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Umstrukturierung des Gebäudemanagements

von Nicole Leifeld | 2023-07-11

(Bild: UDE / Gebäudemanagement)

Um den geänderten Anforderungen an das Gebäudemanagement, zu begegnen, hat das Dezernat im März 2021 mit der Planung einer neuen Struktur begonnen.

„Das Rektorat und die Universität insgesamt erwarten zu Recht von uns, dass wir mit den Immobilien und Dienstleistungen ein Umfeld schaffen, das Lehre und Forschung sowie die Arbeit an der UDE generell attraktiv macht. Unsere Nutzer: innen haben aus verschiedenen Gründen heute ganz andere Erwartungen an das äußere Erscheinungsbild einer Universität und an die Service-Levels, die bei Dienstleistungen bzw. konkret in anderen Immobilien angeboten werden. Wir reagieren hier mit Erwartungsmanagement, aber auch mit Optimierung und Anpassung unserer Leistungen“, so Dezernentin Sabine Hampel. „Ich bin der Überzeugung, dass die geänderte Aufbauorganisation mehr Klarheit schafft, von der auch wir GMler und unsere Prozesse profitieren. Es entspricht auch stärker unserem Selbstverständnis als ‚Möglichmacher: innen‘“

Kundenorientierte Kommunikation, gesteigerte Serviceorientierung, zeitgemäße Transparenz sowie strategische Planung und Steuerung von Immobilienbedarfen sind nur einige der Ziele, die in der neuen Struktur umgesetzt werden sollen. Statt in getrennten Fachlichkeiten wird orientiert an Prozessen und damit zu verantwortenden Ergebnissen agiert. Diese werden geordnet nach den sogenannten Lebenszyklusphasen, die ein Gebäude durchläuft, von der strategischen Portfolioplanung über Planung, Bau und Betrieb bis zu einer Umnutzung oder Aufgabe.

So wird das „Nachhaltigkeitsmanagement GM“, das Team „Strategische Steuerung“ und „Assistenz DL + zentrales Office Management“ künftig direkt der Dezernatsleitung zugeordnet. Die vier in der Grafik aufgeführten „Bereiche „Strategisches Immobilienmanagement“, „Kaufmännisches GM und dezernatsinterne Services“, „Bauprojektmanagement“ und der „Gebäudebetrieb“ inklusive der sich darunter befindenden Teams orientieren sich am GEFMA-Gebäudelebenszyklus.

In einem partizipativen Prozess unter Beteiligung des Personalrats MTV der sowohl in der Konzeptions- als auch in der Planungsphase eingebunden wurde, wurde der neue Bereich Strategisches Immobilienmanagement bereits im September 2021 gegründet. Auch bei der Gründung der weiteren Bereiche und Teams wird der Personalrat selbstverständlich beteiligt.

Begleitet wird der Prozess zudem von einem Resonanzteam, welches aus 13 Mitarbeiter:innen des Dezernats Gebäudemanagement besteht. Das Resonanzteam ist ein Bindeglied zwischen der Planungs- und Umsetzungsebene, gibt Rückmeldungen aus seiner Perspektive und versteht sich als das Hör- und Sprachrohr für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte.

Bis September 2023 soll die interne Umstrukturierung aller Teams und Bereiche abgeschlossen sein. Diese befinden sich dann in einer Einregulierungsphase, in welcher gegebenenfalls notwendige Anpassungen noch vorgenommen werden. Im Juni 2024 wird dieser Prozess voraussichtlich abgeschlossen sein und der Regelbetrieb starten.

Parallel zu dieser Neuorganisation wird sich in den nächsten Wochen und Monaten auch sukzessive die Website des Dezernats Gebäudemanagement neu aufstellen. Hier werden Inhalte künftig themenbezogener dargestellt, sodass Nutzer: innen zügig Ansprechpartner:innen für ihre Anliegen finden.

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