Mailpolicy für die UDE

Quota auf Postfach-Servern

Auf den Postfach-Servern des ZIM ist die maximale Größe des Postfaches beschränkt. Darüberhinaus eingehende E-Mail werden abgewiesen. Weitere Informationen finden Sie hier.

E-Mail Adressen für Alumni

Nach dem Ausscheiden aus der Universität werden über einen definierten Prozess die vergebenen Berechtigungen und Ressourcen wieder entfernt. Hierzu können Sie sich eine Weiterleitung zu einer beliebigen, externen E-Mail-Adresse einrichten. Ein Postfach in der UDE ist mit der E-Mail-Adresse jedoch nicht mehr verbunden! Weitere Informationen finden Sie hier.

 


Schutz vor Viren, Malware etc.

Um Mitarbeiter/innen und Studierenden einen zuverlässigen Schutz gegen E-Mails mit Viren, Malware und Werbeinhalten zu bieten, setzt das ZIM Spezialserver ein.

Diese überprüfen in einem speziellen Filter-Verfahren alle eingehenden Nachrichten bevor sie vollständig angenommen und in die Queue aufgenommen werden. (=> Pre-Queue-Filter).

Vorteil: Rechtssicherheit
Denn rechtlich gesehen darf eine angenommene E-Mail nicht unterdrückt bzw. gelöscht werden. D.h. wird eine E-Mail, die Malware enthält, angenommen, so musste sie trotz dieses Umstands an den betroffenen Empfänger zugestellt werden. (206 StGB, Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses)

Technische Details
Details zu den Abwehrmaßnahmen finden Sie unter Spamabwehr ab November 2016.


Beschränkungen im Mailverkehr

Maximale Anzahl der Empfänger:
Maximal sind 99 Empfänger für eine E-Mail (Summe aus To:, CC: und BCC:) zugelassen.
Maximale E-Mail-Größe bei allen Systemen:
100.000.000 Bytes (ca. 100 MByte)
Die reale Größe eines Anhanges kann aber geringer sein.
Maximale E-Mail-Größe beim Webmail-Inferface:
6.000.000 Bytes (ca. 6 MByte) bei Nutzung des IMAP-Webmail-Programmes
-> zum Verschicken größerer Anhänge können Sie den Service Gigamove nutzen

Spamschutzeinstellung

Im Selfcareportal kann jeder Angehörige der UDE seine aktuellen Einstellungen (unter „Mail-Funktionalitäten“ - „SPAMSchutzmaßnahmen einstellen“) ansehen und gegebenenfalls die individuelle Spamabwehrstrategie neu festlegen.

In Absprache mit dem Datenschutz und den Personalräten gelten für alle Nutzer folgende Standardeinstellung zur Spambekämpfung:

  • Es ist die „mittleren“ Stufe eingestellt. Hier wird eine als Spam klassifizierte elektronische Nachricht nicht angenommen.
  • Virenbehaftete E-Mails oder solche mit ausführbaren Anhängen werden zur Wahrung der Betriebssicherheit grundsätzlich nicht zugestellt. Der Empfänger bekommt keine Benachrichtigung bei Nicht-Zustellung von eingehenden E-Mails mit ausführbaren Anhängen oder Viren. Der Absender wird, wie unter 'Pre-Queue-Filtering' beschrieben, informiert!

Greylisting
Als zusätzliches Feature erhalten unsere Nutzer nun auch die Möglichkeit „Greylisting“ einzusetzen. Greylisting (brit.) oder Graylisting (USA) bezeichnet eine Form der Spam-Bekämpfung bei E-Mails, bei der die erste E-Mail von unbekannten Absendern zunächst abgewiesen und erst nach einem weiteren Zustellversuch angenommen wird.

Weitere Informationen und Hilfe bei der Einstellung finden Sie unter 'Optionen im Selfcareportal zur Behandlung von E-Mails'. 

Behandlung von erkannten Viren, Spam etc.

Viren, Malware, ausführbare Anhänge
Bei der Weiterverarbeitung der elektronischen Nachrichten führen die neuen Systeme weitere Überprüfungen hinsichtlich Viren-Befall, Spam-Inhalt und ausführbaren Anhängen durch. Wird ein positives Ergebnis bei der Viren- oder Dateianhang-Untersuchung zurückgemeldet, werden diese E-Mails nicht zugestellt. Der potentielle Empfänger der E-Mail mit Viren, Malware oder ausführbaren Anhängen wird wie bisher über das Verwerfen einer E-Mail benachrichtigt. So sieht die Benachrichtigung aus bei Viren, Malware bzw. bei ausführbaren Anhängen.

Anhänge in alten Microsoft Formaten
Über Dateianhänge in alten Office-Formaten (wie z. B. .xls, .doc und .ppt) wird immer wieder per E-Mail Schadsoftware verbreitet. Die UDE nimmt deshalb seit dem 01.07.2019 von extern keine E-Mails mit solchen Dateianhängen mehr an. Informationen dazu finden Sie unter Umstellung der Microsoft Formate.

Bitte verwenden Sie diese alten Formate am besten gar nicht mehr und stellen Ihre Dateien auf die neuen Formate (wie z. B. xlsx, docx, pptx) um.

Spam
Bewerten die neuen Systeme den Inhalt der zu transportierenden Nachricht als Spam, wird eine zusätzliche X-Header-Zeile „X-Spam-Score:“ eingefügt. Je nach Grad der Spamwahrscheinlichkeit werden genau 5 („weniger“ Spam-verdächtig) oder 10 („stark“ Spam-verdächtig) Sternchen vergeben.

Schutz gegen Spam von innen

Das ZIM kann letztendlich nicht verhindern, dass eine Unikennung mit dem dazugehörigen Passwort eines Nutzers in unbefugte Hände gelangt. Diese 'gehackten' Kennungen sind in der Vergangenheit für die massenhafte Verbreitung von unerwünschten E-Mails („Spams“) missbraucht worden, indem automatisiert an verschiedenste Empfänger außerhalb der Universität Werbemails verschickt worden sind.

Das hat im schlimmsten Fall zur Konsequenz, dass von den Mailservern der Uni keine E-Mails mehr angenommen werden.

Um die Auswirkungen der Spamverbreitung über den Webmailer mittels einer gehackten Kennung zu minimieren, wurden deshalb die Nutzungsrichtlinien für den Webmail-Dienst verschärft (siehe Schutz gegen das Verschicken von Spam).