Ressourcenmanagement (SAP ERP)

Für die effiziente Bewältigung der täglich anfallenden Verwaltungsaufgaben wird an der UDE seit 2013 die integrierte Softwarelösung SAP-ERP (SAP Enterprise Resource Planning) eingesetzt. Das ZIM betreibt die dafür benötigte IT-Landschaft mit derzeit ca. 20 Servern, die für folgende Aufgabenschwerpunkte im Einsatz sind:

SAP FI

Anlagenbuchhaltung (FI-AA) - Mit dem Modul Anlagenbuchhaltung werden die betriebswirtschaftlichen Vorgänge des Anlagevermögens erfasst. Das FI-AA dient zur Verwaltung und Überwachung des Anlagevermögens. Die Anlagenbuchhaltung umfasst folgende Funktionalitäten: Anlagenzugänge, Zuweisungen und Zuschüsse, Abschreibungen, Anlagenabgänge (z. B. durch Verkauf oder Verschrottung), Berichtswesen (z. B. Bestandslisten) und Abschlussarbeiten.

Dezentrale Beschaffung (SRM) – Beim Supplier Relationship Management (SRM) handelt es sich um eine Plattform zur Abwicklung der dezentralen Beschaffungsvorgänge mithilfe einer webbasierten Oberfläche (Employee Self-Service (ESS) Szenario). Bestandteile sind u.a. eine Portalintegration, ein Einkaufswagen, eine Kataloganbindung, Workflows zur Bedarfsfreigabe und die Wareneingangserfassung. SRM arbeitet komplett browsergestützt mit gängigen Browsern.

Finanzbuchhaltung (FI) - Das Finanzwesen besteht unter anderem aus der Hauptbuchhaltung, der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie der Bankbuchhaltung. Die Nebenbücher werden während der Buchung direkt in der Hauptbuchhaltung auf entsprechenden Abstimmkonten fortgeschrieben.

Haushaltsmanagement (PSM) - Das Modul Haushaltsmanagement unterstützt mit seinen Funktionen den Prozess der Haushaltserstellung und Haushaltsbewirtschaftung. Die Aufgabe des Haushaltsmanagements besteht darin, sämtliche Einnahmen und Ausgaben sachbezogen für einzelne Verantwortungsbereiche zu budgetieren und die zukünftigen Finanzmittelbewegungen entsprechend der verteilten Budgets zu kontrollieren, sowie das Überschreiten der Budgets zu unterbinden.

Controlling/Kosten- und Leistungsrechnung (CO) - Das Modul Controlling enthält die Kosten- und Leistungsrechnung, die als Instrument der hochschulinternen Steuerung Informationen über Kosten‑ und Erlösstrukturen der Hochschule bereitstellt. Die Erfassung der Kosten erfolgt dabei im etablierten dreistufigen Modell mit einer Kostenartenrechnung (Welche Kosten sind entstanden?), einer Kostenstellenrechnung (Wo sind die Kosten entstanden?) und einer Kostenträgerrechnung (Wofür sind die Kosten entstanden?).

Materialwirtschaft (MM) - Der zentrale Einkauf führt die Bestellungen im MM aus. Die logistische Rechnungsprüfung wird mit Bezug zur Bestellung zentral im MM durchgeführt. Lagermaterialien werden zentral im MM im Bestand geführt und bei Bedarf über einen Warenausgang in den Aufwand gebucht.

Projekt- und Drittmittelverwaltung (CO, DM, PSM) - Drittmittelprojekte erfordern neben der Betrachtung der Kosten und Erlöse auch eine Sicht auf die bewilligten Finanzmittel und – je nach Mittelgeber - einen differenzierten Nachweis der Einnahmen und Ausgaben nach vorgegebenen Spezifikationen. Drittmittel werden daher im SAP-System modulübergreifend im Projektsystem des Controllings (Modul CO/PS) und im Haushaltsmanagement (PSM) mit den Komponenten Finanzmittelmanagement (PSM‑FM) und Fördermittel-/Grantsmanagement (PSM-GM) verwaltet.

SAP HCM

Organisationsmanagement (OM) - Das Modul Organisationsmanagement ist das organisatorische Rückgrat des SAP-ERP-Systems. Hier werden die Aufbauorganisation mit Organisationseinheiten, Planstellen, Stellenbeschreibungen und auch Finanzierungsinformationen abgebildet.

Personaladministration (PA) – Die Personaldatenerfassung und die Verwaltung der Personalstamm-, der Bewegungs- und der Vertragsdaten erfolgen mit dem Modul Personaladministration. Die Personenstammdaten/Bewegungsdaten beinhalten Informationen zur Qualifikation, Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, Vorgaben für die Personalabrechnung, Informationen zur Historie der Beschäftigten, Stammdaten zur Stellenplanung etc. und können komplett gespeichert und historisch verwaltet werden.

Personalentwicklung (PE) - Mit dem Modul Personalentwicklung ist es möglich, ausgehend vom qualitativen Personalbedarf der UDE sowie der Eignung und den Bedürfnissen der Beschäftigten, bildungs- und stellenbezogene Maßnahmen zu planen und durchzuführen, die der individuellen beruflichen Entwicklung der Beschäftigten dienen

Personalkostenplanung (PKP) - In der Personalkostenplanung lassen sich Planungsszenarien für beliebige unterschiedliche Zeiträume auf Basis unterschiedlicher Planungsgrundlagen erstellen.

Reisekostenmanagement (RK) - Reisekosten/ Reisemanagement über ein Employee Self-Service (ESS) Szenario im Portal können Reisen beantragt und Reisekosten abgerechnet werden. Dabei wird auf Ihre personenbezogenen Daten und Kontierungsdaten aus dem Modul PA sowie auf das Modul FI (für die Erstattung der Reisekosten) zurückgegriffen.

Zeitwirtschaft (ZW) - Das Modul Zeitwirtschaft dient der Verwaltung von Abweichungen Ihrer Arbeitszeitpläne (Negativzeitwirtschaft), die aus Urlaub, Krankheit, Dienstgängen etc. resultieren.