstützungsprozesse nutzerzentriert und prozessorientiert geschieht. Wir bauen deshalb im Dezernat Expertise zum Prozess-, Projekt- und Changemanagement auf. Ich wünsche mir außerdem, dass hier neue Arbeitsmethoden ausprobiert und Impulse gesetzt werden, um einen kulturellen Wandel in Gang zu setzen.

Das klingt alles sehr spannend, aber auch nach einer Menge Arbeit. Was wünschen Sie sich vor diesem Hintergrund für das Jahr 2021?

Diese Frage habe ich in unserem virtuellen Jahresauftaktmeeting Anfang Februar auch den Beschäftigten in Technik und Verwaltung gestellt. Die meistgewählte Antwort war „Gesundheit“. Das ist auch mein zentraler Wunsch für dieses Jahr. Ich wünsche mir, dass die Angehörigen der UDE gesund bleiben und wir zu einer neuen Normalität kommen. Ansonsten hoffe ich, dass die angestoßenen Prozesse erfolgreich verlaufen und die Universität als Ganzes die digitale Transformation erfolgreich meistert! Dann sind wir für die Zukunft gut aufgestellt.

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